Wie bildet und bucht man Rückstellungen?

Der Unterschied zur regulären Verbindlichkeit

Bei einer gewöhnlichen Verbindlichkeit, etwa einer eingegangenen Lieferantenrechnung, stehen Grund, Höhe und Fälligkeit von vornherein fest. Bei einer Rückstellung als ungewisser Verbindlichkeit ist dagegen mindestens einer dieser drei Parameter noch unklar – etwa weil ein Rechtsstreit noch nicht entschieden ist oder die genaue Höhe künftiger Gewährleistungsansprüche noch nicht feststeht. Trotz dieser Ungewissheit muss die Verpflichtung bereits im Jahresabschluss abgebildet werden, wenn sie wirtschaftlich im abgelaufenen Geschäftsjahr verursacht wurde.

Drei Voraussetzungen für die Bildung

Eine Rückstellung darf nur gebildet werden, wenn drei Voraussetzungen gemeinsam erfüllt sind: Die wirtschaftliche Verursachung muss im abgelaufenen Geschäftsjahr liegen, es muss eine hinreichend konkrete Verpflichtung gegenüber Dritten bestehen, und der voraussichtliche Betrag muss sich verlässlich schätzen lassen. Für allgemeine unternehmerische Risiken ohne konkrete Verpflichtung – etwa einen befürchteten Umsatzrückgang – dürfen dagegen keine Rückstellungen gebildet werden, da § 249 Abs. 2 HGB dies ausdrücklich untersagt.

Typische Beispiele aus der Praxis

Zu den häufigsten Rückstellungsarten zählen die Gewährleistungsrückstellung für erwartete Nachbesserungsansprüche, die Urlaubsrückstellung für zum Bilanzstichtag noch nicht genommenen Urlaub, die Prozesskostenrückstellung bei laufenden Rechtsstreitigkeiten sowie die Steuerrückstellung für eine im abgelaufenen Jahr wirtschaftlich verursachte, aber noch nicht veranlagte Steuerschuld.

Ein Rechenbeispiel: Gewährleistungsrückstellung

Buchung bei Bildung der Rückstellung

Rückstellungen werden stets ohne Umsatzsteuer gebucht, da zum Zeitpunkt der Bildung noch keine tatsächliche Rechnung vorliegt und somit auch keine umsatzsteuerpflichtige Leistung erbracht wurde.

Auflösung im Folgejahr

Tritt der erwartete Fall tatsächlich ein, wird die Rückstellung bei Inanspruchnahme aufgelöst. Fällt der tatsächliche Aufwand niedriger aus als ursprünglich zurückgestellt, wird die Differenz ergebniswirksam als sonstiger betrieblicher Ertrag aufgelöst.

Rückstellungen dürfen nach § 249 Abs. 2 HGB ausschließlich dann aufgelöst werden, wenn der ursprüngliche Grund für ihre Bildung tatsächlich entfallen ist – ein bloßes „Vergessen" bereits nicht mehr benötigter Rückstellungen in der Bilanz ist unzulässig und muss bei der nächsten Bilanzerstellung korrigiert werden.

Abzinsungspflicht bei längerer Laufzeit

Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr müssen nach § 253 Abs. 2 HGB abgezinst werden. Die dafür maßgeblichen Abzinsungssätze werden von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Höhe und Bildung einer Rückstellung mit dem eigenen Steuerberater abgestimmt werden.