Wie bucht man Geschenke an Geschäftsfreunde und Kunden?

Freigrenze statt Freibetrag: Ein entscheidender Unterschied

Seit 2024 liegt die Freigrenze für Geschenke an Geschäftsfreunde bei 50 Euro netto pro Empfänger und Wirtschaftsjahr (zuvor 35 Euro). Entscheidend ist dabei die Rechtsnatur als Freigrenze: Bleibt der Wert aller Geschenke an einen Empfänger im Jahr bei oder unter 50 Euro, ist der gesamte Betrag als Betriebsausgabe abzugsfähig. Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, entfällt der Abzug vollständig – nicht nur für den übersteigenden Teil, sondern für den kompletten Betrag.

Ein Rechenbeispiel: Geschenk innerhalb der Freigrenze

Buchung innerhalb der Freigrenze

Ein Rechenbeispiel: Geschenk über der Freigrenze

Da nach § 15 Abs. 1a UStG der Vorsteuerabzug an die ertragsteuerliche Abzugsfähigkeit gekoppelt ist, entfällt bei Überschreitung der Freigrenze zusätzlich zum Betriebsausgabenabzug auch der Vorsteuerabzug vollständig – der komplette Bruttobetrag wird auf einem gesonderten Konto für nicht abzugsfähige Betriebsausgaben erfasst:

Diese Buchung auf einem eigenen Konto ist wichtig, da der Betrag bei der Gewinnermittlung außerbilanziell wieder dem steuerlichen Gewinn hinzugerechnet werden muss und deshalb getrennt von den regulären, abzugsfähigen Betriebsausgaben nachvollziehbar bleiben muss.

Pauschalsteuer nach § 37b EStG

Geschenke lösen beim Empfänger grundsätzlich eigene Steuerpflicht aus. Um dem Geschäftsfreund diese Versteuerung zu ersparen, kann das schenkende Unternehmen freiwillig eine Pauschalsteuer von 30 Prozent auf den Geschenkwert übernehmen. Diese Pauschalierung muss einheitlich für alle Geschenke eines Wirtschaftsjahres angewendet werden und ist auf 10.000 Euro je Empfänger und Jahr begrenzt.

Bleibt das zugrunde liegende Geschenk innerhalb der 50-Euro-Freigrenze, ist neben dem Geschenk selbst auch die übernommene Pauschalsteuer als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Streuartikel: Die Ausnahme von der Freigrenze

Werbeartikel mit Firmenlogo im Wert von bis zu 10 Euro netto pro Stück – etwa Kugelschreiber, Kalender oder Notizblöcke – gelten als sogenannte Streuartikel und zählen nicht zur 50-Euro-Freigrenze. Solche Streuartikel sind unbegrenzt und zusätzlich zu regulären Geschenken als Betriebsausgabe abzugsfähig, da bei ihnen der Werbecharakter im Vordergrund steht und keine relevante persönliche Zuwendung an eine einzelne Person vorliegt.

Dokumentationspflicht

Damit das Finanzamt den Abzug anerkennt, müssen auf dem Buchungsbeleg sowohl der Name des Empfängers als auch der Anlass des Geschenks vermerkt werden. Ohne diese Angaben kann der Abzug selbst bei Einhaltung der 50-Euro-Grenze versagt werden, da die Zuordnung zu einem konkreten Empfänger für die Prüfung der Freigrenze unerlässlich ist.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei der Anwendung der Pauschalsteuer nach § 37b EStG.

Geldgeschenke sind immer steuerpflichtig

Anders als Sachzuwendungen sind reine Geldgeschenke beim Empfänger unabhängig von ihrer Höhe stets in voller Höhe steuerpflichtig – die 50-Euro-Freigrenze und die Pauschalierungsmöglichkeit nach § 37b EStG gelten ausschließlich für Sachgeschenke, nicht für Bargeld oder gleichgestellte Zuwendungen wie unbeschränkt einsetzbare Geldkarten.