Offene Rechnungen binden Liquidität, und manuelles Mahnen kostet Zeit. Dieser Ratgeber zeigt, wie Unternehmer ihr Mahnwesen automatisieren können, welche Softwarelösungen es gibt und worauf rechtlich zu achten ist.
Warum sich das Mahnwesen automatisieren lässt – und lohnt
Offene Rechnungen kosten Liquidität, und das manuelle Nachfassen kostet zusätzlich Zeit. Wer jede Zahlungserinnerung einzeln schreibt, Fristen im Kalender notiert und Zahlungseingänge von Hand prüft, hat schnell einen festen Wochentermin allein für das Thema Forderungen. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: 60 überfällige Rechnungen im Monat und rund zehn Minuten Aufwand je Fall ergeben 10 Stunden Arbeit, die ein regelbasierter Prozess weitgehend übernehmen kann. Wer sein Mahnwesen automatisieren möchte, gewinnt aber nicht nur Zeit. Mahnungen gehen pünktlich und im gleichen Ton an alle Kunden, nichts wird vergessen, und der Prozess ist dokumentiert.
Dieser Ratgeber zeigt, welche Stufen der Automatisierung es gibt, welche Arten von Mahnwesen Software sich unterscheiden lassen und wo die jeweiligen Grenzen liegen. Wie eine Mahnung rechtlich aufgebaut ist, erklärt der Beitrag Mahnung schreiben: Vorlage und rechtssichere Formulierung.
Rechtliche Grundlagen in Kürze
Eine Software kann nur umsetzen, was Sie vorher festlegen. Deshalb vorab die wichtigsten Regeln:
- Verzug: Nach § 286 BGB kommt ein Schuldner in Verzug, wenn er nach Fälligkeit und Mahnung nicht zahlt. Ist ein Zahlungsziel kalendermäßig bestimmt, braucht es keine Mahnung. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug ein. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn auf diese Folge in der Rechnung besonders hingewiesen wurde.
- Verzugszinsen: Nach § 288 BGB betragen sie bei Verbrauchern fünf, bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Die Bundesbank hat diesen zum 1. Juli 2026 auf 1,52 % festgesetzt. Das ergibt 6,52 % beziehungsweise 10,52 %.
- Verzugspauschale: Gegenüber Unternehmen kommen 40 € pro Entgeltforderung hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet.
- Mahnkosten: Ersetzt werden grundsätzlich nur tatsächlich entstandene Kosten. Pauschale Mahngebühren sollten Sie moderat ansetzen und im Zweifel rechtlich prüfen lassen.
Ein Beispiel: Ein Unternehmenskunde zahlt eine Rechnung über 5.000 € 30 Tage zu spät. Die Verzugszinsen betragen rund 43,23 € (5.000 € × 10,52 % × 30/365), dazu kommen 40 € Pauschale. Gegenüber einem Verbraucher wären es etwa 26,79 € Zinsen und keine Pauschale. Diese Beträge lassen sich in jeder Software hinterlegen, sind aber kein Ersatz für die Prüfung im Einzelfall.
Die vier Stufen der Automatisierung
| Stufe | Was passiert | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| 1. Manuell mit Vorlage | Sie erkennen überfällige Rechnungen selbst und verschicken Mahnungen aus einer Textvorlage | Wenige Rechnungen pro Monat |
| 2. Halbautomatisch | Die Software markiert überfällige Rechnungen und bereitet die Mahnung vor, Sie lösen den Versand per Klick aus | Klassische Rechnungsprogramme |
| 3. Regelbasiert automatisch | Mahnstufen, Fristen und Texte sind einmal definiert, Zahlungserinnerung und Mahnungen gehen von selbst raus | Viele Rechnungen oder wiederkehrende Abrechnung |
| 4. Automatisch mit Eskalation | Wie Stufe 3, zusätzlich Zahlungsabgleich per Bankanbindung, Kundenportal und Übergabe an Inkasso oder Mahnbescheid | Abo-Geschäft und hohe Rechnungsvolumen |
Unabhängig von der Stufe gilt: Je zuverlässiger der Zahlungseingang erkannt wird, desto seltener gehen Mahnungen an Kunden, die längst gezahlt haben. Ein automatischer Kontenabgleich ist deshalb die wichtigste Grundlage. Auch eine automatische Zahlungserinnerung vor Fälligkeit und ein klar angegebenes Zahlungsziel auf jeder Rechnung gehören zum Fundament.
Welche Softwarelösungen gibt es?
Für Mahnwesen Software lassen sich vier Gruppen unterscheiden. Die Angaben zu den Herstellern stammen aus deren Dokumentation und Ratgeberseiten und können sich ändern. Prüfen Sie den aktuellen Funktionsumfang und die Tarife vor einer Entscheidung direkt beim Anbieter.
1. Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme
Programme wie Lexware Office oder sevdesk bringen ein Mahnwesen mit, das nach den Beschreibungen der Anbieter und Fachportale vor allem auf Knopfdruck arbeitet: Die Software zeigt überfällige Rechnungen an, Sie wählen die Rechnung aus, der Text ist vorausgefüllt, und Sie verschicken die Mahnung per Klick. Das ist komfortabel, bleibt aber ein halbautomatischer Prozess. Für Lexware Office gibt es außerdem Zusatzwerkzeuge von Partnern, etwa autoMahntion. Nach Angaben des Anbieters lassen sich damit bis zu sechs Stufen (drei Zahlungserinnerungen, drei Mahnstufen) automatisch versenden, einzelne Rechnungen können pausiert werden.
easybill beschreibt in seiner Hilfe ein automatisiertes Mahnwesen mit Regeln: Pro Rechnungsvorlage legen Sie fest, wie viele Tage nach Fälligkeit eine Zahlungserinnerung, eine Mahnung oder eine Vormerkung für die Inkasso-Übergabe erzeugt wird. Mahngebühren sind für Mahnungen einstellbar, ein Mindestbetrag lässt sich festlegen, und der Versand kann per E-Mail, Post oder Fax erfolgen. Die Übergabe an das Inkassounternehmen wird dabei nur vorbereitet und muss manuell erfolgen.
2. Spezialisierte Mahn- und Forderungstools
Daneben gibt es Zusatzdienste, die an bestehende Buchhaltungs- oder Rechnungssysteme angebunden werden und ausschließlich das Mahnen übernehmen. Sie eignen sich, wenn Ihre Rechnungen weiterhin in einem Fremdsystem entstehen und dieses selbst kein automatisches Mahnwesen bietet.
3. Inkasso- und Forderungsmanagement-Dienstleister
Wer das Mahnen und Eintreiben nicht selbst betreiben möchte, kann es an Dienstleister auslagern. Diese übernehmen den Schriftverkehr, die Kundenansprache und bei Bedarf das gerichtliche Verfahren. Dafür fallen Gebühren an, die Konditionen unterscheiden sich stark. Ein Vergleich mehrerer Angebote und ein Blick auf die Seriosität des Anbieters lohnen sich.
4. Subscription-Billing-Systeme
Wer wiederkehrend abrechnet, braucht ein Mahnwesen, das eng mit Abrechnung, Zahlungsverfahren und Vertragsverwaltung verzahnt ist. Hier setzt Fakturia an.
Mahnwesen automatisieren mit Fakturia
Fakturia ist eine deutsche Subscription-Management-Software für Unternehmen mit abobasierten Geschäftsmodellen. Das Mahnwesen ist ein fester Bestandteil des Order-to-Cash-Prozesses:
- Mehrstufiges Mahnwesen: Kunden erhalten pro Mahnstufe eine E-Mail mit angepasstem Text und der offenen Rechnung im Anhang. Anzahl der Stufen, zeitlicher Abstand und Tonalität sind konfigurierbar.
- Zahlung direkt aus der Mahnung: Im Self-Service-Portal können Kunden offene Rechnungen online bezahlen oder neue Kreditkartendaten hinterlegen.
- Rücklastschriften: Über die Anbindung an finAPI erkennt Fakturia Rücklastschriften beim Kontenabgleich, informiert den Kunden per E-Mail und berechnet eine frei definierbare Rücklastschriftgebühr. Als Folgeaktion lässt sich festlegen, ob der Kunde auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert wird. Wie ein Mahnprozess danach weiterläuft, zeigt die Funktionsseite zum automatischen Mahnwesen.
- Zahlungsverfahren: Lastschrift über die Hausbank oder Zahlung über Anbieter wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal.
- Auswertungen und Schnittstellen: Reports etwa zu Churn und MRR, eine REST-API und Webhooks für die Anbindung eigener Systeme.
Wichtige Einschränkung
Fakturia kann Mahnungen nur für Rechnungen versenden, die in Fakturia selbst erstellt wurden. Ein Import von Rechnungen aus Fremdsystemen ist nicht möglich. Fakturia ist deshalb keine Ergänzung für ein bestehendes Rechnungsprogramm, sondern eine Lösung für Unternehmen, die Verträge und wiederkehrende Rechnungen direkt in Fakturia abwickeln. Wer seine Rechnungen weiter in einem anderen System schreibt, braucht für das Mahnwesen eine Lösung aus den Gruppen 1 bis 3.
Mehr zu den Besonderheiten dieses Geschäftsmodells finden Sie im Ratgeber Dunning-Management im Abo-Geschäft und im Glossar unter Dunning-Management. Zu Rücklastschriften lesen Sie auch den Eintrag zur Rücklastschrift.
Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen?
| Situation | Passende Lösung |
|---|---|
| Wenige Rechnungen, Rechnungsprogramm im Einsatz | Mahnfunktion im Rechnungsprogramm, ggf. mit Zusatztool |
| Viele Einzelrechnungen aus einem Fremdsystem | Spezialisiertes Mahntool oder Regel-Mahnwesen im Buchhaltungsprogramm |
| Zahlungsmoral schwierig, Eintreibung nicht gewünscht | Inkasso-Dienstleister |
| Wiederkehrende Abos, Lastschrift und Kartenzahlung | Subscription-Billing wie Fakturia, bei dem Abrechnung und Mahnwesen in einem System liegen |
So führen Sie ein automatisiertes Mahnwesen ein
- Zahlungsbedingungen klären: Zahlungsziel, Skonto und Hinweis auf die Verzugsfolgen gehören auf jede Rechnung.
- Mahnkaskade festlegen: Zum Beispiel Erinnerung wenige Tage nach Fälligkeit, erste Mahnung nach ein bis zwei Wochen, letzte Mahnung mit Frist und Hinweis auf weitere Schritte.
- Texte vorbereiten: Freundlich in der ersten, sachlich in der zweiten und bestimmt in der letzten Stufe. Mit Rechnungsnummer, Betrag und konkretem Datum.
- Ausnahmen definieren: Mindestbeträge, Kundengruppen oder Rechnungen in Klärung sollten sich vom Mahnlauf ausnehmen lassen.
- Zahlungseingang automatisch abgleichen: Bankanbindung oder Zahlungsanbieter verhindern unnötige Mahnungen.
- Eskalation planen: Wann geht eine Forderung an Inkasso oder ins gerichtliche Mahnverfahren?
- Auswerten: Offene Posten, Zahlungsdauer und Ausfallquote regelmäßig prüfen.
Wenn Sie sehen möchten, wie das Mahnwesen in Fakturia aussieht, können Sie kostenlos einen Testmandanten anlegen. Fragen zu Ihrem Geschäftsmodell klären Sie in einem Beratungsgespräch.
Fazit
Das Mahnwesen automatisieren zu wollen, ist eine Frage der Rechnungsmenge und des Geschäftsmodells. Für wenige Rechnungen reicht die Mahnfunktion des Rechnungsprogramms. Wer viele Rechnungen schreibt, sollte ein regelbasiertes Mahnwesen mit automatischem Zahlungsabgleich nutzen. Im Abo-Geschäft lohnt sich ein System, das Abrechnung, Zahlung und Mahnen verbindet. Fakturia leistet das für Rechnungen, die in Fakturia erstellt werden. Für Rechnungen aus Fremdsystemen ist es nicht geeignet.
Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Zinssätze und Funktionen der genannten Anbieter ändern sich, prüfen Sie diese vor einer Entscheidung.