Eine Dauerrechnung ist eine einzelne Rechnung über Leistungen, die über einen längeren Zeitraum wiederholt und zu gleichbleibendem Preis erbracht werden. Statt für jeden Monat oder jedes Quartal ein neues Dokument auszustellen, deckt sie mehrere Abrechnungszeiträume ab. Typisch ist sie bei Miet-, Pacht-, Leasing- und Wartungsverträgen.
Was eine Dauerrechnung ausmacht
Das Umsatzsteuerrecht kennt den Begriff nicht als eigenen Rechnungstyp. Eine Dauerrechnung ist rechtlich eine ganz normale Rechnung, die lediglich mehrere gleichartige Leistungszeiträume zusammenfasst. Besondere gesetzliche Zusatzanforderungen gibt es deshalb nicht: Es gelten die üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, wie sie auch die FAQ zu den Pflichtangaben zusammenfasst. Der Leistungsempfänger kann mit ihr, sofern sie inhaltlich ordnungsgemäß ist, den Vorsteuerabzug geltend machen, ohne dass für jede Periode eine eigene Rechnung vorliegen muss.
Typische Anwendungsfälle
Eingesetzt wird die Dauerrechnung bei Dauerschuldverhältnissen mit unverändertem Entgelt, etwa bei der Vermietung von Gewerbeflächen, bei Leasingraten oder bei Wartungs- und Servicepauschalen. Überall dort würde sonst jeden Monat ein identisches Dokument entstehen, das keinerlei neue Informationen enthält.
Kennzeichnung und Gültigkeitszeitraum
In der Praxis hat sich durchgesetzt, das Dokument ausdrücklich als „Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG" zu bezeichnen und den Zeitraum anzugeben, für den es gilt. Beides ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, schafft aber Klarheit gegenüber Empfänger und Finanzamt. Üblich ist ein Kalenderjahr, sodass jährlich eine neue Dauerrechnung ausgestellt wird. Auf dem Dokument sollten zudem der Betrag je Abrechnungsperiode, der Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag klar erkennbar sein.
Ein Rechenbeispiel
📐 Beispieldaten
Wartungsvertrag, Gültigkeit 1. Januar bis 31. Dezember: monatlich 150,00 € netto + 28,50 € USt (19 %) = 178,50 € brutto · für zwölf Monate ergeben sich insgesamt 1.800,00 € netto, 342,00 € Umsatzsteuer und 2.142,00 € brutto
Ein Dokument genügt für das gesamte Jahr, solange sich an den Rahmendaten nichts ändert.
Wann eine neue Dauerrechnung nötig wird
Die Dauerrechnung gilt nur, solange die in ihr enthaltenen Angaben zutreffen. Ändern sich der Betrag, der Steuersatz oder der Leistungsumfang, etwa durch eine Indexanpassung der Miete, muss eine neue Dauerrechnung ausgestellt werden. Für bereits fehlerhafte Angaben gelten die Regeln zur Rechnungskorrektur.
Der Vertrag als Dauerrechnung
Enthält ein Dauerschuldverhältnis, etwa ein Mietvertrag, bereits alle für eine Rechnung erforderlichen Angaben, kann der Vertrag selbst als Dauerrechnung dienen. Das ist bequem, wird aber schnell problematisch, wenn Angaben fehlen oder sich im Laufe der Zeit ändern. Viele Unternehmen stellen deshalb zusätzlich zum Vertrag eine eigene, klar gekennzeichnete Dauerrechnung aus.
Abgrenzung zum Recurring Billing
Die Dauerrechnung ist nicht dasselbe wie Recurring Billing. Beim Recurring Billing entsteht zu jedem Abrechnungszeitpunkt automatisch eine neue, eigenständige Rechnung auf Basis des hinterlegten Vertrags. Das ist bei wechselnden Beträgen, Tarifwechseln oder nutzungsbasierten Modellen die flexiblere Lösung, wie auch die FAQ zur Software für Dauerrechnungen erläutert. Die Dauerrechnung eignet sich dagegen für starre Konditionen. Die Abrechnungsrhythmen selbst beschreibt der Abrechnungszyklus.
Dauerrechnung und E-Rechnung
Im inländischen B2B-Geschäft gelten die Vorgaben zur E-Rechnung auch für Dauerrechnungen: Nach Ablauf der Übergangsfristen muss sie in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden. Nach verbreiteter Auslegung genügt dafür eine einmalige E-Rechnung, die dann für den gesamten Zeitraum gilt. Einzelheiten, etwa bei bestehenden Verträgen, sollten im Zweifel mit dem Steuerberater geklärt werden.