Wie bucht man Teilrechnung und Schlussrechnung?

Teilrechnung ist nicht dasselbe wie eine Abschlagsrechnung

Eine Teilrechnung setzt voraus, dass ein vertraglich klar abgrenzbarer Teil der Gesamtleistung bereits vollständig erbracht und vom Kunden abgenommen wurde – etwa die abgeschlossene Konzeptionsphase eines IT-Projekts, während die Umsetzung noch aussteht. Die Umsatzsteuer entsteht dabei sofort mit Abnahme dieser Teilleistung, unabhängig davon, wann der Kunde tatsächlich zahlt.

Eine Abschlagsrechnung beziehungsweise Anzahlungsrechnung fordert dagegen lediglich eine Zahlung auf eine insgesamt noch nicht abgeschlossene Gesamtleistung, etwa „30 Prozent nach Baufortschritt", ohne dass eine eigenständig abgenommene Teilleistung vorliegt. Hier entsteht die Umsatzsteuer erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang. Diese Unterscheidung ist keine reine Formalie, sondern entscheidet direkt darüber, zu welchem Zeitpunkt die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt geschuldet wird.

Ein Rechenbeispiel: Teilrechnung

Der häufigste Fehler: Doppelfakturierung in der Schlussrechnung

Die Schlussrechnung rechnet nach vollständiger Fertigstellung und Abnahme des Gesamtprojekts nur noch die verbleibenden, bislang nicht abgerechneten Leistungsteile ab. Wird dabei versehentlich die volle Gesamtsumme erneut in Rechnung gestellt, ohne die bereits gestellten Teilrechnungen abzuziehen, entsteht eine Doppelfakturierung – ein in der Praxis überraschend häufiger Fehler, der beim Kunden zu Recht Rückfragen und Zahlungsverzögerungen auslöst.

Ein Rechenbeispiel: Schlussrechnung

Auf der Schlussrechnung selbst sollten zur Nachvollziehbarkeit stets die Gesamtsumme, alle bereits gestellten Teilrechnungen mit Datum und Nummer sowie der daraus resultierende Restbetrag transparent aufgeführt werden.

Pflichtangaben und Kennzeichnung

Sowohl Teilrechnung als auch Schlussrechnung müssen die üblichen Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG enthalten. Zusätzlich sollte die Teilrechnung eindeutig als solche gekennzeichnet sein und einen klaren Bezug zur konkret abgerechneten Teilleistung samt Abnahmedatum enthalten, damit die spätere Verrechnung in der Schlussrechnung lückenlos nachvollziehbar bleibt.

Besonderheit bei Bauleistungen nach VOB/B

Im Bauwesen gelten bei vereinbarter VOB/B zusätzliche Besonderheiten: § 14 VOB/B schreibt konkrete Fristen für die Einreichung der Schlussrechnung nach Fertigstellung vor, und Auftraggeber können eine als „nicht prüfbar" eingestufte Schlussrechnung zurückweisen. Hinzu kommt häufig ein vertraglich vereinbarter Sicherheitseinbehalt, der erst nach Ablauf der Gewährleistungsfrist oder gegen Vorlage einer Bürgschaft ausgezahlt wird. Für Nicht-Bauleistungen, etwa IT- oder Beratungsprojekte, gelten diese speziellen VOB-Fristen dagegen nicht.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.