Der 1. Januar 2027 rückt näher – und mit ihm die Pflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, Rechnungen im B2B-Bereich als E-Rechnung zu versenden. Ab 2028 gilt diese Pflicht dann für alle Unternehmen im B2B-Geschäft, unabhängig von der Umsatzgrenze. Wer jetzt prüft, wo sein Unternehmen steht, vermeidet Zeitdruck kurz vor der Frist. Die folgende Checkliste führt durch die wichtigsten Punkte.

1. Empfangsbereitschaft: Bereits seit 2025 Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Prüfen Sie: Können Sie ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien öffnen und weiterverarbeiten? Ein gewöhnliches PDF-Postfach reicht dafür nicht aus – die strukturierten Daten müssen von Ihrem System gelesen werden können.

2. Versandfähigkeit: Wer ist wann betroffen?

Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz: Lag er über 800.000 Euro, sind Sie ab dem 1. Januar 2027 zur Versendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtet. Liegt Ihr Umsatz darunter, greift die Pflicht spätestens ab dem 1. Januar 2028. Warten Sie mit der technischen Umsetzung nicht bis zum letzten Moment – die Umstellung der Rechnungsstellung braucht Vorlauf, insbesondere wenn viele parallele Kundenverträge betroffen sind.

3. Format-Entscheidung: ZUGFeRD, XRechnung oder beides?

Klären Sie, welches Format für Ihre Kunden relevant ist. ZUGFeRD eignet sich für den regulären B2B-Versand per E-Mail, da es sowohl visuell lesbar als auch maschinenverarbeitbar ist. XRechnung ist der verpflichtende Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Wer beide Kundengruppen bedient, benötigt beide Formate – idealerweise automatisiert und ohne manuellen Mehraufwand pro Rechnung.

4. Abrechnungssystem: Automatisierung statt manueller Umstellung

Der entscheidende Punkt für Unternehmen mit wiederkehrender Rechnungsstellung: Bei hunderten oder tausenden monatlichen Rechnungen ist eine manuelle E-Rechnungserstellung praktisch nicht durchführbar. Prüfen Sie, ob Ihr Abrechnungssystem E-Rechnungen automatisch parallel zur regulären Rechnung erzeugen kann. Fakturia übernimmt diesen Schritt vollständig automatisiert, ohne dass für die Umstellung bestehende Prozesse verändert werden müssten.

5. Archivierung: Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht

E-Rechnungen unterliegen wie klassische Rechnungen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Stellen Sie sicher, dass Ihr System E-Rechnungen revisionssicher archiviert und über den gesamten Zeitraum abrufbar hält – sowohl für eine mögliche Betriebsprüfung als auch für Rückfragen Ihrer Kunden.

6. Übergangsstrategie: Wann testen, wann umstellen?

Warten Sie mit dem ersten Test nicht bis zur gesetzlichen Frist. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um die E-Rechnungserstellung in einer Sandbox-Umgebung zu prüfen, Testrechnungen mit echten Kundendaten-Strukturen zu erzeugen und die Reaktion Ihrer eigenen Buchhaltung sowie ausgewählter Kunden auf die neuen Formate zu testen. Ein rechtzeitiger Testlauf verhindert Überraschungen zum Stichtag.

Fazit: Frühzeitig handeln zahlt sich aus

Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise, aber unaufhaltsam. Unternehmen, die schon heute ein Abrechnungssystem nutzen, das ZUGFeRD und XRechnung automatisiert erzeugt, müssen zum Stichtag nichts mehr umstellen – die Pflicht ist für sie bereits erfüllt. Wer diesen Schritt noch vor sich hat, sollte die verbleibende Zeit nutzen, um die technische Umsetzung in Ruhe zu testen, statt kurz vor der Frist unter Zeitdruck zu geraten.