Wie bucht man eine Betriebsveranstaltung (Weihnachtsfeier)?

Berechnung der Pro-Kopf-Kosten

Um zu prüfen, ob der 110-Euro-Freibetrag eingehalten wird, werden sämtliche Kosten der Veranstaltung – Verpflegung, Raummiete, Rahmenprogramm, Geschenke und Fahrtkosten – addiert und durch die Anzahl der tatsächlich teilnehmenden Personen geteilt. Maßgeblich ist dabei nach einem BFH-Urteil ausdrücklich die Zahl der tatsächlich Anwesenden, nicht die Zahl der ursprünglich angemeldeten Teilnehmer – sagen Kollegen kurzfristig ab, verteilen sich die bereits feststehenden Fixkosten auf weniger Köpfe und der Pro-Kopf-Betrag steigt entsprechend.

Ein Rechenbeispiel: Innerhalb des Freibetrags

Buchung innerhalb des Freibetrags

Da die Pro-Kopf-Kosten innerhalb der Freigrenze liegen, bleibt die Veranstaltung für die Mitarbeiter vollständig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, während das Unternehmen die Kosten unabhängig davon in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen kann.

Ein Rechenbeispiel: Überschreitung des Freibetrags

Buchung des übersteigenden Betrags mit Pauschalsteuer

Um den Mitarbeitern eine individuelle Versteuerung des übersteigenden Anteils zu ersparen, kann der Arbeitgeber den Mehrbetrag pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag versteuern – dies hält die Zuwendung dann zusätzlich sozialversicherungsfrei:

Vorsteuerabzug: Alles-oder-nichts-Prinzip

Bei der Umsatzsteuer gibt es keinen vergleichbaren Freibetrag: Sobald die Pro-Kopf-Kosten die 110-Euro-Grenze überschreiten, entfällt der Vorsteuerabzug für die gesamte Veranstaltung vollständig – nicht nur anteilig für den übersteigenden Betrag. Dieser Umsatzsteueraspekt wird in der Praxis häufig übersehen, da er strenger als die einkommensteuerliche Behandlung ausfällt.

Voraussetzung: Offen für alle Mitarbeiter

Der 110-Euro-Freibetrag setzt grundsätzlich voraus, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines ganzen Betriebsteils offensteht – eine Feier ausschließlich für die Führungsebene erfüllt diese Voraussetzung nicht. Die genauen Anforderungen an eingeschränkte Teilnehmerkreise waren zuletzt Gegenstand mehrerer Gerichtsentscheidungen und gesetzlicher Änderungen; bei nicht allen Mitarbeitern offenstehenden Veranstaltungen empfiehlt sich deshalb eine vorherige Abstimmung mit dem Steuerberater.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei eingeschränktem Teilnehmerkreis oder mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr.

Begleitpersonen werden dem Mitarbeiter zugerechnet

Bringt ein Mitarbeiter eine Begleitperson mit, etwa den Ehepartner, werden deren anteilige Kosten nicht gesondert betrachtet, sondern vollständig dem einladenden Mitarbeiter zugerechnet. Bei zwei Personen verdoppelt sich damit faktisch der für diesen Mitarbeiter relevante Pro-Kopf-Betrag, was bei der Prüfung der 110-Euro-Grenze für diese Person gesondert zu berücksichtigen ist.

Geschenke im Rahmen der Feier

Werden im Rahmen der Betriebsveranstaltung zusätzlich Sachgeschenke überreicht, etwa ein kleines Präsent zum Jahresende, zählen deren Kosten grundsätzlich zu den Gesamtkosten der Veranstaltung und fließen in die Berechnung des Pro-Kopf-Betrags mit ein. Deutlich hochwertigere Einzelgeschenke, die über den Charakter einer bloßen Aufmerksamkeit im Rahmen der Feier hinausgehen, können dagegen gesondert nach den allgemeinen Regeln für Sachzuwendungen an Mitarbeiter zu beurteilen sein.

Betriebsveranstaltungen im Subscription-Geschäft

Gerade wachsende Unternehmen mit wiederkehrender Rechnungsstellung nutzen Betriebsveranstaltungen häufig gezielt zur Mitarbeiterbindung, etwa bei schnell wachsenden Teamgrößen im Kundenservice oder Vertrieb. Eine sorgfältige vorherige Kalkulation der voraussichtlichen Pro-Kopf-Kosten hilft dabei, den Freibetrag nicht ungewollt zu überschreiten oder bewusst über die Pauschalversteuerung eine für alle Beteiligten unkomplizierte, steuerlich saubere Lösung zu wählen.

Mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr

Findet eine dritte oder weitere Betriebsveranstaltung im selben Kalenderjahr statt, kann der Arbeitgeber wählen, für welche zwei der Veranstaltungen der Freibetrag angewendet wird – in der Regel wird dies zugunsten der Mitarbeiter für die beiden teuersten Veranstaltungen gewählt. Für jede weitere, nicht begünstigte Veranstaltung ist der volle Betrag pro Teilnehmer steuerpflichtig, kann aber ebenfalls über die 25-Prozent-Pauschalversteuerung abgewickelt werden.