Wie bucht man eine geleistete Anzahlung an einen Lieferanten?

Geleistete Anzahlung als eigenständiger Bilanzposten

Anders als bei einer regulären Wareneinkaufsrechnung, bei der Wareneingang und Zahlung zeitlich zusammenfallen, entsteht bei einer geleisteten Anzahlung zunächst eine Forderung gegenüber dem Lieferanten – schließlich wurde bereits gezahlt, obwohl die eigentliche Lieferung oder Leistung noch aussteht. Diese Forderung wird auf einem eigenen Aktivkonto für geleistete Anzahlungen erfasst, getrennt von den regulären Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Vorsteuerabzug bereits bei Zahlung möglich

Liegt eine ordnungsgemäße Rechnung des Lieferanten mit gesondertem Umsatzsteuerausweis vor, kann die in der Anzahlung enthaltene Vorsteuer bereits zum Zeitpunkt der Zahlung geltend gemacht werden – nicht erst bei Erhalt der eigentlichen Ware oder Leistung. Diese Regelung spiegelt die bereits behandelte Anzahlungsrechnung aus Sicht des Rechnungsstellers, bei der die Umsatzsteuer ebenfalls bereits mit Zahlungseingang entsteht.

Ein Rechenbeispiel

Buchung der geleisteten Anzahlung

Verrechnung bei Erhalt der Schlussrechnung

Liefert der Lieferant später die bestellte Ware oder erbringt die Leistung, stellt er eine Schlussrechnung über den vollständigen Betrag, in der die bereits geleistete Anzahlung offen ausgewiesen und abgezogen wird. Buchhalterisch wird zu diesem Zeitpunkt der eigentliche Wareneingang oder Aufwand in voller Höhe erfasst, während die zuvor aktivierte Anzahlungsforderung gegen den fälligen Restbetrag verrechnet wird – im Ergebnis bleibt nur der noch offene Restbetrag als tatsächliche Zahlung übrig.

Was bei einer Nichtlieferung passiert

Liefert der Lieferant die bestellte Ware am Ende doch nicht, etwa wegen Insolvenz, bleibt die geleistete Anzahlung als Forderung in den Büchern stehen, bis sie entweder zurückerstattet wird oder als Forderungsausfall abgeschrieben werden muss. Aus diesem Grund lohnt sich bei größeren Anzahlungen an neue oder wirtschaftlich unsichere Lieferanten stets eine sorgfältige Bonitätsprüfung vor der Zahlung.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.

Abgrenzung zur regulären Vorkasse ohne aktivierte Forderung

Bei kleineren, kurzfristigen Vorauszahlungen an etablierte Lieferanten verzichten manche Unternehmen aus Praktikabilitätsgründen auf eine gesonderte Aktivierung und buchen stattdessen direkt auf ein Verrechnungskonto, das zeitnah mit der folgenden Rechnung ausgeglichen wird. Bei größeren Beträgen oder längeren Lieferzeiten empfiehlt sich dagegen stets die saubere Erfassung als eigenständige Forderung, um jederzeit einen genauen Überblick über offene Anzahlungen zu behalten.