Wie buche ich Verzugszinsen?

Rechtliche Grundlage der Verzugszinsen

Nach § 288 BGB kann bei Zahlungsverzug ein gesetzlicher Verzugszinssatz berechnet werden, der sich aus dem von der Deutschen Bundesbank halbjährlich veröffentlichten Basiszinssatz zusammensetzt. Bei Rechtsgeschäften zwischen Unternehmern beträgt der Verzugszinssatz den Basiszinssatz zuzüglich neun Prozentpunkten, während bei Verbrauchern lediglich fünf Prozentpunkte hinzukommen. Aktuelle Basiszinssätze und der daraus resultierende Verzugszinssatz lassen sich mit dem Verzugszinsen-Rechner direkt und unkompliziert berechnen, ohne die aktuellen Werte manuell recherchieren zu müssen.

Ein Rechenbeispiel

Voraussetzungen für den Verzugseintritt

Verzugszinsen dürfen nicht ab dem Fälligkeitsdatum der Rechnung automatisch berechnet werden, sondern erst ab tatsächlichem Verzugseintritt. Bei Verbrauchern tritt Verzug regelmäßig erst 30 Tage nach Zugang der Rechnung und einer entsprechenden Fälligkeitshinweis ein, sofern keine kürzere Frist vereinbart wurde. Bei Geschäftskunden kann eine kürzere vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist bereits früher zum Verzugseintritt führen, wenn diese Frist ungenutzt verstreicht – diese zeitliche Unterscheidung sollte vor der eigentlichen Zinsberechnung sorgfältig geprüft werden, um keine überhöhten Verzugszinsen zu berechnen.

Verzugszinsen als zusätzliche Forderung, nicht als eigene Rechnung

Verzugszinsen werden in der Praxis meist nicht als eigenständige Rechnung mit eigener Rechnungsnummer gestellt, sondern als zusätzlicher Betrag zur bereits bestehenden, überfälligen Forderung addiert – etwa im Rahmen einer Mahnung. Diese Vorgehensweise vereinfacht die buchhalterische Behandlung erheblich, da keine separate Rechnungslogik für den zusätzlichen Zinsanteil aufgebaut werden muss und der Kunde weiterhin nur eine einzige, konsolidierte offene Forderung im Blick behält.

Der Buchungssatz bei Zahlungseingang inklusive Verzugszinsen

Warum keine Umsatzsteuer auf Verzugszinsen anfällt

Verzugszinsen stellen keine Gegenleistung für eine Lieferung oder Leistung dar, sondern einen pauschalierten Schadensersatz für die verspätete Zahlung. Da es sich damit nicht um einen umsatzsteuerbaren Umsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes handelt, wird auf Verzugszinsen grundsätzlich keine Umsatzsteuer erhoben – sie werden deshalb auch nicht auf dem regulären Erlöskonto, sondern auf einem gesonderten Ertragskonto ohne Umsatzsteuerschlüssel gebucht, was diese Buchung von der regulären Ausgangsrechnung deutlich unterscheidet.

Abgrenzung zu vertraglich vereinbarten Verzugszinsen

Neben dem gesetzlichen Verzugszinssatz nach § 288 BGB können Vertragsparteien auch einen abweichenden, vertraglich vereinbarten Verzugszinssatz festlegen, sofern dieser die gesetzlichen Grenzen nicht überschreitet. Buchhalterisch ändert sich dadurch nichts am grundsätzlichen Vorgehen – auch vertraglich vereinbarte Verzugszinsen werden umsatzsteuerfrei auf demselben Ertragskonto erfasst wie die gesetzlichen Verzugszinsen, unabhängig davon, ob der konkrete Zinssatz höher oder niedriger als der gesetzliche Regelsatz ausfällt.

Verzugszinsen bei Teilzahlungen

Zahlt ein Kunde eine überfällige Forderung nur teilweise, werden die Verzugszinsen üblicherweise vorrangig vor der eigentlichen Hauptforderung verrechnet – diese Reihenfolge ergibt sich aus § 367 BGB. Erst wenn die aufgelaufenen Zinsen vollständig beglichen sind, wird der verbleibende Zahlungsbetrag der eigentlichen Rechnungsforderung gutgeschrieben, was insbesondere bei mehreren aufeinanderfolgenden Teilzahlungen zu einer entsprechend gestaffelten Verrechnungsreihenfolge führt.

Verzugszinsen im Subscription-Geschäft

Bei wiederkehrender Rechnungsstellung mit automatisiertem Dunning Management lassen sich Verzugszinsen bei anhaltend überfälligen Zahlungen automatisch berechnen und der jeweiligen Kundenforderung hinzufügen. Diese Automatisierung ist besonders bei einer großen Kundenzahl mit individuell unterschiedlichen Verzugsdauern praktisch unverzichtbar, da eine manuelle Zinsberechnung für jeden einzelnen überfälligen Fall kaum praktikabel wäre und zudem ein erhebliches Fehlerrisiko bei der korrekten Zeitraumberechnung mit sich brächte.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei individuell eingerichteten Zinsertragskonten.