Wie buche ich eine Ausgangsrechnung?

Die Grundbuchung im Überblick

Bei Rechnungsstellung entsteht mit Zugang der Rechnung beim Kunden – bei Sollversteuerung unabhängig vom tatsächlichen Zahlungseingang – eine Forderung, die im Soll auf dem Debitorenkonto und im Haben auf dem passenden Erlöskonto gebucht wird. Der Bruttobetrag der Rechnung wird dabei direkt auf das jeweilige Erlöskonto gebucht, das als automatisches Konto die enthaltene Umsatzsteuer eigenständig korrekt abbildet.

Ein Rechenbeispiel mit gemischten Steuersätzen

Buchungssatz bei gemischten Steuersätzen

Enthält eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, muss der Bruttobetrag entsprechend auf die jeweils passenden Erlöskonten aufgeteilt werden, damit die Umsatzsteuer für jeden Steuersatz separat und korrekt ausgewiesen wird:

Bei einer Rechnung mit einheitlichem Steuersatz entfällt diese Aufteilung selbstverständlich – der gesamte Bruttobetrag wird dann in einer einzigen Buchungszeile auf das jeweils passende Erlöskonto gebucht.

Buchung des späteren Zahlungseingangs

Geht die Zahlung des Kunden auf dem Bankkonto ein, wird die zuvor gebuchte Forderung entsprechend ausgeglichen:

Soll- versus Istversteuerung: Wann wird tatsächlich gebucht?

Bei der regulären Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuerpflicht bereits mit Rechnungsstellung, weshalb die Ausgangsrechnung wie oben beschrieben direkt bei Rechnungserstellung gebucht wird. Unternehmen mit Istversteuerung schulden die Umsatzsteuer dagegen erst mit tatsächlichem Zahlungseingang – buchhalterisch wird die Rechnung zwar ebenfalls sofort als Forderung erfasst, die Umsatzsteuer wird intern jedoch erst bei Zahlungseingang fällig gestellt, was in der Praxis meist automatisiert über entsprechende Konten oder Softwareeinstellungen abgebildet wird, ohne dass hierfür ein separater manueller Buchungsschritt notwendig ist.

Automatische Kontenfindung in der Praxis

Moderne Buchhaltungssoftware ermittelt das passende Erlöskonto bei Rechnungsstellung meist automatisch, basierend auf dem hinterlegten Steuersatz der jeweiligen Rechnungsposition. Diese automatische Kontenfindung reduziert das Fehlerrisiko erheblich gegenüber einer manuellen Kontenauswahl, insbesondere bei Unternehmen mit regelmäßig wechselnden Steuersätzen innerhalb desselben Produktportfolios oder bei international ausgerichteten Angeboten mit unterschiedlichen Leistungsarten.

Umgang mit Rundungsdifferenzen

Bei der Berechnung der Umsatzsteuer auf einzelne Rechnungspositionen können durch Rundung auf ganze Cent geringfügige Differenzen zum tatsächlichen Gesamtbetrag entstehen. Die meisten Buchhaltungsprogramme gleichen solche Differenzen automatisch über ein spezielles Rundungskonto aus, sodass die Buchung insgesamt trotzdem exakt mit dem ausgewiesenen Rechnungsbetrag übereinstimmt.

Personenkonten versus Sammelkonto

In der Praxis wird die Forderung häufig nicht auf ein einziges, allgemeines Debitorenkonto gebucht, sondern auf ein individuelles Personenkonto des jeweiligen Kunden – meist im Nummernkreis ab 10000 (SKR03) beziehungsweise ab 10000 (SKR04). Diese kundenindividuelle Zuordnung ist die Grundlage jeder funktionierenden Debitorenbuchhaltung, da nur so offene Posten je Kunde nachvollziehbar bleiben.

Ausgangsrechnungen bei wiederkehrender Rechnungsstellung

Im Subscription-Geschäft mit wiederkehrender Rechnungsstellung entsteht dieselbe Grundbuchung nicht nur einmalig, sondern potenziell monatlich pro Kunde. Bei einer wachsenden Kundenzahl ist eine manuelle Einzelverbuchung praktisch nicht mehr zu bewältigen – automatisierte Abrechnungssysteme übergeben die entsprechenden Buchungssätze deshalb direkt und in Echtzeit an die Finanzbuchhaltung, ohne dass jede einzelne Rechnung manuell nacherfasst werden müsste.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei individuell angepassten Kontenplänen.