Wie bucht man den Kauf eines Firmenwagens?

Aktivierung statt laufender Aufwand

Ein gekaufter Firmenwagen geht in das wirtschaftliche und rechtliche Eigentum des Unternehmens über und muss deshalb als Vermögensgegenstand des Anlagevermögens aktiviert werden. Die Anschaffungskosten mindern den Gewinn nicht sofort in voller Höhe, sondern werden über die Nutzungsdauer verteilt als Abschreibung geltend gemacht – ein wesentlicher Unterschied zur laufenden Leasingrate, die als Mietaufwand direkt und vollständig im jeweiligen Monat gebucht wird.

Ein Rechenbeispiel: Der Kauf

Buchung des Kaufs

Der Vorsteuerabzug steht dem Unternehmen unabhängig von einer späteren privaten Mitnutzung des Fahrzeugs in voller Höhe zu – diese wird über die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch gesondert versteuert, wie bereits beim Kfz-Leasing beschrieben.

Lineare Abschreibung über sechs Jahre

Laut amtlicher AfA-Tabelle beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer eines Pkw sechs Jahre, was einem linearen Abschreibungssatz von 16,67 Prozent pro Jahr entspricht:

Monatsgenaue Abschreibung im Anschaffungsjahr

Im Jahr der Anschaffung darf nur der auf die tatsächliche Nutzungsdauer entfallende, zeitanteilige Betrag abgeschrieben werden. Bei einem Kauf im Juli verbleiben beispielsweise sechs Monate bis Jahresende:

Degressive Abschreibung als Alternative

Für nach dem 31. März 2024 erstmals zugelassene Neufahrzeuge kann alternativ zur linearen Abschreibung eine degressive Abschreibung von bis zu 25 Prozent auf den jeweiligen Restbuchwert gewählt werden. Diese führt in den ersten Jahren zu einer höheren Abschreibung als die lineare Methode, gleicht sich über die gesamte Nutzungsdauer aber wieder aus. Ein späterer Wechsel von der degressiven zur linearen Methode ist möglich und in der Praxis nach einigen Jahren häufig vorteilhaft.

Sonderabschreibung für reine Elektrofahrzeuge

Für zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschaffte, rein elektrisch betriebene Fahrzeuge kann eine deutlich beschleunigte Sonderabschreibung von bis zu 75 Prozent der Anschaffungskosten bereits im ersten Jahr genutzt werden. Diese Regelung wirkt sich erheblich auf die Liquidität aus, da ein Großteil der steuerlichen Entlastung bereits kurz nach der Anschaffung eintritt, während sich die Gesamtabschreibung über die Nutzungsdauer betrachtet nicht erhöht, sondern lediglich zeitlich vorgezogen wird.

Kauf auf Kredit statt Barzahlung

Wird der Kaufpreis nicht sofort vollständig bezahlt, sondern über ein Autokreditdarlehen finanziert, wird beim Kauf statt gegen das Bankkonto gegen ein Verbindlichkeitskonto gegenüber dem Kreditinstitut gebucht. Die AfA-Buchung selbst bleibt davon unberührt, da sie unabhängig von der Finanzierungsart stets auf Basis der vollen Anschaffungskosten erfolgt.

Inzahlungnahme eines Altfahrzeugs

Wird beim Kauf des neuen Fahrzeugs ein bisheriger Firmenwagen in Zahlung gegeben, muss dessen Restbuchwert aus dem Anlagevermögen ausgebucht werden. Liegt der vom Händler angerechnete Inzahlungnahmewert über dem Restbuchwert, entsteht ein Buchgewinn aus dem Anlagenabgang; liegt er darunter, ein entsprechender Buchverlust.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei der Wahl zwischen linearer und degressiver Abschreibung.

Vergleich zum Fuhrpark im Subscription-Geschäft

Unternehmen mit wiederkehrender Rechnungsstellung, die einen eigenen Fuhrpark für Außendienst oder Auslieferung betreiben, stehen regelmäßig vor der Grundsatzentscheidung zwischen Kauf und Leasing einzelner Fahrzeuge. Während der Kauf mit einem höheren einmaligen Kapitalbedarf und einer mehrjährigen Bindung des Vermögensgegenstands verbunden ist, bietet das Leasing eine planbare, gleichmäßige monatliche Kostenbelastung ohne eigene Aktivierung – welche Variante wirtschaftlich vorteilhafter ist, hängt stark von der individuellen Liquiditätssituation und der geplanten Nutzungsdauer des jeweiligen Fahrzeugs ab.