Eine Gutschrift (englisch Credit Note) ist ein Beleg, mit dem ein Lieferant dem Kunden einen Betrag zurückgibt oder anrechnet, etwa bei Rückgabe, Preisnachlass oder Falschberechnung. Im Steuerrecht gibt es daneben die Gutschrift als Abrechnungsdokument des Leistungsempfängers.
Zwei Bedeutungen im Alltag
Im kaufmännischen Sprachgebrauch ist die Gutschrift die Korrektur einer Rechnung zugunsten des Kunden. Im Umsatzsteuerrecht (§ 14 Abs. 2 UStG) ist sie dagegen eine Rechnung, die der Leistungsempfänger im Namen des Leistenden ausstellt, zum Beispiel bei Provisionsabrechnungen. Dieser Eintrag behandelt die kaufmännische Gutschrift. Der Unterschied zur Rechnungskorrektur ist im Ratgeber Gutschrift vs. Rechnungskorrektur beschrieben.
Wann eine Gutschrift entsteht
- Der Kunde gibt Ware zurück oder kündigt mit Erstattung des Restbetrags.
- Es wird ein nachträglicher Preisnachlass oder Bonus gewährt.
- Eine Rechnung war zu hoch, und der Differenzbetrag wird erstattet.
- Ein Dienstleister erstattet nach einer Reklamation einen Teil des Entgelts.
Was eine Gutschrift enthalten sollte
Die Gutschrift sollte auf die ursprüngliche Rechnung verweisen, den Erstattungsbetrag netto, den Steuersatz und die Steuer getrennt ausweisen und eine eigene fortlaufende Nummer tragen. Hinweise zu den Angaben finden Sie unter Pflichtangaben der Rechnung. Soll die gesamte Rechnung rückgängig gemacht werden, spricht man eher von einem Storno, siehe Rechnungskorrektur und Storno.
Umsatzsteuer und Buchung
Eine Gutschrift mindert das Entgelt und damit die Umsatzsteuer. Der Lieferant bucht eine Erlösminderung und korrigiert die Umsatzsteuer, der Kunde berichtigt den Vorsteuerabzug. Das Vorgehen zeigt der Beitrag Gutschrift buchen. Wird der Betrag nicht ausgezahlt, sondern mit künftigen Rechnungen verrechnet, bleibt er auf dem Debitorenkonto stehen, siehe Debitorenbuchhaltung.
Gutschriften im Abo-Geschäft
Im Abo-Geschäft entstehen Gutschriften etwa bei vorzeitiger Kündigung, Downgrade oder Kulanz. Warum sie wichtig sind und wann sie sinnvoll sind, erklärt die Meldung Gutschriften im Subscription-Management. Ob und wie Fakturia Ihren Fall abbildet, klären Sie am besten im Beratungsgespräch.