Wie buche ich einen SEPA-Lastschrifteinzug?

Warum der Einreichungstag nicht der Buchungstag ist

Zwischen der Einreichung einer Lastschrift bei der eigenen Bank und der tatsächlichen Gutschrift auf dem Konto liegen in der Regel ein bis zwei Bankarbeitstage. Gebucht wird ausschließlich der tatsächliche Zahlungseingang laut Kontoauszug, nicht der Tag, an dem die Lastschrift zum Einzug eingereicht wurde – dieser Unterschied wird in der Praxis häufig übersehen und führt sonst zu falsch datierten Buchungen.

Variante 1: Direkter Einzug über die eigene Hausbank

Wird die SEPA-Lastschrift direkt über das eigene Bankkonto eingezogen, erscheint jeder einzelne Zahlungseingang separat auf dem Kontoauszug und wird entsprechend wie eine reguläre Zahlung auf die zugrunde liegende Forderung gebucht:

Variante 2: Sammelabrechnung über einen Zahlungsdienstleister

Erfolgt der Einzug dagegen über einen Zahlungsdienstleister, sammelt dieser häufig mehrere Lastschriften eines Zeitraums und zahlt den Gesamtbetrag abzüglich seiner Gebühr in einer einzigen Sammelüberweisung aus. In diesem Fall lässt sich der einzelnen Kundenzahlung ohne ein Zwischenkonto keine eindeutige, nachvollziehbare Buchung mehr zuordnen.

Ein Rechenbeispiel zur Sammelabrechnung

Buchung über ein Zahlungsdienstleister-Verrechnungskonto

Um trotz der Sammelauszahlung jede einzelne Kundenforderung korrekt auszugleichen, wird ein Zwischenkonto verwendet – das Zahlungsdienstleister-Verrechnungskonto. Jede einzelne Lastschrift wird zunächst gegen dieses Verrechnungskonto gebucht, bevor die Sammelauszahlung später auf dem eigentlichen Bankkonto ankommt:

Nach diesem zweiten Buchungsschritt sollte das Verrechnungskonto wieder auf null stehen – eine nützliche Kontrolle, um sicherzustellen, dass keine Lastschrift versehentlich unverbucht geblieben ist.

Zeitliche Verzögerung zwischen Buchung und tatsächlichem Bankeingang

Bei der Sammelabrechnung über einen Zahlungsdienstleister liegen zwischen dem eigentlichen Lastschrifteinzug beim Kunden und der Auszahlung an das Unternehmen oft mehrere Tage. Buchhalterisch bedeutet dies, dass die Forderung bereits gegen das Verrechnungskonto ausgeglichen werden kann, sobald der Zahlungsdienstleister die einzelne Zahlung als erfolgreich meldet – unabhängig davon, wann die gesammelte Auszahlung tatsächlich auf dem eigenen Bankkonto eintrifft.

Abgrenzung zur direkten Bankeinreichung

Manche Unternehmen reichen SEPA-Lastschriften weiterhin direkt über die eigene Hausbank ein, ohne einen zwischengeschalteten Zahlungsdienstleister zu nutzen. In diesem Fall entfällt das Verrechnungskonto vollständig, da jede einzelne Zahlung unmittelbar und einzeln auf dem Bankkonto sichtbar wird – die Buchung vereinfacht sich dadurch erheblich, allerdings auf Kosten des höheren manuellen Abgleichaufwands bei vielen einzelnen Kontobewegungen.

Automatisierung bei hoher Transaktionsanzahl

Bei wenigen Dutzend Lastschriften im Monat lässt sich diese Zuordnung noch manuell nachvollziehen. Im Subscription-Geschäft mit potenziell tausenden monatlichen Einzügen ist eine manuelle Zuordnung einzelner Lastschriften zum Sammelbetrag praktisch nicht mehr durchführbar – ein automatisiertes Abrechnungssystem gleicht hier jede einzelne Zahlung automatisch mit der zugrunde liegenden Forderung ab und erzeugt die entsprechenden Buchungssätze direkt, ohne dass eine manuelle Zuordnung einzelner Zahlungseingänge notwendig wäre.

Risiko der nachträglichen Rücklastschrift

Eine bereits als Zahlungseingang gebuchte Lastschrift kann nachträglich durch eine Rücklastschrift storniert werden, etwa wegen unzureichender Kontodeckung. In diesem Fall muss die ursprüngliche Buchung rückgängig gemacht und die Forderung wieder eingebucht werden – dieser Vorgang wird in einem eigenen Buchungssatz gesondert behandelt.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei individuell eingerichteten Verrechnungskonten für einzelne Zahlungsdienstleister.