Wie buche ich einen Forderungsausfall?

Zwei Stufen: Zweifelhaft versus endgültig uneinbringlich

Solange lediglich Zweifel an der Zahlungsfähigkeit des Kunden bestehen – etwa nach Eröffnung eines Insolvenzverfahrens, aber vor dessen endgültigem Abschluss – gilt die Forderung als zweifelhaft. Erst wenn endgültig feststeht, dass keine Zahlung mehr erfolgen wird, etwa nach Abschluss des Insolvenzverfahrens ohne Quote, liegt ein tatsächlicher, endgültiger Forderungsausfall vor. Diese Unterscheidung ist auch buchhalterisch relevant, insbesondere für die Umsatzsteuerkorrektur.

Ein Rechenbeispiel

Schritt 1: Wertberichtigung bei zweifelhafter Forderung

Bereits bei begründeten Zweifeln an der Zahlungsfähigkeit sollte die Forderung vorsichtshalber wertberichtigt werden, ohne die Umsatzsteuer bereits zu korrigieren – schließlich ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht endgültig sicher, ob tatsächlich ein vollständiger Ausfall eintritt:

Schritt 2: Endgültiger Forderungsausfall mit USt-Korrektur

Steht die Uneinbringlichkeit endgültig fest, wird zusätzlich die bislang abgeführte Umsatzsteuer korrigiert – die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer mindert sich nach § 17 Abs. 1 UStG, da das Unternehmen den ausgefallenen Betrag tatsächlich nie erhalten hat:

Nach diesen beiden Buchungsschritten ist die ursprüngliche Forderung von 1.190,00 € vollständig ausgebucht – 1.000,00 € als Forderungsverlust im Aufwand und 190,00 € als Korrektur der zuvor abgeführten Umsatzsteuer.

Warum die Umsatzsteuer erst beim endgültigen Ausfall korrigiert wird

Eine vorschnelle Umsatzsteuerkorrektur bereits bei einer nur zweifelhaften Forderung wäre riskant: Stellt sich später heraus, dass der Kunde doch noch zumindest teilweise zahlt oder eine Insolvenzquote ausgeschüttet wird, müsste die Korrektur wieder rückgängig gemacht werden. Die Trennung in zwei Schritte vermeidet diesen zusätzlichen Korrekturaufwand und stellt sicher, dass die Umsatzsteuerkorrektur erst bei tatsächlich feststehender Uneinbringlichkeit vorgenommen wird.

Anzeichen für eine zweifelhafte Forderung

• Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden
• Erfolglose Zwangsvollstreckung nach vorangegangenem Mahnverfahren
• Wiederholt gescheiterte Zahlungsversuche ohne erkennbare Besserung der Zahlungsmoral
• Abgabe der eidesstattlichen Versicherung durch den Schuldner

Diese Anzeichen rechtfertigen in der Regel bereits eine vorsichtige Wertberichtigung, auch wenn die endgültige Uneinbringlichkeit zu diesem Zeitpunkt formal noch nicht feststeht.

Pauschalwertberichtigung als Alternative bei vielen Kleinbeträgen

Bei Unternehmen mit einer sehr großen Zahl kleinerer Forderungen ist eine Einzelbetrachtung jeder zweifelhaften Forderung oft unpraktikabel. In solchen Fällen wird häufig eine Pauschalwertberichtigung gebildet, die auf Erfahrungswerten vergangener Ausfallquoten basiert, statt jede einzelne Forderung individuell zu bewerten – dieses Vorgehen ist insbesondere im Subscription-Geschäft mit einer Vielzahl kleiner, wiederkehrender Forderungen verbreitet.

Nachträglicher Zahlungseingang nach bereits gebuchtem Ausfall

Geht nach einem bereits verbuchten, endgültigen Forderungsausfall doch noch eine Zahlung ein – etwa eine nachträgliche Insolvenzquote –, muss diese als neuer, eigenständiger Geschäftsvorfall gebucht werden, üblicherweise als sonstiger betrieblicher Ertrag. Auch die zuvor korrigierte Umsatzsteuer lebt in diesem Fall anteilig wieder auf und muss entsprechend erneut abgeführt werden.

Zusammenhang mit dem Mahnwesen und der Debitorenbuchhaltung

Ein Forderungsausfall ist meist das letzte Glied einer längeren Kette erfolgloser Mahnschritte im Dunning Management. Die laufende Debitorenbuchhaltung mit einer klaren Übersicht überfälliger, langfristig offener Posten hilft dabei, zweifelhafte Forderungen frühzeitig zu identifizieren, bevor der vollständige Ausfall eintritt und damit einhergehende Verluste weiter anwachsen.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.