Fakturia erstellt für jede über den automatischen Rechnungsversand erzeugte Rechnung auf Wunsch automatisch eine E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung – den beiden Standards, die im deutschen B2B-Bereich für die elektronische Rechnungsstellung relevant sind. Anders als eine gewöhnliche PDF-Rechnung enthält eine E-Rechnung strukturierte, maschinenlesbare Daten und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnungspflicht.
Warum eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist mehr als ein digital verschicktes Dokument. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das automatisiert verarbeitet werden kann – ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Anforderung ausdrücklich nicht. Fakturia erzeugt deshalb für jede automatisch erstellte Rechnung parallel die passenden E-Rechnungsformate, ohne dass dafür ein separater Arbeitsschritt notwendig wäre.
ZUGFeRD: Hybridformat für Mensch und Maschine
ZUGFeRD kombiniert eine visuell lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten. Das macht das Format besonders praktisch für den B2B-Versand per E-Mail: Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen, während sein Buchhaltungssystem gleichzeitig die eingebetteten Daten automatisiert verarbeiten kann.
XRechnung: Der Standard für öffentliche Auftraggeber
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente und der verbindliche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Fakturia erstellt XRechnung-Dateien automatisch im korrekten Schema, sodass Unternehmen, die mit Behörden oder öffentlichen Institutionen abrechnen, ohne zusätzlichen Aufwand die geforderten Formatvorgaben erfüllen.
Vorbereitet auf die E-Rechnungspflicht 2027 und 2028
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 greift die Versendepflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab dem 1. Januar 2028 gilt sie für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Wer Fakturia zur Rechnungsstellung nutzt, ist auf diese schrittweise Ausweitung der Pflicht bereits heute vorbereitet, da E-Rechnungen automatisch mit jeder regulären Rechnung mit erzeugt werden können.
Nahtlose Integration in den automatischen Rechnungsversand
Die E-Rechnungserstellung ist kein separater Prozess, sondern direkt in den automatischen Rechnungsversand integriert: Zum Abrechnungsstichtag wird die reguläre Rechnung erzeugt, und parallel dazu automatisch die passende E-Rechnung im gewünschten Format – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand, auch bei tausenden parallelen Verträgen.
Was die E-Rechnungserstellung mit Fakturia konkret leistet
- Automatische Erstellung von ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien für jede Rechnung
- Vollständige Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht 2027 und 2028
- Korrekte Formaterstellung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
- Nahtlose Integration in den bestehenden automatischen Rechnungsversand
- Keine Umstellung bestehender Prozesse notwendig