Eine Kostenstelle ordnet Kosten und Erlöse einem Bereich zu, in dem sie entstehen, etwa Vertrieb oder Standort. Ein Kostenträger ordnet sie dem Produkt oder Projekt zu, für das sie anfallen.
Der Unterschied
Die Kostenstelle beantwortet die Frage „Wo?“: Abteilung, Standort oder Verantwortungsbereich. Der Kostenträger beantwortet „Wofür?“: Produkt, Tarif, Projekt oder Auftrag. Beide helfen, die Zahlen der Buchhaltung nach Bereichen auszuwerten, die für die Steuerung wichtig sind. Die Buchhaltung selbst arbeitet mit Sachkonten, siehe Kontenrahmen.
Beispiele aus dem Abo-Geschäft
- Ein SaaS-Anbieter trennt Erlöse nach Produkten: Basis-Tarif, Premium-Tarif, Services.
- Ein Hosting-Anbieter bucht Domains, Server und Support auf eigene Kostenträger.
- Ein Franchise-Anbieter weist Erlöse je Standort aus.
So lässt sich erkennen, welche Produkte oder Bereiche wirklich Gewinn bringen. Ergänzend nutzen Unternehmen Kennzahlen wie MRR je Tarif.
Kostenstellen im Export an die Buchhaltung
Beim Export der Buchungen wird die Kostenstelle als zusätzliches Merkmal an die Buchungszeile gehängt. Im DATEV-Buchungsstapel gibt es dafür eigene Felder, siehe DATEV-Export. Die Kostenstellen müssen in der Buchhaltung angelegt sein, und die Zuordnung sollte mit der Kanzlei abgestimmt werden.
Praxis: Wie viele Kostenstellen sind sinnvoll?
Zu viele Kostenstellen verursachen Pflegeaufwand, zu wenige verhindern Transparenz. Üblich ist, mit wenigen aussagekräftigen Stellen zu starten, etwa je Produktlinie, und erst bei Bedarf zu verfeinern. Wichtig sind klare Regeln, wer welchen Artikel zuordnet.
Kostenstellen mit Fakturia
In Fakturia lassen sich Kostenstellen beziehungsweise Kostenträger auf Artikelebene oder Kundenebene definieren. Der FiBu-Export liefert dann pro Kostenstelle einen eigenen Buchungssatz. Eine Rechnung mit fünf Artikeln mit unterschiedlichen Kostenstellen erzeugt also fünf Buchungssätze. Mehr dazu auf der Seite Buchhaltungsexport. Wie Sie Ihre Struktur aufsetzen, klären Sie im Beratungsgespräch.