Zum Jahreswechsel 2026/2027 endet für die Mehrheit der deutschen Unternehmen eine wichtige Übergangsfrist der E-Rechnungspflicht: Die bislang großzügige Möglichkeit, Rechnungen im B2B-Bereich weiterhin als einfaches PDF oder auf Papier zu versenden, läuft für viele Unternehmen zum 31. Dezember 2026 aus.
Was sich zum 1. Januar 2027 ändert
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr 2026 ihre B2B-Rechnungen im Inland zwingend als strukturierte E-Rechnung in einem Format wie XRechnung oder ZUGFeRD versenden. Ein einfaches PDF per E-Mail reicht dann für diese Unternehmen nicht mehr aus – selbst wenn der Rechnungsempfänger diesem Format ausdrücklich zustimmen würde.
Wichtig: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, nicht nur der B2B-Anteil
Bei der Prüfung der 800.000-Euro-Schwelle zählt der gesamte Umsatz des Unternehmens im Jahr 2026 – einschließlich B2C-Geschäft und Auslandsumsätzen, nicht nur der inländische B2B-Anteil. Unternehmen, die im Jahr 2026 unerwartet über diese Grenze gerutscht sind, sollten das rechtzeitig prüfen, um ab Januar 2027 nicht überrascht zu werden.
Zusätzliches Jahr für kleinere Unternehmen
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 erhalten eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers auch einfache elektronische Formate wie PDF verwenden – jedoch nur noch für ein weiteres Jahr, bevor auch für sie ab 2028 die volle Versandpflicht greift.
Kleinunternehmer: Dauerhafte statt nur befristete Ausnahme
Eine wichtige Klarstellung, die in vielen verkürzten Darstellungen der Übergangsfristen untergeht: Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, sind nach § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht zum Versand einer E-Rechnung befreit – nicht nur bis zu einem bestimmten Übergangsdatum. Kleinunternehmer können also auch über 2027 und 2028 hinaus weiterhin einfache PDF- oder Papierrechnungen versenden, sofern sie das möchten. Unverändert bleibt dagegen die bereits seit 2025 geltende Pflicht, selbst eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können – diese betrifft ausnahmslos alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer.
Was betroffene Unternehmen jetzt prüfen sollten
Wer im Jahr 2026 voraussichtlich über die 800.000-Euro-Schwelle kommt, sollte die technische Umstellung auf ein E-Rechnung-fähiges System nicht erst im Dezember angehen. Dazu gehört sowohl die Fähigkeit, XRechnung oder ZUGFeRD korrekt zu erzeugen, als auch die dauerhafte, GoBD-konforme Archivierung der strukturierten Datensätze über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg.