Ein Rechnungslauf, englisch Billing Run, ist der automatisierte Vorgang, bei dem eine Abrechnungssoftware zu einem festgelegten Zeitpunkt alle fälligen Verträge prüft und daraus Rechnungen erstellt. Er ersetzt die manuelle Rechnungserstellung für jeden einzelnen Kunden.
Wie ein Rechnungslauf abläuft
Im Rechnungslauf prüft das System für jeden Vertrag, ob ein Abrechnungszeitpunkt erreicht ist. Das richtet sich nach dem Abrechnungszyklus des Vertrags, also etwa monatlich, quartalsweise oder jährlich. Für alle fälligen Verträge werden die vereinbarten Preise, Rabatte und die Steuersätze herangezogen, die Rechnung wird erzeugt und an den Kunden verschickt. Wer den Ablauf im Zusammenhang sehen möchte, findet ihn im Beitrag zu Recurring Billing.
Was alles auf die Rechnung kommt
Neben den wiederkehrenden Gebühren können auch einmalige Positionen berücksichtigt werden. Bei Fakturia sind das sogenannte Leistungen: Vorab erfasste künftige Rechnungspositionen, etwa zusätzlicher Verbrauch oder Einmalleistungen, die der nächste Rechnungslauf automatisch mit auf die Rechnung nimmt. Auf Wunsch lässt sich festlegen, ab welchem Datum eine Leistung frühestens abgerechnet werden darf. Auch Dokumente wie ein Leistungsnachweis lassen sich am Vertrag hinterlegen und beim Rechnungslauf an den Kunden mitsenden.
Der Stichtag entscheidet
Ein Rechnungslauf arbeitet mit einem festen Stichtag. In Fakturia startet er bei einem Lauf zum 1. Januar wenige Sekunden nach Mitternacht. Berücksichtigt werden nur Leistungen, die bis 31. Dezember 23:59 Uhr erfasst wurden. Was später kommt, landet auf der nächsten Rechnung. Für Unternehmen, die Verbräuche aus einem Fremdsystem einbuchen, bedeutet das: Die Erfassung muss vor dem Lauf abgeschlossen sein. Dafür lässt sich der Rechnungslauf in der Oberfläche vorübergehend deaktivieren und anschließend wieder aktivieren. Mehr dazu im Beitrag zur verbrauchsabhängigen Abrechnung.
Vorschau vor dem Lauf
Vor dem ersten Rechnungslauf nach einer Preisänderung oder bei neuen Vertragsmodellen lohnt sich ein Blick in die Abrechnungsvorschau. Sie simuliert den nächsten Lauf und zeigt die geplanten Artikel mit Preisen und Rabatten. So lassen sich Fehler in der Konfiguration erkennen, bevor Rechnungen beim Kunden ankommen.
Vom Rechnungslauf zum Zahlungseinzug
Der Rechnungslauf ist der erste Schritt im Order-to-Cash-Prozess. Danach folgen Rechnungsversand, Zahlungseinzug und gegebenenfalls das Mahnwesen. Bei automatischem Rechnungsversand geht die Rechnung ohne manuellen Eingriff als PDF per E-Mail an den Kunden.
Worauf Sie achten sollten
Legen Sie fest, an welchem Tag des Monats abgerechnet wird, und stimmen Sie Zahlungsziele und Lastschrifteinzug darauf ab. Prüfen Sie Preisänderungen vor dem Lauf, da sie sich auf alle betroffenen Verträge auswirken. Und kontrollieren Sie nach dem Lauf stichprobenartig die erzeugten Rechnungen, insbesondere nach größeren Änderungen am Preismodell.
Typische Fehlerquellen
Die häufigsten Probleme entstehen nicht im Lauf selbst, sondern davor: veraltete Preise am Artikel, fehlende Steuereinstellungen bei Kunden im Ausland, nicht erfasste Zusatzleistungen oder ungepflegte Rechnungsadressen. Ein kurzer Prüfplan vor jedem größeren Lauf, etwa nach Preisänderungen oder dem Start eines neuen Tarifs, spart späteren Korrekturaufwand durch Rechnungskorrekturen.