Wie buche ich eine Reverse-Charge-Rechnung?

Wann das Reverse-Charge-Verfahren greift

Reverse-Charge kommt vor allem bei sonstigen Leistungen ausländischer Unternehmer an inländische Unternehmer zur Anwendung, etwa bei Software-, Beratungs- oder Hosting-Dienstleistungen aus dem EU-Ausland. Die Rechnung des ausländischen Anbieters weist in diesem Fall keine Umsatzsteuer aus, sondern enthält stattdessen einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, häufig mit dem Vermerk „Reverse Charge" oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Ein Rechenbeispiel

Der doppelte Buchungssatz: Aufwand plus Steuerschlüssel

Bei einer Reverse-Charge-Rechnung sind grundsätzlich zwei Aspekte gleichzeitig zu buchen: der eigentliche Aufwand beziehungsweise Wareneingang zum Nettobetrag sowie die eigene Umsatzsteuerschuld nach § 13b UStG, die bei vollem Vorsteuerabzugsrecht gleichzeitig als Vorsteuer wieder abgezogen werden kann:

Warum sich die Buchung wirtschaftlich neutralisiert

Bei vollem Vorsteuerabzugsrecht heben sich die selbst geschuldete Umsatzsteuer und der gleichzeitige Vorsteuerabzug in ihrer Wirkung auf die tatsächliche Zahllast gegenseitig auf – ein sogenanntes Nullsummenspiel. Trotzdem müssen beide Seiten der Buchung separat erfasst werden, da sie unabhängig voneinander in der Umsatzsteuervoranmeldung gesondert ausgewiesen werden müssen und nicht einfach saldiert werden dürfen.

Wenn kein volles Vorsteuerabzugsrecht besteht

Ist der Leistungsempfänger nicht oder nur teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt – etwa bei bestimmten steuerfreien Umsätzen –, entsteht durch das Reverse-Charge-Verfahren eine tatsächliche zusätzliche Zahllast, da die selbst geschuldete Umsatzsteuer dann nicht in voller Höhe als Vorsteuer gegengerechnet werden kann. Dieser Fall erfordert eine besonders sorgfältige, anteilige Aufteilung der Vorsteuerbeträge.

Pflichtangaben auf der Eingangsrechnung prüfen

Vor der Buchung sollte geprüft werden, ob die eingehende Rechnung tatsächlich den erforderlichen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers enthält und keine fälschliche ausländische Umsatzsteuer ausweist. Weist ein ausländischer Anbieter fälschlicherweise eigene Umsatzsteuer aus, obwohl eigentlich Reverse-Charge greifen müsste, sollte dies vor der Zahlung geklärt werden, da eine solche fehlerhaft ausgewiesene Steuer beim Empfänger grundsätzlich nicht als Vorsteuer abziehbar ist und im schlimmsten Fall zu einer echten finanziellen Belastung führt.

Unterschied zu innergemeinschaftlichen Lieferungen

Reverse-Charge betrifft sonstige Leistungen wie Dienstleistungen, während der Bezug von Waren aus dem EU-Ausland als innergemeinschaftlicher Erwerb einer eigenen, wenn auch konzeptionell ähnlichen Regelung unterliegt. Beide Mechanismen führen zu einer Verlagerung der Steuerschuld auf den inländischen Empfänger, unterscheiden sich aber in ihrer rechtlichen Grundlage und den formalen Anforderungen an die Meldung.

Reverse-Charge bei eigenen Auslandsleistungen

Erbringt ein Unternehmen selbst Leistungen an ausländische Unternehmer, für die Reverse-Charge greift, wird umgekehrt keine eigene Umsatzsteuer auf der Ausgangsrechnung ausgewiesen – stattdessen erfolgt ein entsprechender Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers im Ausland. Diese Umsätze müssen zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern gesondert erklärt werden.

Reverse-Charge im Subscription-Geschäft

Für Subscription-Anbieter mit internationalen Zulieferern – etwa ausländischen Cloud-Infrastruktur- oder Software-Dienstleistern – tritt Reverse-Charge regelmäßig auf. Ein automatisiertes Buchhaltungssystem, das den korrekten Steuerschlüssel bereits bei der Belegerfassung zuordnet, reduziert das Fehlerrisiko erheblich gegenüber einer manuellen Einzelprüfung jeder eingehenden Auslandsrechnung, insbesondere bei einer wachsenden Anzahl unterschiedlicher internationaler Zulieferer.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei nur teilweisem Vorsteuerabzugsrecht.