Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die Anforderungen der Finanzverwaltung an elektronische Buchführung beschreibt.
Was die GoBD regeln
Die GoBD legen aus Sicht der Finanzverwaltung fest, wie Buchführung, Aufzeichnungen und Belege geführt werden müssen, wenn sie elektronisch entstehen oder verarbeitet werden. Die aktuelle Fassung ist ein BMF-Schreiben vom 28. November 2019, das seither ergänzt wurde. Es ist kein Gesetz, wird aber in Betriebsprüfungen als Maßstab herangezogen.
Die wichtigsten Grundsätze
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss einen Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung verfolgen können.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Geschäftsvorfälle werden lückenlos und zutreffend erfasst.
- Zeitgerechte Buchung: Vorgänge sind zeitnah zu erfassen. Für unbare Geschäftsvorfälle nennt das Schreiben einen Zeitraum von grundsätzlich zehn Tagen.
- Ordnung und Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht unprotokolliert verändert werden. Änderungen müssen erkennbar bleiben.
Verfahrensdokumentation
Zu den GoBD gehört eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie ein Unternehmen Belege erfasst, verarbeitet, speichert und aufbewahrt. Dazu zählen auch die eingesetzten Systeme, etwa Rechnungs- und Abrechnungssoftware.
Bedeutung für Rechnungen
Für die Rechnungsstellung heißt das: Rechnungen werden nummeriert, siehe Rechnungsnummer, und nach dem Versand nicht mehr verändert. Fehler korrigiert man mit einem Storno oder einer Gutschrift, nicht durch Überschreiben. Für die Zeit der Aufbewahrung müssen Rechnungen lesbar und auswertbar bleiben.
Praxistipps
- Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob eine Verfahrensdokumentation vorliegt und aktuell ist.
- Stellen Sie sicher, dass Rechnungen nach Erstellung unveränderbar abgelegt werden.
- Achten Sie auf nachvollziehbare Exporte, siehe DATEV-Export.