Häufige Fragen zur Rechnungserstellung

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine ordnungsgemäße Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
• Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich gelten zusätzlich die Formatvorgaben der E-Rechnungspflicht.

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt – sowohl umsatzsteuerlich nach § 14b UStG als auch für die allgemeine Buchführung nach § 147 AO. Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Die Verkürzung gilt auch rückwirkend für Belege, deren ursprüngliche Zehn-Jahres-Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Nicht betroffen sind dagegen Jahresabschlüsse, Bilanzen und Handelsbücher – diese bleiben weiterhin zehn Jahre aufzubewahren. Für Geschäftsbriefe gilt eine kürzere Frist von sechs Jahren. Bei laufender Betriebsprüfung oder offener Festsetzungsfrist kann sich die Aufbewahrungspflicht im Einzelfall verlängern.

Eine Rechnung dokumentiert eine erbrachte Lieferung oder Leistung vollständig und muss alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, um dem Empfänger den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Eine Quittung oder ein Kassenbon bestätigt dagegen in erster Linie den erfolgten Zahlungsvorgang selbst.

Ein klassischer Kassenbon aus dem Einzelhandel enthält häufig nicht alle Pflichtangaben einer vollständigen Rechnung – insbesondere fehlt meist der vollständige Name und die Anschrift des Käufers. Für den Vorsteuerabzug reicht ein solcher Bon deshalb oft nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro aus, für die das Umsatzsteuerrecht bewusst vereinfachte Anforderungen vorsieht. Bei größeren Beträgen sollte stattdessen stets eine vollständige Rechnung angefordert werden.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die grundsätzliche Pflicht, elektronische Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen empfangen zu können. Für den aktiven Versand eigener E-Rechnungen gelten dagegen gestaffelte Übergangsfristen: Größere Unternehmen müssen ab 2027, alle übrigen Unternehmen spätestens ab 2028 verpflichtend E-Rechnungen versenden.

Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist dabei nicht einfach ein PDF-Dokument, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Ausführliche Informationen zur Umsetzung finden Sie auf unserer Themenseite zur E-Rechnung.

Eine bereits ausgestellte und verschickte Rechnung darf grundsätzlich nicht einfach nachträglich verändert werden – jede Korrektur muss selbst wieder dokumentiert und nachvollziehbar sein. Je nach Art und Umfang des Fehlers kommen zwei Wege infrage:

• Bei kleineren Fehlern, etwa einer falschen Anschrift oder einem fehlenden Zusatz, genügt häufig eine gesonderte Rechnungskorrektur, die ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer Bezug nimmt.
• Bei grundlegenden Fehlern, etwa einem falschen Rechnungsbetrag oder einer falschen Leistungsbeschreibung, wird die ursprüngliche Rechnung vollständig storniert und durch eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ersetzt.

In beiden Fällen bleibt die ursprüngliche, fehlerhafte Rechnung weiterhin Teil der Buchhaltung und darf nicht gelöscht werden – erst die Korrektur beziehungsweise Stornierung zusammen mit der Ursprungsrechnung ergibt einen vollständigen, nachvollziehbaren Vorgang.

Eine manuell erstellte Rechnung jeden Monat einzeln zu verschicken, ist bei einer wachsenden Zahl an Kunden auf Dauer weder praktikabel noch fehlerfrei. Für eine echte Automatisierung wird stattdessen ein Subscription-Management-System mit Recurring Billing benötigt, das Vertragsdaten, Abrechnungszyklus und Zahlungseinzug dauerhaft miteinander verknüpft, statt jeden Monat neu Beträge und Empfänger von Hand zusammenzustellen.

Fakturia, die deutsche Subscription-Management-Software hinter diesem Portal, übernimmt genau diesen Prozess vollautomatisch: Einmal hinterlegte Verträge werden zum jeweils fälligen Zeitpunkt automatisch abgerechnet, als E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erstellt und versendet, der Zahlungseinzug erfolgt automatisch über Stripe, Adyen, Unzer, PayPal oder wahlweise per SEPA-Sammellastschrift über die eigene Hausbank. Schlägt eine Zahlung fehl, greift automatisch das integrierte Mahnwesen, ohne dass manuell nachgehakt werden muss.

Wer den gesamten Prozess unverbindlich ausprobieren möchte, kann direkt eine kostenlose Sandbox-Umgebung einrichten.

Bei Abo-Kunden reicht eine reine Rechnungsautomatisierung allein oft nicht aus, da zusätzlich zum wiederkehrenden Abrechnungszyklus auch Tarifwechsel, Kündigungen und unterschiedliche Vertragslaufzeiten korrekt abgebildet werden müssen. Genau dafür ist Subscription-Management gedacht: Jeder einzelne Kundenvertrag wird mit seinem individuellen Abrechnungsrhythmus, Tarif und Status verwaltet, statt alle Kunden pauschal gleich zu behandeln.

Fakturia bildet diesen gesamten Vertragslebenszyklus automatisiert ab: Wechselt ein Kunde mitten im Abrechnungszeitraum den Tarif, berechnet Fakturia automatisch die proratierte Abrechnung für den verbleibenden Zeitraum. Kündigt ein Kunde über das gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsbutton-Verfahren, wird die künftige Abrechnung automatisch angepasst, ohne dass noch eine weitere Rechnung fälschlich ausgelöst wird. Über das Customer-Self-Service-Portal können Ihre Kunden zudem eigenständig ihre Rechnungen einsehen und Zahlungsmethoden verwalten, was zusätzlich Supportaufwand erspart.

Wer die automatische Abo-Abrechnung unverbindlich testen möchte, kann direkt eine kostenlose Sandbox-Umgebung einrichten.

Für die automatisierte Abrechnung wiederkehrender Rechnungen haben sich am Markt mehrere Anbieter etabliert, die sich in Herkunft, Preismodell und Funktionsumfang unterscheiden – darunter Frisbii (ehemals Billwerk) als etablierter DACH-Anbieter sowie die international ausgerichteten Plattformen Chargebee, Stripe Billing und Recurly. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie in unserem Subscription-Management-Vergleich.

Fakturia unterscheidet sich von diesen Anbietern in einigen Punkten, die besonders für Unternehmen im deutschsprachigen Raum relevant sind: Die Software wird vollständig in Deutschland entwickelt und in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg betrieben, was die datenschutzrechtliche Bewertung gegenüber Anbietern mit Infrastruktur außerhalb der EU erleichtert. Über die FLEX-Serie steht zudem ein rein umsatzbasiertes Preismodell ohne monatliche Grundgebühr zur Verfügung – ein Vorteil besonders für Unternehmen mit noch schwankendem Umsatz, da kein Fixkostenrisiko entsteht. Hinzu kommt eine direkte DATEV-Anbindung, die die Übergabe an deutsche Steuerberater und Buchhaltungsprozesse unmittelbar unterstützt.

Welcher Anbieter im Einzelfall am besten passt, hängt von individuellen Anforderungen wie Kundenstruktur, Umsatzverlauf und bestehender Systemlandschaft ab. Am unkompliziertesten lässt sich das anhand einer kostenlosen Sandbox-Umgebung von Fakturia selbst beurteilen.

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt, darf auf seinen Rechnungen keinen Steuersatz und keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen ist ein eindeutiger Hinweis auf die Steuerbefreiung zwingend vorgeschrieben, etwa in der Formulierung „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" oder „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)". Der genaue Wortlaut ist nicht gesetzlich vorgegeben, muss aber eindeutig erkennen lassen, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Da keine Umsatzsteuer erhoben wird, können Kleinunternehmer im Gegenzug auch selbst keine Vorsteuer aus eigenen Eingangsrechnungen abziehen. Seit 2025 gilt zudem eine eigene, vereinfachte Regelung zu den Pflichtangaben von Kleinunternehmer-Rechnungen nach § 34a UStDV, die von den sonst üblichen Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG in einigen Punkten abweicht.

Ein Angebot beschreibt künftige Leistungen und Preise, ohne dass daraus bereits eine Zahlungsverpflichtung entsteht – der Kunde kann das Angebot annehmen, ablehnen oder verhandeln. Erst wenn der Kunde das Angebot annimmt oder ein Auftrag anderweitig zustande kommt, wird die eigentliche Leistung erbracht und im Anschluss eine Rechnung gestellt.

Eine Rechnung dokumentiert dagegen eine bereits erbrachte oder zumindest verbindlich vereinbarte Leistung und begründet eine tatsächliche Zahlungspflicht des Kunden. Anders als ein Angebot muss eine Rechnung deshalb auch die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, während für ein Angebot keine vergleichbaren Formvorschriften gelten.

Bei Rechnungen an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten greift für die meisten Dienstleistungen das Reverse-Charge-Verfahren: Die Rechnung wird ohne deutsche Umsatzsteuer gestellt, während der Kunde die Steuer in seinem eigenen Land selbst berechnet. Voraussetzung ist, dass sowohl der eigene als auch der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden auf der Rechnung angegeben werden. Bei der Lieferung von Waren innerhalb der EU gelten stattdessen die Regeln zur innergemeinschaftlichen Lieferung.

Bei Kunden außerhalb der EU richtet sich die umsatzsteuerliche Behandlung nach dem Ort der Leistung, der je nach Art der Leistung unterschiedlich bestimmt wird – häufig entfällt die deutsche Umsatzsteuer dann ebenfalls vollständig. Da die konkrete Behandlung stark von der Art der Leistung und dem Sitzland des Kunden abhängt, lohnt sich im Zweifel eine Abstimmung mit dem eigenen Steuerberater.

Automatischer Rechnungsversand kann auf zwei Arten ausgelöst werden: zeitgesteuert, etwa zu einem festen Termin im Abrechnungszyklus, oder ereignisgesteuert, etwa unmittelbar nach Abschluss einer Bestellung. Eine geeignete Software muss deshalb nicht nur wiederkehrende Termine automatisieren können, sondern auch über Webhooks oder eine API-Anbindung auf Ereignisse aus anderen Systemen reagieren können, etwa einem Shopsystem oder einer individuellen Anwendung.

Fakturia deckt beide Auslösewege ab: Rechnungen werden automatisch als E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt und per E-Mail an den Kunden versendet, ohne dass ein manueller Klick notwendig ist. Über die REST-API lässt sich der Rechnungsversand zusätzlich direkt aus externen Systemen anstoßen, während Webhooks das eigene System im Gegenzug über den erfolgten Versand informieren.

Eine kostenlose Sandbox-Umgebung zeigt den automatisierten Versand direkt in der Praxis.

Eine Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein einzelnes Rechnungsdokument, das mehrere aufeinanderfolgende Abrechnungsperioden mit gleichbleibendem Betrag abdeckt, statt für jeden Zeitraum eine neue Einzelrechnung auszustellen. Sie eignet sich vor allem für Leistungen mit unverändertem Entgelt über einen längeren Zeitraum, etwa Mietverträge, Leasingraten oder Wartungspauschalen. Besondere gesetzliche Sonderregeln gibt es dafür nicht – es müssen lediglich die üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten sein, üblicherweise ergänzt um den Vermerk „Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG" und den Gültigkeitszeitraum. Ändert sich der Betrag oder der Steuersatz, muss eine neue Dauerrechnung ausgestellt werden.

Für klassische Software-Abonnements mit häufigeren Tarifwechseln, nutzungsbasierter Abrechnung oder unterschiedlichen Vertragslaufzeiten stößt eine einzelne, statische Dauerrechnung schnell an ihre Grenzen. Hier ist automatisiertes Recurring Billing die flexiblere Alternative: Statt eines einzigen, dauerhaft gültigen Dokuments erstellt Fakturia zu jedem Abrechnungszeitpunkt automatisch eine vollständige, eigenständige Rechnung auf Basis des hinterlegten Vertrags – inklusive automatischer Anpassung bei Tarifwechseln oder proratierten Beträgen, ohne dass eine neue Dauerrechnung manuell erstellt werden muss.

Wer beide Anwendungsfälle vergleichen möchte, kann dies unverbindlich in einer kostenlosen Sandbox-Umgebung testen.

Bei der Auswahl eines Tools zur automatischen Generierung monatlicher Rechnungen lohnt sich ein Blick auf einige konkrete Kriterien, unabhängig vom konkreten Anbieter:

• E-Rechnungsformat-Unterstützung: Erzeugt das Tool automatisch ZUGFeRD oder XRechnung, oder nur ein einfaches PDF?
• Skalierende Kostenstruktur: Steigen die Softwarekosten automatisch mit der Kundenzahl, oder wird ab einer bestimmten Anzahl ein teurerer Tarif fällig?
• Buchhaltungsanbindung: Lässt sich die generierte Rechnung nahtlos an DATEV oder die eigene Finanzbuchhaltung übergeben?
• Umgang mit Zahlungsausfällen: Übernimmt das Tool automatisches Mahnwesen bei fehlgeschlagenen Zahlungen, oder muss das manuell nachverfolgt werden?

Fakturia erfüllt alle vier Kriterien: automatische E-Rechnungserstellung, DATEV-Buchungsdatenservice inklusive Belegbildern, integriertes Mahnwesen sowie über die FLEX-Serie ein umsatzbasiertes Tarifmodell ganz ohne monatliche Grundgebühr – die Kosten wachsen also automatisch mit dem eigenen Geschäft mit, statt bei geringem Rechnungsvolumen unnötig hoch auszufallen. Einen ausführlichen Anbietervergleich inklusive weiterer Alternativen finden Sie zudem in unserem Subscription-Management-Vergleich.

Am besten lässt sich die automatische Generierung monatlicher Rechnungen direkt in einer kostenlosen Sandbox-Umgebung ausprobieren.

Ein häufiges Missverständnis: Die in § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG geforderte „fortlaufende" Rechnungsnummer muss nicht lückenlos im Sinne von 1, 2, 3 sein. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt ausdrücklich klar, dass eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend ist. Entscheidend ist allein, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird und das gewählte System nachvollziehbar bleibt – zulässig sind deshalb auch Nummernkreise nach Jahr, Kunde oder Standort, etwa in der Form 2026-K12-004.

Lücken können in der Praxis unproblematisch entstehen, etwa durch stornierte Rechnungsentwürfe, einen Systemwechsel oder einen Jahreswechsel im Nummernkreis. Vermieden werden sollte dagegen ein unerklärter Wechsel der gesamten Nummerierungssystematik mitten im Jahr, da dies bei einer Betriebsprüfung schnell Rückfragen nach möglicherweise fehlenden Ausgangsrechnungen auslöst.

Steuerrechtlich unterscheiden sich die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG nicht nach Rechtsform – die Handelsregisternummer ist danach für keine Rechtsform zwingend vorgeschrieben. Handelsrechtlich gilt jedoch eine zusätzliche Anforderung für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen: Eingetragene Kaufleute (§ 37a HGB), die GmbH (§ 35a GmbHG), die AG (§ 80 AktG) sowie Personengesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter wie die GmbH & Co. KG (§ 125a HGB) müssen auf Geschäftsbriefen und damit auch auf Rechnungen zusätzlich die vollständige Firma samt Rechtsformzusatz, den Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer angeben. Bei einer GmbH kommen zusätzlich die Namen der Geschäftsführer hinzu.

Für ein nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen oder einen Freiberufler entfällt diese Zusatzpflicht vollständig – hier genügen weiterhin Vor- und Nachname sowie die vollständige Anschrift. Da es sich bei diesen handelsrechtlichen Vorgaben um eine reine Ordnungsvorschrift handelt, bleibt eine Rechnung trotz fehlender Angaben zwar wirksam, das Fehlen kann aber dennoch wettbewerbsrechtlich abgemahnt werden.

Bei einem Rechnungsbetrag von bis zu 250 Euro brutto handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung, für die das Umsatzsteuerrecht bewusst vereinfachte Anforderungen vorsieht. Statt Netto- und Steuerbetrag gesondert auszuweisen, genügt die Angabe des Bruttobetrags zusammen mit dem anzuwendenden Steuersatz. Auch der vollständige Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers sowie eine gesonderte Rechnungsnummer sind bei einer Kleinbetragsrechnung nicht zwingend erforderlich.

Weiterhin verpflichtend bleiben dagegen der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens, das Ausstellungsdatum sowie die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der erbrachten Leistung. Die Vereinfachung erleichtert insbesondere die Buchhaltung bei zahlreichen kleinen Belegen wie Tankquittungen oder Bürobedarf, ändert aber nichts daran, dass auch eine Kleinbetragsrechnung grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Gegenüber Unternehmern tritt nach § 286 Abs. 3 BGB automatisch Zahlungsverzug ein, wenn 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung keine Zahlung erfolgt ist – eine gesonderte Mahnung ist dafür nicht zwingend erforderlich. Gegenüber Verbrauchern gilt diese automatische Frist dagegen nur, wenn ausdrücklich auf der Rechnung oder in einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung darauf hingewiesen wurde; fehlt dieser Hinweis, kommt ein Verbraucher erst nach einer gesonderten Mahnung in Verzug.

Ab Verzugseintritt können Verzugszinsen geltend gemacht werden – 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäftskunden, 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern. Zusätzlich lassen sich angemessene Mahngebühren sowie im weiteren Verlauf Inkasso- und Gerichtskosten geltend machen. Bleibt eine Zahlung dauerhaft aus, kann die Forderung schließlich als Forderungsausfall abgeschrieben werden.

Eine als PDF per E-Mail versendete Rechnung ist grundsätzlich weiterhin ein gültiges Rechnungsdokument. Seit der Reform der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 gilt ein reines PDF jedoch nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne, sondern nur noch als sogenannte sonstige Rechnung – eine echte E-Rechnung muss stattdessen ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie ZUGFeRD oder XRechnung verwenden.

Für den Versand von PDF-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft gelten gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027 beziehungsweise 2028, abhängig von der Unternehmensgröße – erst danach ist der Versand einer reinen PDF-Rechnung dort nicht mehr zulässig. Für Rechnungen an Privatkunden sowie bestimmte Ausnahmefälle wie Kleinbetragsrechnungen bleibt die einfache PDF-Rechnung dagegen auch langfristig zulässig.

Eine rein digitale Aufbewahrung von Rechnungen ist grundsätzlich erlaubt, das Papieroriginal muss dafür nicht zwingend aufbewahrt werden. Entscheidend ist dabei, wie die Rechnung ursprünglich empfangen wurde: Papierrechnungen dürfen im Rahmen des sogenannten ersetzenden Scannens eingescannt und anschließend vernichtet werden, sofern der Scanvorgang bildlich vollständig und inhaltsgetreu erfolgt und in einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation beschrieben ist.

Für elektronisch erhaltene Rechnungen gilt dagegen eine wichtige, oft übersehene Regel: Eine als PDF per E-Mail erhaltene Rechnung muss von Anfang an digital und unveränderbar archiviert werden – sie einfach auszudrucken und in einem Papierordner abzuheften, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Für strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung gilt zusätzlich, dass die zugrunde liegende XML-Datei in ihrer Originalform archiviert und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben muss.

Beide Schaltflächen verfolgen ein ähnliches Ziel, betreffen aber unterschiedliche rechtliche Vorgänge. Der Kündigungsbutton nach § 312k BGB ist bereits seit dem 1. Juli 2022 verpflichtend und ermöglicht die Kündigung eines bereits laufenden, entgeltlichen Dauerschuldverhältnisses. Der Widerrufsbutton nach § 356a BGB ist dagegen erst seit dem 19. Juni 2026 vorgeschrieben und betrifft die Ausübung des grundsätzlich 14-tägigen Widerrufsrechts direkt nach Vertragsabschluss.

Bei einem klassischen Abonnement mit anfänglichem Widerrufsrecht und anschließender laufender Kündigungsmöglichkeit – etwa einem Streaming-Dienst – müssen deshalb häufig beide Funktionen nebeneinander bereitgestellt werden: der Widerrufsbutton für die ersten 14 Tage nach Vertragsschluss, der Kündigungsbutton für die spätere reguläre Vertragsbeendigung.