Automatischer Rechnungsversand bedeutet, dass Rechnungen ohne manuelles Zutun erstellt, mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben versehen und pünktlich zum Abrechnungsstichtag an den Kunden versendet werden. Fakturia übernimmt diesen Prozess für jeden aktiven Vertrag vollständig automatisiert – Unternehmen mit abobasierten Geschäftsmodellen sparen dadurch nachweislich bis zu 85 % der Zeit, die sonst für die manuelle Rechnungsstellung anfällt.
Wie automatischer Rechnungsversand mit Fakturia funktioniert
Für jeden Vertrag hinterlegt Fakturia den passenden Abrechnungsstichtag – den sogenannten Billing Anchor. Erreicht ein Vertrag dieses Datum, erzeugt das System automatisch eine neue Rechnung auf Basis der aktuell gültigen Vertragskonditionen: Tarif, Menge, vereinbarte Rabatte und der korrekte Steuersatz werden automatisch berücksichtigt. Die Rechnung wird direkt im Anschluss per E-Mail an den Kunden versendet und zusätzlich im Customer Self-Service-Portal zum Download bereitgestellt.
Der gesamte Vorgang läuft ohne menschlichen Eingriff ab – von der Berechnung des Rechnungsbetrags über die Erstellung des PDF-Dokuments bis zum Versand. Das gilt für einen einzelnen Kunden ebenso wie für zehntausend parallele Verträge.
Rechtskonformität nach § 14 UStG
Jede von Fakturia erstellte Rechnung enthält automatisch alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben: vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Steuernummer bzw. USt-ID, fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und -betrag sowie der Bruttobetrag. Bei EU-Auslandskunden erkennt das System automatisch, ob das Reverse-Charge-Verfahren greift, und ergänzt den entsprechenden gesetzlichen Hinweis.
Auch bei wiederkehrenden Dauerleistungen vergibt Fakturia für jede Abrechnungsperiode eine neue, eindeutige und lückenlose Rechnungsnummer – eine Anforderung, die bei manueller Rechnungsstellung zu den häufigsten Fehlerquellen zählt.
E-Rechnung in ZUGFeRD und XRechnung
Neben klassischen PDF-Rechnungen erstellt Fakturia auf Wunsch automatisch E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung – strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsformate, die seit 2025 im B2B-Bereich gesetzlich vorgeschrieben sind. So sind Unternehmen für die E-Rechnungspflicht bereits heute vollständig ausgerüstet.
Nahtlose Integration in den Order-to-Cash-Prozess
Der automatische Rechnungsversand ist kein isolierter Prozess, sondern eng mit den übrigen Fakturia-Funktionen verzahnt: Direkt im Anschluss an den Versand wird der Zahlungseinzug über Recurring Payment ausgelöst, ausbleibende Zahlungen aktivieren automatisch das Mahnwesen, und alle Buchungsdaten fließen automatisiert in den DATEV-Export. So entsteht ein durchgängig automatisierter Order-to-Cash-Prozess ohne Medienbrüche.
Was Unternehmen konkret einsparen
- Bis zu 85 % Zeitersparnis gegenüber manueller Rechnungsstellung
- Keine vergessenen oder verspäteten Rechnungen mehr
- Keine manuellen Übertragungsfehler bei Beträgen oder Steuersätzen
- Lückenlose, automatisch fortlaufende Rechnungsnummerierung
- Vollständige, revisionssichere Archivierung aller Rechnungen für die zehnjährige Aufbewahrungsfrist