Wie bucht man Bewirtungskosten (Geschäftsessen)?

Die 70/30-Regel nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 Prozent des Nettobetrags als Betriebsausgabe abzugsfähig, die verbleibenden 30 Prozent gelten als nicht abzugsfähig. Diese Kürzung gilt unabhängig davon, wie sorgfältig der zugrunde liegende Beleg ausgefüllt ist – ein vollständiger Bewirtungsbeleg ist zwar zwingende Voraussetzung für jeden Abzug, ändert aber nichts an der grundsätzlichen 70-Prozent-Grenze.

Die Ausnahme: Voller Vorsteuerabzug

Unabhängig von der ertragsteuerlichen 70-Prozent-Grenze kann die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nach § 15 UStG in voller Höhe als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die Bewirtung geschäftlich veranlasst war. Diese unterschiedliche Behandlung von Ertrag- und Umsatzsteuer ist eine bewusste gesetzliche Entscheidung und keine Ungenauigkeit.

Ein Rechenbeispiel

Der Buchungssatz

Die getrennte Buchung auf zwei Aufwandskonten ist wichtig, damit der nicht abzugsfähige Anteil bei der Gewinnermittlung korrekt außerbilanziell wieder hinzugerechnet werden kann, ohne den abzugsfähigen Teil zu beeinträchtigen.

Formale Anforderungen an den Bewirtungsbeleg

Nach dem BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 müssen auf dem Bewirtungsbeleg zwingend Ort, Tag, alle teilnehmenden Personen einschließlich des Gastgebers, der konkrete geschäftliche Anlass sowie die Höhe der Aufwendungen vermerkt und unterschrieben sein. Ein pauschaler Vermerk wie „Geschäftsessen" reicht dabei nicht aus – der Anlass muss konkret benannt werden, etwa „Besprechung Projekt XY" oder „Vertragsverhandlung Rahmenvertrag". Diese Angaben müssen grundsätzlich unmittelbar bei der Bewirtung erfasst werden, ein nachträgliches Ergänzen ist nur in engen Ausnahmefällen möglich.

Geschäftliche versus betriebliche Bewirtung

Die 70-Prozent-Grenze gilt ausschließlich für die geschäftliche Bewirtung externer Personen wie Kunden oder Geschäftspartner. Bewirtet ein Unternehmen dagegen ausschließlich eigene Mitarbeiter, etwa im Rahmen einer internen Schulung oder eines Arbeitsessens ohne externe Teilnehmer, gilt diese Einschränkung nicht – solche rein betrieblich veranlassten Kosten sind zu 100 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Aufmerksamkeiten versus echte Bewirtung

Kleine Snacks oder Getränke im Rahmen einer Besprechung gelten häufig als bloße Aufmerksamkeit und sind unabhängig von der 70-Prozent-Grenze in voller Höhe abzugsfähig. Ein umfangreiches Menü oder Buffet mit alkoholischen Getränken wird dagegen als echte Bewirtung eingestuft und unterliegt der vollen 70/30-Regelung. Die Abgrenzung erfolgt im Einzelfall nach dem Umfang und Charakter der Verköstigung.

Trinkgeld gesondert behandeln

Ein dokumentiertes Trinkgeld unterliegt ebenfalls der 70/30-Aufteilung, enthält aber keine gesondert ausweisbare Umsatzsteuer und wird deshalb ohne Vorsteueranteil gebucht. Da für Trinkgeld regulär keine Rechnung existiert, empfiehlt sich ein handschriftlicher Vermerk auf dem Bewirtungsbeleg mit Betrag und Bestätigung durch den Bewirtenden.

Sonderfall häusliches Arbeitszimmer

Bewirtungskosten, die im häuslichen Arbeitszimmer anfallen, sind grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig – auch dann nicht, wenn dort tatsächlich Geschäftspartner empfangen werden. Die Finanzverwaltung sieht in diesem Fall die private Sphäre der Wohnung als überwiegend an. Nur bei einer Bewirtung außerhalb der eigenen Wohnräume, etwa in einem Restaurant, greift die reguläre 70-Prozent-Regel.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.

Angemessenheit der Bewirtungskosten

Neben der formalen Nachweispflicht müssen Bewirtungskosten auch der Höhe nach angemessen sein – ein unverhältnismäßig teures Geschäftsessen im Verhältnis zum Anlass und zur Bedeutung des Geschäftspartners kann vom Finanzamt beanstandet werden, selbst wenn alle formalen Anforderungen an den Beleg erfüllt sind. Eine klare, allgemeingültige Obergrenze existiert dabei nicht, die Angemessenheit wird stets im Einzelfall beurteilt.