Zum 1. Januar 2025 ist mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine Änderung in Kraft getreten, die vielen Unternehmen bislang gar nicht bewusst ist, obwohl sie unmittelbar die eigene Buchhaltung betrifft: Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Buchungsbelege wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Was sich konkret geändert hat

Sowohl umsatzsteuerrechtlich nach § 14b UStG als auch für die allgemeine Buchführung nach § 147 AO gilt seit dem Stichtag eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zuvor zehn Jahren für Rechnungen und vergleichbare Buchungsbelege. Die Frist beginnt dabei nicht mit dem Ausstellungsdatum selbst, sondern erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde.

Nicht alle Unterlagen sind betroffen

Die Verkürzung gilt gezielt für Rechnungen und Buchungsbelege – für Jahresabschlüsse, Bilanzen und Handelsbücher bleibt es dagegen bei der bisherigen zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Für Geschäftsbriefe und vergleichbare Korrespondenz gilt weiterhin die kürzere Frist von sechs Jahren. Wer seine Aufbewahrungspraxis anpasst, sollte deshalb genau zwischen diesen unterschiedlichen Belegarten unterscheiden, statt pauschal für sämtliche Unterlagen dieselbe verkürzte Frist anzunehmen.

Auch für bereits bestehende Belege relevant

Besonders praxisrelevant: Die Verkürzung gilt auch rückwirkend für Rechnungen, deren ursprüngliche Zehn-Jahres-Frist zum Stichtag 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Wer beispielsweise eine Rechnung aus dem Jahr 2018 aufbewahrt hatte, konnte diese unter der neuen Rechtslage bereits ein Jahr früher als ursprünglich geplant aus der Aufbewahrungspflicht entlassen. Für die laufende Digitalisierung und Bereinigung von Belegarchiven lohnt sich deshalb ein Blick auf die neuen, verkürzten Fristen.

Ausnahmen für regulierte Branchen

Nicht von der Verkürzung profitieren bestimmte regulierte Unternehmen wie Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute, für die weiterhin eigene, längere Aufbewahrungsfristen gelten. Für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen im Subscription- und Dienstleistungsgeschäft greift die neue Acht-Jahres-Frist jedoch ohne Einschränkung.

Besonderheit bei laufender Betriebsprüfung

Auch nach Ablauf der grundsätzlichen Aufbewahrungsfrist kann sich die tatsächliche Aufbewahrungspflicht im Einzelfall verlängern – etwa während einer laufenden Betriebsprüfung oder solange die steuerliche Festsetzungsfrist für den jeweiligen Zeitraum noch nicht abgelaufen ist. Vor einer endgültigen Vernichtung älterer Buchungsbelege empfiehlt sich deshalb stets eine Rücksprache mit dem eigenen Steuerberater, insbesondere wenn eine Prüfung bereits angekündigt oder im Gange ist.

Was das für die eigene Archivierung bedeutet

Für Unternehmen, die ihre Belege ohnehin überwiegend elektronisch archivieren, bedeutet die verkürzte Frist in erster Linie weniger Speicherbedarf und eine früher mögliche, geordnete Aussonderung nicht mehr benötigter Belege. Wichtig bleibt dabei, dass elektronisch aufbewahrte Rechnungen – insbesondere E-Rechnungen im strukturierten Format – weiterhin GoBD-konform, maschinell auswertbar und unveränderbar archiviert werden müssen. Die verkürzte Frist ändert nichts an den grundsätzlichen Anforderungen an die Art der Aufbewahrung selbst, sondern ausschließlich an deren Dauer.

Fazit

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von zehn auf acht Jahre ist eine der eher unauffälligen, aber praktisch spürbaren Erleichterungen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes. Da sie auch bereits bestehende Belege rückwirkend betrifft, lohnt sich für viele Unternehmen ein Blick in die eigene Belegablage – möglicherweise lassen sich dort schon heute Unterlagen aussondern, die nach der alten Rechtslage noch zwei weitere Jahre hätten aufbewahrt werden müssen.