Das klassische Projektgeschäft hat einen entscheidenden Nachteil: Der Umsatz ist unstetig. Ein gutes Quartal folgt auf ein schwaches, Planbarkeit ist schwierig, und der Vertrieb muss permanent neue Projekte akquirieren, um die Auslastung zu sichern. Viele Agenturen, Unternehmensberater, IT-Dienstleister und Freelancer entdecken deshalb zunehmend das Retainer-Modell: eine monatliche Pauschale für einen definierten Leistungsumfang, die automatisch verlängert wird und dem Kunden wie dem Anbieter Planungssicherheit gibt. Was im Prinzip simpel klingt, bringt in der Umsetzung – insbesondere in der Abrechnung – einige Besonderheiten mit sich, die gut durchdacht sein wollen.

Was ist ein Retainer – und was nicht?

Ein Retainer ist eine vertraglich vereinbarte, regelmäßig wiederkehrende Vergütung für eine dauerhaft erbrachte Dienstleistung. Er unterscheidet sich vom Projekthonorar dadurch, dass keine einzelne abgeschlossene Leistung vergütet wird, sondern die dauerhafte Verfügbarkeit und laufende Erbringung eines Leistungspakets. Typische Retainer-Leistungen sind: monatliche SEO-Betreuung, laufendes Social-Media-Management, IT-Support-Pakete, regelmäßige Rechts- oder Steuerberatung, redaktionelle Content-Erstellung oder technischer Support für Softwareprodukte.

Der entscheidende Unterschied zu einer klassischen Subscription liegt darin, dass beim Retainer häufig Leistungsnachweise eine Rolle spielen: Wurde das vereinbarte Kontingent an Stunden oder Leistungseinheiten tatsächlich erbracht? Wurden nicht genutzte Kontingente in den Folgemonat übertragen oder verfallen sie? Diese Fragen müssen vertraglich und systemseitig klar geregelt sein.

Tarifstrukturen im Retainer-Geschäft

Retainer-Verträge lassen sich auf verschiedene Weisen strukturieren, und die Wahl der Struktur hat direkte Auswirkungen auf die Abrechnung. Das einfachste Modell ist die Festpreis-Pauschale: Der Kunde zahlt monatlich einen festen Betrag für ein definiertes Leistungspaket – unabhängig davon, wie viele Stunden tatsächlich erbracht wurden. Dieses Modell ist einfach abzurechnen, erfordert aber eine sorgfältige Kalkulation des enthaltenen Aufwands.

Komplexer ist das Stunden-Kontingent-Modell: Der Kunde kauft ein bestimmtes Stundenpaket pro Monat, das für beliebige Leistungen der Agentur genutzt werden kann. Nicht genutzte Stunden verfallen oder werden gutgeschrieben, Mehrstunden werden zu einem definierten Satz abgerechnet. Dieses Modell erfordert eine Zeiterfassung und deren Verknüpfung mit dem Abrechnungssystem – entweder direkt über eine API-Integration oder über den manuellen Import von Verbrauchsdaten.

Eine dritte Variante ist der Erfolgsbasierte Retainer, bei dem ein Basispreis durch eine erfolgsabhängige Komponente ergänzt wird – etwa ein SEO-Retainer mit Basisgebühr plus Bonus bei Erreichen definierter Rankingziele. Solche Modelle sind motivierend, aber abrechnungstechnisch anspruchsvoll, weil die variable Komponente individuell berechnet und nachvollziehbar ausgewiesen werden muss.

Automatisierung als Schlüssel zur Skalierung

Wer fünf Retainer-Kunden hat, kann diese noch manuell verwalten. Mit zwanzig oder fünfzig Kunden wird der Verwaltungsaufwand zum Engpass. Monatliche Rechnungen für jeden Kunden zum richtigen Termin mit dem richtigen Betrag und den richtigen Rechnungsangaben zu erstellen, Mahnungen bei Zahlungsverzug zu versenden, Tarifanpassungen systemweit zu aktualisieren und Jahresrechnungen korrekt zu erstellen – all das summiert sich schnell zu einem erheblichen Arbeitsaufwand.

Genau hier entfaltet ein Subscription-Management-System seinen Wert. Fakturia automatisiert den gesamten Abrechnungszyklus auch für Dienstleistungsretainer: Vertragsanlage mit individuellem Startdatum, automatischer Rechnungsversand zum definierten Stichtag, Recurring Payment per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte, automatisches Mahnwesen bei Zahlungsverzug und proratierte Abrechnung bei unterjährigem Vertragsstart oder -ende. Die REST-API ermöglicht dabei die Anbindung von Zeiterfassungs- oder Projektmanagement-Tools, um Verbrauchsdaten automatisch ins Abrechnungssystem zu übertragen.

Rechnungsanforderungen im B2B-Dienstleistungsbereich

Im B2B-Retainer-Geschäft stellen Kunden häufig spezifische Anforderungen an die Rechnungsdarstellung: Projektnummern, Kostenstellen, Leistungszeiträume, Stundenaufstellungen als Anlage oder spezifische Buchungstexte für die interne Buchhaltung des Kunden. Ein professionelles Abrechnungssystem muss diese individuellen Anforderungen abbilden können, ohne dass für jeden Kunden ein manueller Sonderaufwand entsteht.

Für Agenturen mit internationaler Kundschaft kommt die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung hinzu: Reverse Charge für EU-Firmenkunden, keine Umsatzsteuer für Drittländer, OSS-Verfahren für B2C-Kunden in der EU. Auch hier zahlt sich ein Abrechnungssystem aus, das diese Regeln automatisch anwendet, anstatt sie manuell für jede Rechnung prüfen zu müssen.

Vom Projektgeschäft zum Retainer: Ein strategischer Schritt

Der Wechsel vom reinen Projektgeschäft zum Retainer-Modell ist nicht nur eine abrechnungstechnische, sondern vor allem eine strategische Entscheidung. Er verändert die Kundenbeziehung – weg vom transaktionalen Verhältnis hin zu einer langfristigen Partnerschaft. Er verändert die Vertriebsstrategie – weg von der ständigen Neukundenakquise hin zur Pflege und zum Ausbau des Bestandskundenportfolios. Und er verändert die Unternehmensplanung – weg von unvorhersehbaren Projektumsätzen hin zu planbarem, wiederkehrendem Revenue. Wer diesen Schritt geht, sollte ihn von Anfang an mit der richtigen technischen Infrastruktur unterstützen – damit der administrative Aufwand mit dem Wachstum des Retainer-Portfolios nicht linear mitwächst, sondern automatisiert beherrschbar bleibt.