Wie buche ich eine Kreditkartenzahlung?

Warum Kreditkartenzahlungen fast immer über ein Verrechnungskonto laufen

Der Karteninhaber autorisiert die Zahlung zwar sofort, das Geld erreicht das eigene Bankkonto jedoch erst nach Abzug der Bearbeitungsgebühr und häufig mit ein bis drei Werktagen Verzögerung durch den Acquirer. Damit die einzelne Kundenforderung bereits zum Zeitpunkt der erfolgreichen Zahlung ausgeglichen werden kann, ohne auf die spätere Sammelauszahlung warten zu müssen, wird dieselbe Systematik wie beim SEPA-Lastschrifteinzug über einen Zahlungsdienstleister verwendet: ein Verrechnungskonto als Zwischenschritt.

Ein Rechenbeispiel

Schritt 1: Einzelne Forderung gegen das Verrechnungskonto ausgleichen

Schritt 2: Sammelauszahlung mit Gebühr verbuchen

Ebenso wie bei der Sammelabrechnung von SEPA-Lastschriften sollte das Verrechnungskonto nach dieser zweiten Buchung wieder auf null stehen – eine wichtige Kontrolle, um sicherzustellen, dass jede autorisierte Zahlung tatsächlich vollständig verbucht wurde.

Unterschied zwischen Autorisierung und tatsächlicher Belastung

Technisch wird bei einer Kreditkartenzahlung zunächst nur eine Autorisierung eingeholt, die den Betrag auf der Karte des Kunden reserviert, ohne dass bereits eine tatsächliche Belastung stattfindet. Erst mit dem sogenannten Capture – meist automatisch bei Versand der Ware oder Erbringung der Leistung ausgelöst – wird die Zahlung endgültig eingezogen. Gebucht wird grundsätzlich erst nach erfolgreichem Capture, nicht bereits bei der reinen Autorisierung, da eine bloße Reservierung noch keinen tatsächlichen Zahlungseingang darstellt.

Mehrere Acquirer gleichzeitig im Einsatz

Nutzt ein Unternehmen mehrere Zahlungsdienstleister gleichzeitig – etwa unterschiedliche Anbieter für verschiedene Kartennetzwerke oder Regionen – empfiehlt sich für jeden Anbieter ein eigenes Verrechnungskonto. Diese Trennung erleichtert den Abgleich erheblich, da jede einzelne Sammelauszahlung eindeutig einem bestimmten Zahlungsdienstleister zugeordnet werden kann, statt mehrere Anbieter auf einem einzigen, undifferenzierten Konto zu vermischen.

Umgang mit unterschiedlichen Gebührenmodellen

Die Merchant Discount Rate unterscheidet sich häufig je nach Kartentyp: Firmenkreditkarten oder Karten aus dem außereuropäischen Ausland verursachen in der Regel höhere Gebühren als reguläre Verbraucherkarten aus dem europäischen Wirtschaftsraum. Diese Unterschiede spiegeln sich in der Abrechnung des Zahlungsdienstleisters entsprechend wider und sollten bei der eigenen Kalkulation der tatsächlichen Nettomarge berücksichtigt werden.

Chargeback: Das Kreditkarten-Äquivalent zur Rücklastschrift

Auch bei Kreditkartenzahlungen kann eine bereits abgeschlossene Zahlung nachträglich zurückgebucht werden – als sogenannter Chargeback. Anders als bei der SEPA-Rücklastschrift, die meist innerhalb weniger Tage erfolgt, sind Chargebacks je nach Kartennetzwerk und Streitgrund über deutlich längere Zeiträume möglich – teilweise über mehrere Monate hinweg. Der Buchungsvorgang selbst folgt jedoch demselben Grundprinzip: Storno der ursprünglichen Zahlung und erneutes Einbuchen der Forderung.

Kreditkartenzahlungen im Subscription-Geschäft

Im Subscription-Geschäft mit wiederkehrenden Zahlungen ist die Kreditkarte neben der SEPA-Lastschrift eine der gängigsten Zahlungsarten. Da hier potenziell täglich zahlreiche einzelne Kartenzahlungen anfallen, ist eine automatisierte Zuordnung über das Verrechnungskonto praktisch unverzichtbar – eine manuelle Nachverfolgung einzelner Transaktionen wäre bei entsprechendem Kundenvolumen nicht mehr praktikabel.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei mehreren parallel genutzten Zahlungsdienstleistern.