Wie buche ich Mahngebühren?

Rechtliche Grundlage und Angemessenheit der Höhe

Die Erhebung von Mahngebühren stützt sich auf § 286 BGB als allgemeine Regelung zum Verzugsschaden. Anders als beim gesetzlich klar definierten Verzugszinssatz existiert für Mahngebühren keine feste gesetzliche Obergrenze – die Rechtsprechung verlangt jedoch, dass die verlangte Gebühr in einem angemessenen Verhältnis zu den tatsächlich entstandenen Bearbeitungskosten steht. Üblich sind Pauschalen im Bereich von etwa 2,50 bis 5,00 Euro pro Mahnung, während deutlich höhere Beträge ohne konkrete Kostenkalkulation im Streitfall unwirksam sein können und im Zweifel gerichtlich zurückgefordert werden könnten.

Ein Rechenbeispiel

Wichtig dabei: Die Mahngebühr wird stets als eigener, separater Betrag ausgewiesen und darf nicht mit dem ursprünglichen Rechnungsbetrag vermischt werden, da beide Beträge unterschiedlichen buchhalterischen Konten zugeordnet werden müssen.

Der Buchungssatz bei Zahlungseingang inklusive Mahngebühr

Sobald der Kunde die überfällige Rechnung zuzüglich der erhobenen Mahngebühr vollständig begleicht, wird der Gesamtbetrag entsprechend auf zwei getrennte Konten aufgeteilt gebucht: der ursprüngliche Rechnungsbetrag gegen das Forderungskonto und die Mahngebühr gegen ein gesondertes, umsatzsteuerfreies Ertragskonto.

Warum die erste Zahlungserinnerung häufig kostenlos bleibt

Eine freundliche, erste Zahlungserinnerung ohne förmlichen Mahncharakter wird in der Praxis häufig kostenlos verschickt, da zu diesem Zeitpunkt oft noch kein tatsächlicher Zahlungsverzug im rechtlichen Sinn vorliegt. Mahngebühren lassen sich rechtlich erst ab dem Zeitpunkt rechtfertigen, zu dem der Kunde sich bereits in Verzug befindet – üblicherweise also erst ab der zweiten Kontaktaufnahme, nicht bereits bei der ersten, eher kulanten Erinnerung, die in vielen Unternehmen bewusst als kostenfreier Kundenservice ausgestaltet wird.

Kombinierte Buchung von Mahngebühren und Verzugszinsen

In der Praxis treten Mahngebühren häufig gemeinsam mit Verzugszinsen auf, da beide auf demselben zugrunde liegenden Zahlungsverzug beruhen. Bei einer Zahlung von beispielsweise 1.013,65 Euro auf eine ursprünglich 1.000,00 Euro betragende Rechnung mit 5,00 Euro Mahngebühr und 8,65 Euro Verzugszinsen werden beide Zusatzbeträge getrennt, aber auf demselben umsatzsteuerfreien Ertragskonto gebucht – eine buchhalterische Vermischung mit dem regulären, umsatzsteuerpflichtigen Erlöskonto muss dabei unbedingt vermieden werden, da dies sonst zu einer fehlerhaften Umsatzsteuervoranmeldung führen würde.

Mahngebühren im automatisierten Dunning-Prozess

Im automatisierten Dunning Management lassen sich Mahngebühren bei jedem einzelnen Mahnschritt automatisch berechnen und der jeweils offenen Forderung hinzufügen. Diese Automatisierung reduziert nicht nur den manuellen Aufwand erheblich, sondern stellt auch sicher, dass die Gebührenhöhe konsistent und nachvollziehbar über alle Kunden hinweg gleich gehandhabt wird, statt von Fall zu Fall individuell festgelegt zu werden – eine wichtige Voraussetzung, um die Angemessenheit der jeweiligen Gebühr gegenüber jedem einzelnen Kunden gleichermaßen sicherzustellen.

Mahngebühren bei erfolglosem Mahnverfahren

Führt auch die kostenpflichtige Mahnung nicht zur Zahlung und wird der Fall an ein Inkassounternehmen oder in ein gerichtliches Mahnverfahren übergeben, entstehen zusätzliche, meist deutlich höhere Kosten, die grundsätzlich ebenfalls dem säumigen Schuldner in Rechnung gestellt werden können. Diese weiterführenden Kosten werden separat von den ursprünglichen, einfachen Mahngebühren behandelt und unterliegen jeweils eigenen rechtlichen Anforderungen an ihre Angemessenheit, da sie in der Regel deutlich umfangreichere Bearbeitungsschritte und externe Dienstleister umfassen als die einfache interne Mahnung.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere im Hinblick auf die Angemessenheit der jeweils verlangten Gebührenhöhe und deren nachvollziehbare Dokumentation.