Rechnungssoftware-Vergleich für Eingetragene Kaufleute

Warum e.K.-Betriebe andere Anforderungen an Rechnungssoftware haben

Als eingetragener Kaufmann führen Sie einen im Handelsregister eingetragenen Betrieb mit eigener Firma – oft mit deutlich höherem Umsatz als ein einfaches Einzelunternehmen ohne Registereintrag. Entscheidend für die Wahl der Rechnungssoftware ist dabei vor allem die handelsrechtliche Buchführungsschwelle nach § 241a HGB: Solange Umsatzerlöse und Jahresüberschuss in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils 800.000 Euro beziehungsweise 80.000 Euro nicht überschreiten, genügt weiterhin die einfache Einnahmen-Überschussrechnung. Wird eine der beiden Grenzen überschritten, greift die volle handelsrechtliche Buchführungspflicht mit doppelter Buchführung und Jahresabschluss.

Vergleich gängiger Rechnungsprogramme für Eingetragene Kaufleute

Alle genannten Preise verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer und können sich beim jeweiligen Anbieter ändern – eine Prüfung der aktuellen Tarife vor der endgültigen Entscheidung ist empfehlenswert.

Kostenvergleich nach Monatsumsatz

Da Eingetragene Kaufleute im Durchschnitt höhere Umsätze erzielen als einfache Einzelunternehmer, verschiebt sich der wirtschaftliche Vorteil hier häufiger zugunsten eines Festpreis-Modells:

Der Break-even zwischen FLEX One und dem Professional-Tarif liegt bei rund 7.316 Euro Monatsumsatz beziehungsweise knapp 87.800 Euro Jahresumsatz – ein Wert, den viele im Handelsregister eingetragene Betriebe bereits im ersten oder zweiten Geschäftsjahr überschreiten. Deutlich unterhalb der eigentlichen 800.000-Euro-Bilanzierungsschwelle lohnt sich der Wechsel zu einem Festpreis-Modell also häufig schon relativ früh.

DATEV-Export wird mit steigendem Umsatz wichtiger

Sobald die Schwellenwerte des § 241a HGB überschritten werden und doppelte Buchführung mit Jahresabschluss erforderlich wird, steigt die Bedeutung einer sauberen Übergabe an den Steuerberater erheblich. Fakturia bietet dafür einen DATEV-Buchungsdatenservice inklusive Belegbildern, der die Übernahme der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung direkt unterstützt – ein Aspekt, der bei reinen Einzelrechnungs-Tools ohne Buchhaltungsanbindung häufig zusätzliche manuelle Arbeit erfordert.

Fakturia ist nicht nur für Abo-Geschäfte geeignet

Auch für Eingetragene Kaufleute ohne jedes Abo-Modell eignet sich Fakturia für die reguläre, einmalige Rechnungsstellung. Wer neben klassischen Einzelrechnungen zusätzlich wiederkehrende Vertragsverhältnisse abrechnet – etwa laufende Wartungs- oder Servicevereinbarungen –, kann beides in einem System bündeln, statt separate Werkzeuge für Einzel- und Abo-Abrechnung zu pflegen.

Kann-Kaufmann und Ist-Kaufmann: Auch kleinere Betriebe betroffen

Nicht nur größere Betriebe sind als eingetragener Kaufmann im Handelsregister geführt: Auch kleinere Einzelunternehmer können sich freiwillig als sogenannter Kann-Kaufmann eintragen lassen, etwa um am Geschäftsverkehr mit einer eigenen Firma teilzunehmen. Für diese kleineren e.K.-Betriebe unterhalb der Bilanzierungsschwelle gelten bei der Softwarewahl zunächst dieselben Überlegungen wie für Einzelunternehmer ohne Registereintrag – erst mit wachsendem Umsatz gewinnen die hier beschriebenen Aspekte rund um Bilanzierung und DATEV-Export an Bedeutung.