Wie bucht man einen Gutscheinverkauf?

Die entscheidende Unterscheidung

Ein Einzweck-Gutschein (EZG) liegt vor, wenn bereits bei seiner Ausgabe sowohl der Ort der Leistung als auch der anzuwendende Steuersatz eindeutig feststehen – etwa ein Gutschein für eine bestimmte, einzelne SaaS-Jahreslizenz. Ein Mehrzweck-Gutschein (MZG) liegt dagegen vor, sobald mindestens eine dieser beiden Angaben beim Verkauf noch offen ist, zum Beispiel bei einem allgemeinen Gutschein für ein Sortiment mit unterschiedlich besteuerten Produkten oder bei länderübergreifender Einlösbarkeit.

Ein Rechenbeispiel: Einzweck-Gutschein

Buchung beim Verkauf des Einzweck-Gutscheins

Da beim Einzweck-Gutschein bereits der Verkauf selbst als umsatzsteuerlich maßgeblicher Zeitpunkt gilt, wird die Umsatzsteuer sofort fällig, während der Nettobetrag zunächst als erhaltene Anzahlung erfasst wird, bis die Leistung tatsächlich erbracht ist:

Buchung bei Einlösung des Einzweck-Gutscheins

Da die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf abgeführt wurde, löst die tatsächliche Einlösung keine weitere umsatzsteuerliche Buchung mehr aus – es wird lediglich die Anzahlung in Erlöse umgebucht:

Wichtig ist hierbei ein gesondertes Erlöskonto ohne automatischen Umsatzsteuerschlüssel, damit die Buchhaltungssoftware bei der Einlösung nicht versehentlich ein zweites Mal Umsatzsteuer auf denselben Betrag berechnet.

Ein Rechenbeispiel: Mehrzweck-Gutschein

Buchung beim Verkauf des Mehrzweck-Gutscheins

Buchung bei Einlösung des Mehrzweck-Gutscheins

Erst wenn der Kunde den Gutschein tatsächlich einlöst und damit feststeht, welches konkrete Produkt zu welchem Steuersatz erworben wird, entsteht die Umsatzsteuer. Löst der Kunde den Gutschein beispielsweise gegen ein Produkt zum vollen Steuersatz ein, ergibt sich folgende Buchung:

Nicht eingelöste Gutscheine

Verfällt ein Gutschein ungenutzt, etwa nach Ablauf der regulären dreijährigen Verjährungsfrist, entfällt die zugrunde liegende Leistungspflicht des ausstellenden Unternehmens vollständig. Der zunächst als Verbindlichkeit gebuchte Betrag wird in diesem Fall erfolgswirksam als sonstiger betrieblicher Ertrag aufgelöst, da mit dem Verfall feststeht, dass keine Gegenleistung mehr erbracht werden muss.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei der korrekten Einordnung als Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein.

Bedeutung für das Subscription-Geschäft

Für Anbieter mit wiederkehrender Rechnungsstellung ist die Gutscheinunterscheidung besonders dann relevant, wenn Guthaben-Codes verkauft werden, die gegen unterschiedliche Leistungen eingelöst werden können – etwa gegen verschiedene Tarifstufen mit unterschiedlicher steuerlicher Behandlung oder gegen Leistungen in verschiedenen Ländern. In einem solchen Fall handelt es sich in aller Regel um einen Mehrzweck-Gutschein, während ein Guthaben-Code, der ausschließlich gegen ein einziges, klar definiertes Abonnement eingelöst werden kann, als Einzweck-Gutschein zu behandeln ist.

Fehlerhafte Einordnung als Risiko

Wird ein tatsächlicher Mehrzweck-Gutschein fälschlich als Einzweck-Gutschein behandelt und die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf abgeführt, kann dies bei späterer Einlösung gegen ein Produkt mit abweichendem Steuersatz zu einer fehlerhaften Umsatzsteuervoranmeldung führen. Im Zweifelsfall empfiehlt sich deshalb eine sorgfältige Prüfung der Gutscheinbedingungen vor der erstmaligen Festlegung des Buchungsschemas.