Wie buche ich eine Direktversicherung für Mitarbeiter?

Die drei Finanzierungsmodelle im Überblick

Eine Direktversicherung für Mitarbeiter kann grundsätzlich auf drei Wegen finanziert werden: durch reine Entgeltumwandlung, bei der der Mitarbeiter auf einen Teil seines künftigen Bruttogehalts verzichtet; durch eine rein arbeitgeberfinanzierte Direktversicherung als zusätzliche freiwillige Leistung ohne Gehaltsverzicht; oder als Mischform, bei der beide Komponenten kombiniert werden. Für die Buchhaltung ist entscheidend, ob dem Arbeitgeber durch die Direktversicherung tatsächlich zusätzlicher Personalaufwand entsteht oder ob lediglich bereits vorhandenes Bruttogehalt anders verwendet wird.

Der gesetzliche Arbeitgeberzuschuss bei Entgeltumwandlung

Seit 2019 ist der Arbeitgeber bei Entgeltumwandlung zugunsten einer Direktversicherung gesetzlich verpflichtet, mindestens 15 Prozent des umgewandelten Betrags als zusätzlichen Zuschuss beizusteuern, soweit er durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart (§ 1a Abs. 1a BetrAVG). Da die tatsächliche Ersparnis in der Praxis häufig über 15 Prozent liegt, gilt dieser Wert regelmäßig als verpflichtender Mindestzuschuss.

Ein Rechenbeispiel: Entgeltumwandlung mit Pflichtzuschuss

Buchung bei der Entgeltumwandlung

Der ursprüngliche Bruttolohn bleibt in seiner Gesamthöhe unverändert als Personalaufwand bestehen – lediglich die Verwendung des umgewandelten Anteils ändert sich: Er wird nicht an den Mitarbeiter ausgezahlt, sondern an die Versicherung weitergeleitet.

Buchung des Arbeitgeberzuschusses

Der gesetzliche Pflichtzuschuss stellt echten, zusätzlichen Personalaufwand dar, da der Arbeitgeber diesen Betrag zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Bruttogehalt aufbringt:

Die abschließende Zahlung des Gesamtbeitrags von 230,00 € an die Versicherung erfolgt anschließend gegen das Verbindlichkeitskonto: Soll 1740 Verbindlichkeiten ggü. Versicherung an Haben 1200 bzw. 1800 Bank.

Buchung bei rein arbeitgeberfinanzierter Direktversicherung

Zahlt der Arbeitgeber die Direktversicherung dagegen ohne jeden Gehaltsverzicht des Mitarbeiters als zusätzliche freiwillige Leistung, entsteht der komplette Beitrag als zusätzlicher Personalaufwand – ohne die für die Entgeltumwandlung typische Aufteilung zwischen Bruttolohn und Versicherungsbeitrag:

Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Grenzen

Beiträge zur Direktversicherung sind nach § 3 Nr. 63 EStG bis zu einem bestimmten Prozentsatz der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung steuerfrei, ein geringerer Anteil davon zusätzlich sozialversicherungsfrei. Oberhalb dieser sozialversicherungsfreien Grenze bleiben Beiträge zwar weiterhin steuerfrei, es fallen jedoch reguläre Sozialversicherungsbeiträge an. Da sich die konkrete Beitragsbemessungsgrenze jährlich ändert, sollte die aktuell gültige Grenze bei jeder Anpassung des Umwandlungsbetrags neu geprüft werden.

Mischform in der Praxis

In der Praxis kombinieren viele Unternehmen beide Modelle: Der Mitarbeiter wandelt einen Teil seines Bruttogehalts um, während der Arbeitgeber zusätzlich zum gesetzlichen Pflichtzuschuss freiwillig einen höheren, über die 15 Prozent hinausgehenden Zuschuss leistet, um die betriebliche Altersvorsorge als Arbeitgeberleistung attraktiver zu gestalten. Buchhalterisch wird dabei einfach der freiwillige Zusatzanteil genauso wie der Pflichtzuschuss als zusätzlicher Personalaufwand behandelt, unabhängig davon, ob er gesetzlich vorgeschrieben oder freiwillig gewährt wird.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Lohn- und Buchhaltungssoftware sowie Kontenrahmen-Version abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater, Lohnbüro oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere im Hinblick auf die jährlich wechselnden Beitragsbemessungsgrenzen.

Was passiert bei einem Arbeitgeberwechsel?

Die Direktversicherung gilt als besonders gut übertragbarer Durchführungsweg der betrieblichen Altersvorsorge: Wechselt ein Mitarbeiter den Arbeitgeber, kann er den bestehenden Vertrag in aller Regel wahlweise privat als eigene Versicherung fortführen, beitragsfrei stellen oder – sofern der neue Arbeitgeber einen entsprechenden Rahmenvertrag anbietet – dorthin übertragen. Die bereits eingezahlten Beiträge und erworbenen Anwartschaften bleiben in jedem Fall erhalten. Für die laufende Buchhaltung des bisherigen Arbeitgebers endet mit dem Austritt des Mitarbeiters lediglich die eigene Zahlungspflicht; die Versicherung selbst läuft unabhängig davon beim jeweiligen Versicherer weiter.