Die Pflichtangaben einer Rechnung regelt § 14 Abs. 4 UStG. Sie entscheiden darüber, ob der Empfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen darf. Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung formal fehlerhaft und muss berichtigt werden. Für Subscription-Anbieter ist das besonders relevant, weil dieselbe Vorlage tausendfach automatisch erzeugt wird.
Wofür die Pflichtangaben wichtig sind
Nur eine Rechnung, die alle Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG erfüllt, berechtigt den Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Für den Rechnungsaussteller bedeutet das: Fehler in der Vorlage wirken sich bei jedem einzelnen Kunden aus. Wer Rechnungen automatisiert erzeugt, sollte die Pflichtangaben deshalb einmal sauber im Template hinterlegen und regelmäßig prüfen.
Die wichtigsten Pflichtangaben im Überblick
Eine reguläre Rechnung muss im Kern folgende Angaben enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung bzw. der Leistungszeitraum
- das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa Rabatt oder Skonto
- der Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Ratgeber Rechnung schreiben, eine kompakte Zusammenfassung in der FAQ zu den Pflichtangaben.
Rechnungsnummer und Leistungszeitraum
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und der Identifizierung der Rechnung dienen. Zulässig sind auch mehrere getrennte Nummernkreise, etwa je Standort oder Rechnungsart. Beim Leistungszeitpunkt genügt der Kalendermonat, bei Abonnements wird in der Regel der Abrechnungszeitraum angegeben. Mehr dazu im Ratgeber zur Rechnungsnummer und in der FAQ zur lückenlosen Rechnungsnummer.
Sonderfälle mit zusätzlichen Hinweisen
📌 Wann weitere Angaben nötig sind
Gutschrift: Das Dokument muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet werden. · Steuerschuldumkehr: Bei Leistungen, für die der Empfänger die Steuer schuldet, ist ein Hinweis darauf erforderlich, siehe Reverse-Charge-Verfahren. · Steuerbefreite Leistungen: Hier genügt ein Hinweis auf die Befreiung, etwa mit Nennung der Rechtsgrundlage. · Grundstücksleistungen an Privatpersonen: Hier ist ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht notwendig.
Vereinfachte Regeln für Kleinbetragsrechnungen
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV reduzierte Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt einschließlich Steuer sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Befreiung. Die Besonderheiten erläutert die FAQ zur Kleinbetragsrechnung; die Buchung zeigt die Seite Kleinbetragsrechnung buchen.
Neue Pflichtangabe: Wirtschafts-Identifikationsnummer
Mit der schrittweisen Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer kommt eine weitere Angabe hinzu. Zum Stand und zu den noch offenen Fragen der Umsetzung informiert die News zur W-IdNr. als Rechnungsangabe.
Was bei fehlenden Angaben passiert
Eine unvollständige Rechnung kann der Aussteller nachträglich berichtigen, indem er das Dokument ergänzt oder neu ausstellt. Bis dahin riskiert der Empfänger den Vorsteuerabzug. Für den Ablauf gelten die Regeln zur Rechnungskorrektur. Rechnungen müssen zudem acht Jahre aufbewahrt werden, Einzelheiten dazu in der FAQ zur Aufbewahrungsfrist.
Pflichtangaben und E-Rechnung
Die inhaltlichen Pflichtangaben gelten unverändert auch für die E-Rechnung. Neu ist nur das Format: Die Angaben müssen in strukturierter Form, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD, vorliegen. Die Zeitpläne beschreibt die News zum Ende der Übergangsfrist.