Ein Chargeback ist die Rückbuchung einer Kreditkartenzahlung auf Verlangen des Karteninhabers, abgewickelt über die kartenausgebende Bank und das jeweilige Kartennetzwerk wie Visa, Mastercard oder American Express. Anders als bei der SEPA-Lastschrift steht dem Karteninhaber dafür eine deutlich längere Frist von bis zu 120 Tagen zur Verfügung.
Wie das Chargeback-Verfahren abläuft
Entdeckt ein Karteninhaber eine aus seiner Sicht fehlerhafte oder unberechtigte Abbuchung, kann er bei seiner kartenausgebenden Bank ein Chargeback beantragen. Diese meldet den Vorgang an das Kartennetzwerk, das ihn zur Prüfung an die Bank des Zahlungsempfängers weiterleitet. Der betroffene Händler wird daraufhin zur Stellungnahme aufgefordert und kann dem Chargeback widersprechen, sofern er die Berechtigung der Zahlung belegen kann – etwa durch Rechnung, Liefernachweis oder Kommunikationsverlauf mit dem Kunden.
Die 120-Tage-Frist im Vergleich zur SEPA-Lastschrift
Kartennetzwerke räumen Karteninhabern in der Regel bis zu 120 Tage ab dem Transaktionsdatum ein, um ein Chargeback einzuleiten – deutlich länger als die achtwöchige Widerspruchsfrist bei der SEPA-Basislastschrift. Für Subscription-Anbieter, die sowohl Kartenzahlungen als auch Lastschriften akzeptieren, bedeutet das: Eine erfolgreich eingezogene Kartenzahlung ist deutlich länger mit einem Rückbuchungsrisiko behaftet als eine erfolgreich eingezogene Lastschrift.
Reason Codes als Grundlage jeder Entscheidung
Jedes Chargeback wird mit einem standardisierten Grund versehen, einem sogenannten Reason Code – etwa nicht erhaltene Ware, Betrugsverdacht oder eine nicht verarbeitete Gutschrift. Allein bei Visa existieren mehrere Dutzend solcher Codes, gegliedert in wenige Oberkategorien. Nur wenn der Karteninhaber einen dieser anerkannten Gründe glaubhaft macht, wird die Rückbuchung von der Bank überhaupt genehmigt.
Abgrenzung zur Rücklastschrift
Ein Chargeback unterscheidet sich grundlegend von der bereits behandelten Rücklastschrift bei der SEPA-Lastschrift: Während eine Rücklastschrift meist aus technischen Gründen wie unzureichender Kontodeckung entsteht und für den Zahlungsempfänger regelmäßig mit einer Rücklastschriftgebühr verbunden ist, wird ein Chargeback aktiv vom Karteninhaber wegen einer inhaltlich bestrittenen Zahlung eingeleitet und ist für ihn selbst grundsätzlich kostenfrei.
Bedeutung für Subscription-Anbieter
Eine dauerhaft hohe Chargeback-Rate ist für Kartenzahlungsdienstleister ein Warnsignal und kann im Extremfall zum Verlust der Kartenakzeptanz führen, da die Kartennetzwerke selbst Grenzwerte für ein akzeptables Chargeback-Verhältnis vorgeben. Ein transparenter Rechnungsversand, ein gut sichtbarer Kündigungsbutton sowie ein funktionierendes Self-Service-Portal senken das Risiko, dass Kunden statt einer regulären Kündigung den vermeintlich schnelleren Weg über ein Chargeback wählen.
Vorläufige Belastung mit Widerspruchsmöglichkeit
Ein eingeleitetes Chargeback wird zunächst unter Vorbehalt zulasten des Händlerkontos gebucht, bevor die endgültige Entscheidung feststeht. Der Händler kann dieser vorläufigen Belastung mit entsprechenden Nachweisen widersprechen; die Bank ist jedoch nicht verpflichtet, diesem Widerspruch zu folgen, sondern trifft die endgültige Entscheidung eigenständig anhand der vorliegenden Belege und des jeweiligen Reason Codes.
Prävention statt nachträglicher Klärung
Da ein einmal eingeleitetes Chargeback-Verfahren für den Händler mit Aufwand und Unsicherheit verbunden ist, lohnt sich vorbeugendes Handeln: Klare Rechnungsbeschreibungen auf der Kreditkartenabrechnung, die den Kunden eindeutig an das eigene Unternehmen erinnern, sowie ein leicht erreichbarer Kundenservice reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden statt einer direkten Kontaktaufnahme gleich den Weg über ein Chargeback wählen.