Wie buche ich Tankbelege und laufende Kfz-Kosten?

Ein Rechenbeispiel: Der Tankbeleg

Der Buchungssatz für Kraftstoffkosten

Da das Aufwandskonto in der Regel als automatisches Konto hinterlegt ist, genügt die Buchung des Bruttobetrags in einer Zeile – Netto- und Vorsteueranteil werden intern automatisch anhand des hinterlegten Steuersatzes ermittelt.

Wichtiger Praxishinweis bei privater Mitnutzung

Wird das Fahrzeug auch privat genutzt und die Privatnutzung über die 1-%-Regelung versteuert, werden sämtliche Kfz-Kosten – also auch alle Tankbelege – zunächst vollständig und ungekürzt als Betriebsausgabe gebucht. Die private Nutzung wird ausschließlich über die separate 1-%-Versteuerung als eigenständiger Vorgang erfasst, nicht durch eine anteilige Kürzung der einzelnen Tankbelege. Ein häufiger Fehler in der Praxis ist der Versuch, einzelne Belege nach geschätztem Privatanteil zu kürzen, statt die Kosten vollständig zu buchen und die Privatnutzung separat zu versteuern.

Kfz-Versicherung: Keine Vorsteuer

Anders als Tankbelege enthält die Kfz-Versicherungsprämie keine Umsatzsteuer, sondern die separat geregelte Versicherungsteuer. Ein Vorsteuerabzug ist deshalb nicht möglich – der volle Rechnungsbetrag wird direkt und ungekürzt als Aufwand gebucht:

Kfz-Steuer: Ebenfalls ohne Vorsteuer

Die Kfz-Steuer ist eine reine Steuer ohne Umsatzsteueranteil und wird ebenfalls ohne Vorsteuerabzug direkt als Aufwand gebucht, üblicherweise auf ein eigenes Konto getrennt von den laufenden Betriebskosten und der Versicherung:

Weitere laufende Kosten

Auch Reparaturen, Inspektionen, Wagenpflege und Parkgebühren zählen zu den laufenden Kfz-Betriebskosten und werden – sofern mit ausgewiesener Umsatzsteuer in Rechnung gestellt – nach demselben Schema wie Tankbelege gebucht: voller Vorsteuerabzug, Buchung auf das Aufwandskonto für laufende Kfz-Betriebskosten.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.

Tankkarten und Sammelabrechnungen

Wird eine Tankkarte genutzt, stellt der Tankkartenanbieter häufig eine monatliche Sammelrechnung über sämtliche Betankungen des Abrechnungszeitraums aus, statt jeden Einzelbeleg separat abzurechnen. Für die Buchung ändert sich dadurch grundsätzlich nichts – die Sammelrechnung wird wie ein einzelner Tankbeleg auf das Konto für laufende Kfz-Betriebskosten gebucht, allerdings in einem Betrag für den gesamten Abrechnungszeitraum statt vieler einzelner Buchungen pro Tankvorgang. Diese Bündelung reduziert den buchhalterischen Aufwand bei Fahrzeugflotten mit häufigen Betankungen erheblich.

Elektrofahrzeuge: Ladestrom statt Tankbeleg

Bei Elektrofahrzeugen tritt an die Stelle des klassischen Tankbelegs die Stromrechnung für das Laden – sei es an einer öffentlichen Ladesäule, beim Anbieter einer Ladekarte oder über eine betriebliche Wallbox. Buchhalterisch wird der Ladestrom nach demselben Grundprinzip wie Kraftstoff behandelt: voller Vorsteuerabzug bei ausgewiesener Umsatzsteuer, Buchung auf das Konto für laufende Kfz-Betriebskosten. Wird das Fahrzeug an einer privaten Wallbox zu Hause geladen und die Stromkosten dem Unternehmen anschließend erstattet, empfiehlt sich eine besonders sorgfältige Dokumentation des tatsächlichen Ladeverbrauchs, um die Erstattung im Fall einer Betriebsprüfung nachvollziehbar zu belegen.

Zusammenhang mit dem Fuhrpark im Subscription-Geschäft

Unternehmen mit einem eigenen Fuhrpark, etwa für den Außendienst oder die Auslieferung, sehen sich regelmäßig mit einer Vielzahl kleinerer, wiederkehrender Belege konfrontiert – Tankbelege, Waschanlagen, Parkgebühren. Ein automatisiertes Buchhaltungssystem mit klar definierten Standardkonten für laufende Kfz-Betriebskosten reduziert hier den manuellen Erfassungsaufwand erheblich, insbesondere wenn Belege über eine Foto-Erfassung direkt in die Buchhaltung übernommen werden, statt jeden Beleg einzeln manuell nachzuerfassen.

Mautgebühren und Parkgebühren im Ausland

Auch im europäischen Ausland anfallende Maut- und Parkgebühren zählen zu den laufenden Kfz-Betriebskosten. Bei ausländischer Umsatzsteuer auf solchen Belegen ist ein direkter Vorsteuerabzug über die reguläre deutsche Umsatzsteuervoranmeldung jedoch nicht möglich – hierfür ist stattdessen das gesonderte Vorsteuervergütungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern vorgesehen. In der laufenden Buchhaltung wird der Beleg zunächst brutto als Aufwand erfasst, die spätere Erstattung im Rahmen des Vergütungsverfahrens wird dann als separater, eigenständiger Vorgang gebucht.