Neben Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer führt Deutschland derzeit eine dritte Kennzahl für Unternehmen ein: die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Sie soll langfristig als einheitliches Merkmal dienen, über das alle wirtschaftlich Tätigen in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren eindeutig identifiziert werden. Rechtsgrundlage ist § 139c der Abgabenordnung.

Automatische Vergabe ohne Antrag

Das Bundeszentralamt für Steuern teilt die Nummer automatisch und kostenlos zu – ein Antrag ist weder nötig noch möglich. Die Vergabe läuft seit Herbst 2024 in Stufen. Zuerst erhielten wirtschaftlich Tätige die Nummer, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind oder die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Alle übrigen wirtschaftlich Tätigen folgen nach und nach, die Mitteilung erfolgt per Brief oder über das ELSTER-Konto.

Unterscheidungsmerkmale bei mehreren Tätigkeiten

Die W-IdNr. wird zunächst nur für die erste wirtschaftliche Tätigkeit mit dem Unterscheidungsmerkmal „-00001“ vergeben. Wer mehrere Tätigkeiten ausübt, erhält dafür weitere Unterscheidungsmerkmale, etwa „-00002“. Deren Vergabe ist nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums ab dem vierten Quartal 2026 vorgesehen. Die Nummer selbst bleibt dabei dauerhaft gleich und ändert sich auch bei einem Umzug nicht.

Keine Pflichtangabe auf Rechnungen

Für Unternehmen, die Rechnungen schreiben, ist die wichtigste Klarstellung: Die W-IdNr. ist keine Pflichtangabe nach § 14 UStG. Auf Rechnungen genügt weiterhin die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die W-IdNr. ersetzt keine von beiden. Wer die Unterschiede der bisherigen Nummern noch einmal nachlesen möchte, findet sie im Ratgeber zu Steuernummer und USt-IdNr.. Die Pflichtangaben einer Rechnung insgesamt fasst die FAQ zu den Rechnungspflichtangaben zusammen. Auch für das Impressum gelten weiterhin die bisherigen Anforderungen.

Steuererklärungen: Angabe noch freiwillig

In den elektronischen Steuererklärungsvordrucken wird nach und nach ein Feld für die W-IdNr. ergänzt. Bis zum 31. Dezember 2026 ist die Angabe dort ausdrücklich nicht verpflichtend. Ob und wie diese Frist anschließend angepasst wird, hat die Finanzverwaltung bislang nicht abschließend mitgeteilt.

Zeitplan: Abschluss der Vergabe noch offen

Ursprünglich sollte die Einführung im Jahr 2026 abgeschlossen sein. Neuere Angaben sprechen dagegen von einer stufenweisen Vergabe, die sich bis Ende 2027 hinziehen kann. Der tatsächliche Abschluss lässt sich derzeit nicht verlässlich vorhersagen, die Zuteilung erfolgt aber in jedem Fall automatisch, sodass Unternehmen nicht selbst tätig werden müssen.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Handlungsbedarf besteht derzeit kaum. Sinnvoll ist es, Post vom Bundeszentralamt für Steuern und Nachrichten im ELSTER-Konto im Blick zu behalten, damit die Mitteilung der Nummer nicht übersehen wird. Wer Stammdaten von Geschäftspartnern pflegt, kann die W-IdNr. als zusätzliches Feld vorsehen, sollte sie aber nicht an die Stelle von Steuernummer oder USt-IdNr. setzen.