Wie bucht man ein Gesellschafterdarlehen?

Der Fremdvergleichsgrundsatz

Ein Gesellschafterdarlehen wird von der Finanzverwaltung nur dann steuerlich anerkannt, wenn seine Ausgestaltung einem Vergleich mit einem Darlehen unter fremden Dritten standhält. Das betrifft insbesondere den vereinbarten Zinssatz, der sich üblicherweise in einer Bandbreite von etwa 4 bis 8 Prozent pro Jahr bewegt, abhängig von Bonität, Besicherung und Laufzeit. Bei einem beherrschenden Gesellschafter gelten zusätzlich strengere formale Anforderungen: Die Zinsvereinbarung muss im Voraus, klar und schriftlich getroffen und tatsächlich wie vereinbart durchgeführt werden – andernfalls können selbst der Höhe nach angemessene Zinsen vollständig als verdeckte Gewinnausschüttung eingestuft werden.

Richtung 1: Gesellschafter gewährt der GmbH ein Darlehen

Buchung bei Darlehensgewährung und Verzinsung

Da der Zinssatz marktüblich ist, mindern die Zinsen als reguläre Betriebsausgabe den steuerlichen Gewinn der GmbH in voller Höhe.

Steuerliche Behandlung der Zinsen beim Gesellschafter

Ist der Gesellschafter zu mindestens 10 Prozent an der GmbH beteiligt, unterliegen die erhaltenen Darlehenszinsen nicht der pauschalen 25-prozentigen Abgeltungssteuer, sondern der tariflichen Einkommensteuer mit dem persönlichen Steuersatz (§ 32d Abs. 2 Nr. 1 Buchst. b EStG). Diese Sonderregelung soll verhindern, dass Gesellschafter eine höhere tarifliche Besteuerung ihrer Gewinnanteile durch eine Umqualifizierung in günstiger besteuerte Zinseinkünfte umgehen.

Richtung 2: GmbH gewährt dem Gesellschafter ein Darlehen

Das Risiko der verdeckten Gewinnausschüttung

Gewährt die GmbH ihrem Gesellschafter das Darlehen zinslos oder zu einem erkennbar unter dem Marktniveau liegenden Zinssatz, wertet die Finanzverwaltung die entgangenen Zinsen als verdeckte Gewinnausschüttung – selbst dann, wenn aktuell ohnehin niedrige Kapitalmarktzinsen herrschen. Der fremdübliche Vergleichszinssatz muss auch bei einem eigentlich zinslos vereinbarten Darlehen angesetzt werden.

Diese verdeckte Gewinnausschüttung wird beim Gesellschafter als Kapitalertrag versteuert, ohne dass tatsächlich Geld geflossen ist – ein für viele Gesellschafter überraschender steuerlicher Nachteil eines unverzinsten Darlehens.

Nachrang im Insolvenzfall

Gerät die GmbH in eine wirtschaftliche Krise, werden Gesellschafterdarlehen nach § 39 Abs. 1 Nr. 5 InsO gegenüber den Forderungen aller übrigen Gläubiger nachrangig behandelt. Im Insolvenzfall wird ein Gesellschafter mit seiner Darlehensforderung deshalb regelmäßig erst dann bedient, wenn sämtliche anderen Gläubiger bereits vollständig befriedigt wurden – in der Praxis bedeutet das meist den vollständigen Verlust der Darlehenssumme.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei der Bestimmung des fremdüblichen Zinssatzes.

Schriftliche Dokumentation als Grundvoraussetzung

Unabhängig von der Höhe des Darlehensbetrags sollte jedes Gesellschafterdarlehen schriftlich fixiert werden – mit klaren Angaben zu Darlehenssumme, Zinssatz, Laufzeit, Tilgungsmodalitäten und gegebenenfalls vereinbarten Sicherheiten. Ein lediglich mündlich vereinbartes oder gar nur über ein formloses Verrechnungskonto abgewickeltes Darlehen erhöht das Risiko, bei einer Betriebsprüfung nicht anerkannt und stattdessen vollständig als verdeckte Gewinnausschüttung eingestuft zu werden.

Verwendung als Gesellschafterdarlehen im Subscription-Geschäft

Gerade in der Wachstumsphase junger Unternehmen mit wiederkehrender Rechnungsstellung wird ein Gesellschafterdarlehen häufig genutzt, um Liquiditätsengpässe zu überbrücken, bevor die laufenden Abonnementerlöse ausreichende eigene Mittel generieren. Eine korrekte, fremdübliche Verzinsung von Beginn an erleichtert dabei nicht nur die steuerliche Anerkennung, sondern schafft auch gegenüber künftigen externen Investoren eine transparente und nachvollziehbare Finanzierungsstruktur.