Wie buche ich eine Rücklastschrift?

Ausgangssituation: Die bereits erfolgte Zahlungsbuchung

Voraussetzung für die Buchung einer Rücklastschrift ist, dass der ursprüngliche Zahlungseingang bereits regulär verbucht wurde – etwa nach dem Schema für den SEPA-Lastschrifteinzug. Erst wenn die Bank diese Zahlung später als fehlgeschlagen zurückmeldet, wird die Rücklastschrift-Buchung notwendig.

Ein Rechenbeispiel

Schritt 1: Storno der ursprünglichen Zahlungsbuchung

Die zuvor gebuchte Zahlung wird durch eine spiegelbildliche Gegenbuchung rückgängig gemacht, wodurch die Forderung gegenüber dem Kunden wieder auflebt:

Schritt 2: Buchung der Bankgebühr für die Rücklastschrift

Die vom eigenen Kreditinstitut berechnete Bearbeitungsgebühr für die Rücklastschrift wird als eigenständiger betrieblicher Aufwand erfasst, getrennt von der ursprünglichen Kundenforderung:

Schritt 3: Weiterbelastung der Gebühr an den Kunden (optional)

Ist vertraglich vereinbart, dass der Kunde die durch eine Rücklastschrift verursachten Kosten selbst trägt, wird diese Weiterbelastung als eigene, umsatzsteuerfreie Forderung gebucht – es handelt sich um pauschalierten Schadensersatz, nicht um eine umsatzsteuerbare Leistung:

Nach diesen drei Buchungsschritten steht dem Kunden gegenüber wieder eine offene Forderung in Höhe von 54,00 € gegenüber – dem ursprünglichen Rechnungsbetrag zuzüglich der weiterbelasteten Rücklastschriftgebühr.

Zeitpunkt der Buchung: Meldung der Bank ist maßgeblich

Gebucht wird die Rücklastschrift zu dem Zeitpunkt, zu dem die eigene Bank die Rückbuchung tatsächlich meldet – nicht rückwirkend zum ursprünglichen Zahlungsdatum. Diese zeitliche Abgrenzung ist besonders am Monats- oder Quartalsende relevant, da eine erst im Folgemonat gemeldete Rücklastschrift auch erst in diesem späteren Zeitraum gebucht wird, selbst wenn die ursprüngliche Zahlung noch im Vormonat verbucht war.

Mehrfache Rücklastschriften bei wiederholten Einzugsversuchen

Wird nach einer Rücklastschrift ein erneuter Einzugsversuch unternommen, der wiederum fehlschlägt, wiederholt sich derselbe Buchungsvorgang entsprechend ein weiteres Mal. In der Praxis begrenzen viele Unternehmen die Anzahl automatischer Wiederholungsversuche bewusst, um wiederholt anfallende Bankgebühren nicht unnötig zu vervielfachen, bevor stattdessen der reguläre Mahnprozess greift.

Buchung bei Sammelabrechnung über einen Zahlungsdienstleister

Erfolgte der ursprüngliche Einzug über einen Zahlungsdienstleister mit Verrechnungskonto, wird das Storno entsprechend gegen dieses Verrechnungskonto statt direkt gegen die Bank gebucht, da der Zahlungsdienstleister die Rücklastschrift in der Regel mit einer der nächsten Sammelauszahlungen verrechnet, statt sie separat zurückzubuchen.

Rechtliche Grenzen der Gebührenweiterbelastung

Die Weiterbelastung von Rücklastschriftgebühren an den Kunden ist nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten zulässig – eine pauschale Overhead-Gebühr ohne Bezug zu den realen Bankkosten kann rechtlich angreifbar sein. Bei einem unverschuldeten, rein technischen Fehler, etwa einem Bankfehler ohne Zutun des Kunden, ist die Weiterbelastung zudem regelmäßig nicht durchsetzbar, weshalb im Zweifelsfall auf eine Belastung verzichtet werden sollte, statt einen unberechtigten Anspruch geltend zu machen.

Zusammenhang mit dem Mahnwesen

Lebt die Forderung durch eine Rücklastschrift wieder auf, wird in der Praxis meist automatisch der reguläre Mahnprozess ausgelöst, sofern die Zahlung nicht kurzfristig anderweitig eingeht. Ein automatisiertes Dunning Management erkennt die erneut offene Forderung dabei ebenso zuverlässig wie eine reguläre, erstmalig überfällige Zahlung, ohne dass zwischen beiden Fällen manuell unterschieden werden müsste.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei individuell eingerichteten Aufwandskonten für Bankgebühren.