Rechnungssoftware-Vergleich für die UG (haftungsbeschränkt)

Rechtlich eine GmbH, praktisch mit minimalem Startkapital

Die UG (haftungsbeschränkt) ist nach § 5a GmbHG rechtlich lediglich eine Sonderform der GmbH – fast alle Regeln, die für die GmbH gelten, gelten auch für die UG: ausnahmslose Buchführungspflicht, Offenlegungspflicht des Jahresabschlusses und Körperschaftsteuer statt persönlicher Einkommensteuer. Der entscheidende Unterschied liegt allein im Stammkapital: Während eine GmbH mindestens 25.000 Euro benötigt, lässt sich eine UG theoretisch bereits mit einem Euro gründen, in der Praxis empfehlen sich jedoch 500 bis 1.000 Euro, um nicht bereits durch die ersten Notar- und Gründungskosten in eine Überschuldung zu geraten.

Die Thesaurierungspflicht: 25 Prozent des Gewinns müssen im Unternehmen bleiben

Als Ausgleich für das geringe Startkapital verpflichtet § 5a Abs. 3 GmbHG jede UG dazu, jährlich mindestens ein Viertel ihres Jahresüberschusses als gesetzliche Rücklage einzubehalten, statt ihn an die Gesellschafter auszuschütten. Diese Pflicht besteht so lange fort, bis das Unternehmen förmlich zur GmbH aufgestockt wird – selbst wenn Stammkapital und Rücklagen zusammen bereits 25.000 Euro übersteigen. Für die Buchhaltung bedeutet das eine zusätzliche, dauerhaft zu überwachende Position, die eine übersichtliche und korrekt geführte Rechnungsstellung von Beginn an noch wichtiger macht.

Vergleich gängiger Rechnungsprogramme für die UG

Alle genannten Preise verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer und können sich beim jeweiligen Anbieter ändern – eine Prüfung der aktuellen Tarife vor der endgültigen Entscheidung ist empfehlenswert.

Warum die FLEX-Serie besonders zur UG passt

Gerade weil eine UG typischerweise mit sehr geringem, teils nur symbolischem Startkapital gegründet wird, ist jede zusätzliche feste monatliche Ausgabe in der Anfangsphase eine spürbare Belastung. Eine feste Softwaregebühr von 10 bis 20 Euro im Monat mag gering erscheinen, summiert sich aber bei einem Unternehmen ohne oder mit nur minimalem Umsatz schnell zu einer relevanten Fixkostenposition. Die umsatzbasierte FLEX-Serie ohne Grundgebühr vermeidet dieses Risiko vollständig: Ohne Umsatz entstehen keine Softwarekosten, mit wachsendem Umsatz steigen sie nur proportional mit.

Kleinstkapitalgesellschaft: Meist auch bei der Offenlegung im Vorteil

Da UGs aufgrund ihres geringen Startkapitals in der Regel auch bei Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeiterzahl klein bleiben, erfüllen die meisten UGs die Kriterien einer Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267a HGB. Das bedeutet: Statt den vollständigen Jahresabschluss im Unternehmensregister zu veröffentlichen, genügt in vielen Fällen eine bloße Hinterlegung – die Ertragslage bleibt damit für Wettbewerber und die allgemeine Öffentlichkeit nicht einsehbar, wie bereits im Beitrag zur GmbH beschrieben.

Kostenvergleich nach Monatsumsatz

Der Break-even zwischen FLEX One und dem Professional-Tarif liegt bei rund 7.316 Euro Monatsumsatz – ein Wert, den eine frisch gegründete UG in der Regel erst nach einer gewissen Wachstumsphase erreicht. Bis dahin bleibt das umsatzbasierte Modell in der reinen Kostenbetrachtung meist die günstigere Wahl.

Fakturia ist nicht nur für Abo-Geschäfte geeignet

Auch für eine UG ohne jedes Abo-Modell eignet sich Fakturia für die reguläre, einmalige Rechnungsstellung. Wer neben klassischen Einzelrechnungen zusätzlich wiederkehrende Vertragsverhältnisse abrechnet, kann beides in einem System bündeln – inklusive der für die spätere Umwandlung zur GmbH notwendigen sauberen, DATEV-fähigen Buchführung von Beginn an.