Wie bucht man Fortbildungskosten?

Fortbildung: Unbegrenzt abzugsfähig

Kosten für eine berufliche Fortbildung, die auf einer bereits abgeschlossenen Berufsausbildung oder einem abgeschlossenen Erststudium aufbaut oder vorhandene berufliche Kenntnisse erweitert, sind unbegrenzt als Betriebsausgabe (bei Selbstständigen) beziehungsweise als Werbungskosten (bei Angestellten) abzugsfähig. Dazu zählen Kursgebühren, Prüfungsgebühren, Fachliteratur, benötigte Arbeitsmittel sowie Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegungspauschalen, sofern die Fortbildung auswärts stattfindet.

Ein Rechenbeispiel: Mitarbeiterfortbildung

Buchung bei vom Betrieb finanzierter Mitarbeiterfortbildung

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten einer im überwiegend betrieblichen Interesse liegenden Fortbildung, bleibt dies beim Mitarbeiter nach § 3 Nr. 19 EStG steuerfrei – es entsteht also weder zusätzlicher Arbeitslohn noch eine Pflicht zur Lohnversteuerung des übernommenen Betrags.

Ein Rechenbeispiel: Eigene Fortbildung des Selbstständigen

Erstausbildung und Erststudium: Nur begrenzt als Sonderausgabe

Kosten für eine erstmalige Berufsausbildung oder ein Erststudium außerhalb eines Ausbildungsdienstverhältnisses sind dagegen keine Betriebsausgabe oder Werbungskosten, sondern nur bis zu einem Höchstbetrag von 6.000 Euro im Jahr als Sonderausgabe abziehbar. Diese Begrenzung wurde vom Bundesverfassungsgericht 2019 ausdrücklich als verfassungsgemäß bestätigt.

Da es sich um eine Sonderausgabe der jeweiligen Privatperson handelt, lässt sich eine echte Erstausbildung buchhalterisch nicht als Betriebsausgabe des Unternehmens erfassen – anders als bei einer Fortbildung im Rahmen eines bestehenden Ausbildungsdienstverhältnisses, etwa einer klassischen dualen Berufsausbildung mit Arbeitsvertrag, deren Kosten der Betrieb regulär und unbegrenzt als Betriebsausgabe tragen kann.

Wichtige Ausnahme: Studium nach einer Lehre

Wird ein Erststudium erst nach einer bereits abgeschlossenen Berufsausbildung aufgenommen, gilt es steuerlich nicht als beschränkt abzugsfähige Erstausbildung, sondern als unbegrenzt abzugsfähige Fortbildung. Diese von der Rechtsprechung bestätigte Ausnahme wird in der Praxis häufig übersehen.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei der Abgrenzung zwischen Fortbildung und Erstausbildung.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 19 EStG

Die Steuerfreiheit der Fortbildungskosten beim Mitarbeiter setzt voraus, dass die Maßnahme der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit dient und im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt – etwa weil die vermittelten Kenntnisse unmittelbar der aktuellen oder einer absehbaren künftigen Tätigkeit im Unternehmen zugutekommen. Fortbildungen mit überwiegend privatem Charakter, etwa allgemeinbildende Kurse ohne klaren beruflichen Bezug, erfüllen diese Voraussetzung dagegen nicht und wären beim Mitarbeiter regulär als geldwerter Vorteil zu versteuern.

Fortbildungskosten im Subscription-Geschäft

Gerade Unternehmen mit wiederkehrender Rechnungsstellung investieren häufig gezielt in die Weiterbildung von Vertriebs- und Kundenserviceteams, etwa bei neuen Produktfeatures oder sich ändernden regulatorischen Anforderungen wie der E-Rechnungspflicht. Diese Investitionen lassen sich unabhängig vom gewählten Abrechnungsmodell des eigenen Geschäfts stets als reguläre, unbegrenzt abzugsfähige Fortbildungskosten buchen, sofern sie tatsächlich der beruflichen Qualifikation der Mitarbeiter dienen.

Fortbildungskosten trotz späterem Berufswechsel

Auch wenn nach einer bezahlten Fortbildung der Arbeitgeber gewechselt wird oder sich die berufliche Ausrichtung ändert, bleibt die ursprüngliche Buchung als Betriebsausgabe unberührt. Entscheidend für die steuerliche Anerkennung ist allein der beruflich veranlasste Charakter der Maßnahme zum Zeitpunkt der Durchführung, nicht die spätere tatsächliche Verwendung der erworbenen Qualifikation.