Wie bucht man Reisekosten und Verpflegungspauschalen?

Die Verpflegungspauschalen 2026

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten unverändert zwei Sätze: 28,00 Euro für einen vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit sowie 14,00 Euro für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise oder für eintägige Abwesenheiten von mehr als acht Stunden. Diese Beträge dürfen ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungskosten als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Ein Rechenbeispiel: Zweitägige Dienstreise

Der Buchungssatz

Da es sich bei allen drei Positionen um Pauschalen ohne zugrunde liegende Einzelrechnung handelt, fällt hier – anders als bei tatsächlichen Bewirtungskosten mit ausgewiesener Umsatzsteuer – kein Vorsteuerabzug an:

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Wird eine Mahlzeit während der Reise bereits vom Arbeitgeber, einem Kunden oder im Rahmen einer Tagungspauschale gestellt, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden. Die Kürzung berechnet sich dabei stets vom vollen Tagessatz von 28,00 Euro – auch am An- oder Abreisetag mit nur 14,00 Euro Pauschale –, niemals vom bereits reduzierten halben Satz.

Für ein zusätzlich gestelltes Mittag- oder Abendessen werden jeweils weitere 40 Prozent des vollen Tagessatzes abgezogen, also 11,20 Euro pro Mahlzeit. Werden an einem Tag alle drei Mahlzeiten gestellt, sinkt die Pauschale auf 0,00 Euro – sie kann durch die Kürzung jedoch niemals negativ werden.

Die Drei-Monats-Frist

Wird dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte längerfristig aufgesucht, darf die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate angesetzt werden. Eine Unterbrechung der Tätigkeit an diesem Ort von mindestens vier Wochen lässt die Frist anschließend neu beginnen.

Auslandsreisen

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten eigene, länderspezifische Pauschalen, die sich am dortigen Preisniveau orientieren und jährlich per BMF-Schreiben neu festgelegt werden. Bei einer Reise mit Grenzübertritt richtet sich die anzuwendende Pauschale danach, wo sich die reisende Person unmittelbar vor Mitternacht des jeweiligen Tages aufgehalten hat.

Dokumentationspflicht

Für jede Dienstreise sollten Datum, Reiseziel, dienstlicher Anlass sowie genaue Abreise- und Rückkehrzeiten dokumentiert werden, da diese Angaben die Grundlage für die korrekte Berechnung der jeweils zustehenden Pauschale bilden. Die zugehörigen Reisekostenabrechnungen unterliegen wie andere Buchhaltungsunterlagen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei Auslandsreisen mit länderspezifischen Pauschalen.

Fahrtkosten mit tatsächlichem Beleg statt Kilometerpauschale

Werden für die Reise stattdessen öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn oder Flugzeug genutzt, wird nicht die Kilometerpauschale angesetzt, sondern der tatsächliche Rechnungsbetrag gebucht. Anders als bei der pauschalen Kilometererstattung mit dem eigenen Pkw ist bei einer ordnungsgemäßen Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer in diesem Fall auch ein regulärer Vorsteuerabzug möglich, sofern die Reise geschäftlich veranlasst war.

Reisekosten im Subscription-Geschäft

Auch Unternehmen mit wiederkehrender Rechnungsstellung haben regelmäßig Reisekosten zu verbuchen, etwa für Vertriebstermine bei potenziellen Kunden oder Messeauftritte. Eine automatisierte Reisekostenabrechnung, die Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und Übernachtungskosten korrekt nach den geltenden Sätzen berechnet, reduziert gerade bei häufigen Dienstreisen den manuellen Erfassungsaufwand erheblich.

Erhöhte Pauschalen vom Arbeitgeber

Zahlt ein Arbeitgeber freiwillig höhere Verpflegungspauschalen als gesetzlich vorgesehen, bleibt dieser übersteigende Anteil nicht automatisch steuerfrei. Bis zum Doppelten der jeweiligen Pauschale kann der Mehrbetrag pauschal mit 25 Prozent versteuert werden, darüber hinausgehende Erstattungen unterliegen der regulären Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht wie gewöhnlicher Arbeitslohn.

Übernachtung mit tatsächlichem Beleg statt Pauschale

Alternativ zur 20-Euro-Pauschale können auch die tatsächlichen Übernachtungskosten laut Hotelrechnung angesetzt werden, sofern diese höher ausfallen. In diesem Fall ist – anders als bei der Pauschale – ein Vorsteuerabzug aus der ausgewiesenen Umsatzsteuer der Hotelrechnung möglich, wobei das im Übernachtungspreis enthaltene Frühstück gegebenenfalls separat auszuweisen und die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen ist.