Kapitalgesellschaft statt Personengesellschaft: Was sich ändert
Anders als die bisher behandelten Personengesellschaften – GbR, OHG und KG – ist die GmbH eine eigenständige Kapitalgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit. Sie ist nach § 6 Abs. 1 HGB kraft Rechtsform ausnahmslos zur doppelten Buchführung verpflichtet, ohne jede größenabhängige Ausnahme. Hinzu kommt eine Pflicht, die für Personengesellschaften ohne Haftungsbeschränkung in dieser Form nicht gilt: die Offenlegung des Jahresabschlusses im Unternehmensregister.
Offenlegungspflicht im Unternehmensregister
Der Jahresabschluss muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag elektronisch beim Unternehmensregister eingereicht werden (§ 325 HGB). Bei Versäumnis droht ein Ordnungsgeld zwischen 500 und 25.000 Euro. Eine wichtige Erleichterung gilt für Kleinstkapitalgesellschaften nach § 267a HGB – bei höchstens 450.000 Euro Bilanzsumme, 900.000 Euro Umsatz und 10 Beschäftigten dürfen diese ihren Abschluss lediglich hinterlegen statt vollständig veröffentlichen, wodurch die Ertragslage nicht für jeden Wettbewerber einsehbar wird.
Vergleich gängiger Rechnungsprogramme für die GmbH
| Anbieter | Einstiegspreis | DATEV/Buchhaltung | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| sevDesk Buchhaltung | ab ca. 17,90 €/Monat | vorhanden | EÜR und USt-VA, für GmbH-Bilanzierung eingeschränkt |
| Lexware Office | ab ca. 7,90 €/Monat | im höheren Tarif | Optionale Lohnabrechnung |
| Fakturia FLEX One | keine Grundgebühr | DATEV-Buchungsdatenservice inklusive | Kein Fixkostenrisiko in der Gründungsphase |
| Fakturia Professional | 139,00 €/Monat | DATEV-Buchungsdatenservice inkl. Belegbildern | 500 Verträge inklusive, getrennte Rollen für Gesellschafter und Geschäftsführung |
Alle genannten Preise verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer und können sich beim jeweiligen Anbieter ändern – eine Prüfung der aktuellen Tarife vor der endgültigen Entscheidung ist empfehlenswert.
Gesellschafter, Geschäftsführung und getrennte Zugriffsrechte
Bei einer GmbH ist häufig nicht der Gesellschafter selbst, sondern ein angestellter oder externer Geschäftsführer für das operative Tagesgeschäft verantwortlich. Diese Trennung erfordert ein Berechtigungskonzept, das über die reine Mehrbenutzerfähigkeit hinausgeht: Während die Geschäftsführung vollen Zugriff auf Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr benötigt, reicht für Gesellschafter oft ein auf Auswertungen beschränkter Einblick. Fakturia bietet dafür eine integrierte Rollen- und Rechteverwaltung ohne separate Zusatzkosten pro Nutzer.
Kostenvergleich nach Monatsumsatz
| Monatsumsatz | Fakturia FLEX One (1,9 %) | Fakturia Professional (fix) | sevDesk Buchhaltung |
|---|---|---|---|
| 5.000 € | 95,00 € | 139,00 € | 17,90 € |
| 7.316 € | 139,00 € | 139,00 € | 17,90 € |
| 20.000 € | 380,00 € | 139,00 € | 17,90 € |
| 40.000 € | 760,00 € | 139,00 € | 17,90 € |
Der Break-even zwischen FLEX One und dem Professional-Tarif liegt weiterhin bei rund 7.316 Euro Monatsumsatz. Da eine GmbH häufig auf ein höheres, planbares Geschäftsvolumen ausgelegt ist als eine Personengesellschaft in der Gründungsphase, wird dieser Punkt in der Praxis oft frühzeitig überschritten.
Steuervergleich separat betrachten
Die Wahl zwischen GmbH und einer Personengesellschaft hat vor allem steuerliche Auswirkungen, die von der hier behandelten Softwarekostenfrage unabhängig sind. Mit unserem Rechtsform-Vergleichsrechner lässt sich die steuerliche Belastung einer GmbH – sowohl bei thesaurierten als auch bei ausgeschütteten Gewinnen – direkt mit einem Einzelunternehmen oder einer Personengesellschaft vergleichen.
Fakturia ist nicht nur für Abo-Geschäfte geeignet
Auch für eine GmbH ohne jedes Abo-Modell eignet sich Fakturia für die reguläre, einmalige Rechnungsstellung. Wer neben klassischen Einzelrechnungen zusätzlich wiederkehrende Vertragsverhältnisse abrechnet, kann beides in einem System bündeln – inklusive der für Gesellschafter und Geschäftsführung getrennten Zugriffsverwaltung sowie der für den Jahresabschluss notwendigen DATEV-Anbindung.