Wie bucht man eine Kapitalerhöhung oder Gesellschaftereinlage bei der GmbH?

Die einfachere Variante: Zuzahlung in die Kapitalrücklage

Nach § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB können Gesellschafter ihrer GmbH freiwillig Kapital zuführen, ohne dass dafür eine notarielle Beurkundung oder ein Handelsregistereintrag erforderlich wäre. Ein schriftlicher Gesellschafterbeschluss genügt formal, wird aus Beweisgründen aber dringend empfohlen. Diese Zuzahlung erhöht das Eigenkapital der Gesellschaft, nicht jedoch das im Handelsregister eingetragene Stammkapital.

Ein Rechenbeispiel: Zuzahlung in die Kapitalrücklage

Buchung der Zuzahlung

Steuerlich ist die Zuzahlung keine Betriebseinnahme, sondern eine Einlage nach § 8 Abs. 1 KStG und muss zwingend im steuerlichen Einlagekonto nach § 27 KStG erfasst werden – nur so bleibt eine spätere Rückzahlung steuerfrei, statt versehentlich als steuerpflichtige Gewinnausschüttung behandelt zu werden.

Die formelle Variante: Echte Erhöhung des Stammkapitals

Eine ordentliche Kapitalerhöhung nach §§ 55 ff. GmbHG erhöht dagegen das im Handelsregister eingetragene Stammkapital selbst. Sie erfordert einen Gesellschafterbeschluss mit mindestens Dreiviertelmehrheit, die notarielle Beurkundung sowohl des Beschlusses als auch der Übernahmeerklärung sowie die Anmeldung zum Handelsregister – wirksam wird die Erhöhung erst mit der Eintragung.

Ein Rechenbeispiel: Kapitalerhöhung ohne Agio

Buchung der echten Kapitalerhöhung

Die Buchung erfolgt in zwei Schritten: Zunächst wird bei Abgabe der Übernahmeerklärung eine Forderung gegenüber den Gesellschaftern eingebucht, anschließend bei tatsächlichem Geldeingang gegen diese Forderung ausgeglichen.

Kapitalerhöhung mit Agio

Werden die neuen Geschäftsanteile über ihrem Nennwert ausgegeben, fließt nur der Nennbetrag in das Stammkapital, während der übersteigende Betrag – das Agio – zwingend in die Kapitalrücklage eingestellt wird.

Genehmigtes Kapital als schlankere Alternative

Für wiederholte Kapitalerhöhungen, etwa im Rahmen mehrerer Finanzierungsrunden eines wachsenden Unternehmens, kann bereits bei Gründung oder durch spätere Satzungsänderung ein genehmigtes Kapital von bis zur Hälfte des bestehenden Stammkapitals geschaffen werden. Die Geschäftsführung kann dieses dann innerhalb der gesetzten Grenzen eigenständig ausnutzen, ohne für jede einzelne Erhöhung erneut einen vollständigen Gesellschafterbeschluss samt notarieller Beurkundung durchlaufen zu müssen.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei der Erfassung im steuerlichen Einlagekonto.

Abgrenzung zum Gesellschafterdarlehen

Eine Einlage – ob als Zuzahlung in die Kapitalrücklage oder als echte Kapitalerhöhung – unterscheidet sich grundlegend von einem Gesellschafterdarlehen: Während ein Darlehen Fremdkapital darstellt, das zurückgezahlt und marktüblich verzinst werden muss, handelt es sich bei einer Einlage um echtes Eigenkapital ohne Rückzahlungspflicht und ohne Verzinsung. Diese Unterscheidung ist besonders im Falle einer wirtschaftlichen Krise der Gesellschaft bedeutsam, da ein Darlehen im Insolvenzfall nachrangig behandelt wird, während eine Einlage von vornherein zum Haftungskapital gehört.

Kapitalerhöhung im Kontext wachsender Unternehmen

Insbesondere bei Unternehmen mit wiederkehrender Rechnungsstellung, die in der Wachstumsphase zusätzliches Kapital für Produktentwicklung oder Vertriebsaufbau benötigen, kommen sowohl formlose Zuzahlungen als auch echte Kapitalerhöhungen im Rahmen von Finanzierungsrunden regelmäßig vor. Während bestehende Gesellschafter kleinere Liquiditätsengpässe häufig unkompliziert über eine Zuzahlung in die Kapitalrücklage überbrücken, erfordert die Aufnahme neuer, externer Investoren in aller Regel eine echte Kapitalerhöhung mit entsprechender notarieller Dokumentation der neuen Beteiligungsverhältnisse.