Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Unternehmen Rechnungen, Buchungsbelege und andere Unterlagen aufbewahren müssen. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Frist für Rechnungen in Deutschland acht Jahre.
Die Fristen im Überblick
In Deutschland ergeben sich die Fristen aus § 147 der Abgabenordnung und § 14b des Umsatzsteuergesetzes. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege und damit für Rechnungen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren.
- Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre
- Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare: 10 Jahre
- Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre
Prüfen Sie im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater, welche Frist für ein Dokument gilt, da Übergangsregeln und besondere Aufbewahrungspflichten bestehen können.
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde oder, bei Eingangsrechnungen, eingegangen ist. Eine Rechnung vom März 2026 wird danach ab Ende 2026 acht Jahre aufbewahrt.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Elektronische Rechnungen müssen in ihrem Originalformat aufbewahrt werden, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild genügt bei strukturierten Rechnungen nicht. Zudem müssen sie unveränderbar und maschinell auswertbar bleiben, siehe GoBD.
Aufbewahrung und Verjährung
Die Aufbewahrungsfrist ist nicht mit der Verjährung von Forderungen identisch. Offene Forderungen können noch durchsetzbar sein, deshalb kann es sinnvoll sein, Belege länger aufzubewahren.
Praxistipps
- Archivieren Sie Rechnungen sofort revisionssicher und im Originalformat.
- Löschen Sie Daten erst nach Ablauf der Frist und beachten Sie dabei den Datenschutz.
- Prüfen Sie Fristen, wenn Sie Ihre Rechnungssoftware wechseln.