Ein DATEV-Export ist eine Datei, die Buchungsdaten in einem von DATEV vorgegebenen Format enthält, einen sogenannten Buchungsstapel. Der Steuerberater oder die Buchhaltung importieren ihn in DATEV, ohne Rechnungen erneut zu erfassen.
Was ein Buchungsstapel enthält
Jede Buchungszeile beschreibt einen Geschäftsvorfall: Betrag, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegnummer und Buchungstext, bei Bedarf auch Steuerschlüssel. Die Konten richten sich nach dem verwendeten Kontenrahmen. Die Rechnungsnummer wird zum Belegfeld, siehe Rechnungsnummer.
Warum die Übergabe wichtig ist
Ohne Export erfassen Buchhalter Rechnungen und Zahlungen von Hand. Das kostet Zeit und erzeugt Fehler. Ein sauberer Export verkürzt den Monatsabschluss, vereinfacht Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss und erleichtert Betriebsprüfungen. Das Thema greift auch die News Buchhaltungsexport im Subscription-Management auf.
Besonderheiten im Abo-Geschäft
- Abgrenzungen: Jahresrechnungen im Voraus müssen monatlich aufgelöst werden, siehe passive Rechnungsabgrenzung.
- Zahlungsdienstleister: Auszahlungen sammeln viele Einzelzahlungen, siehe Payment Service Provider.
- Korrekturen: Gutschriften und Stornos müssen eindeutig referenziert sein, siehe Gutschrift.
- Steuerfälle: Reverse Charge und Auslandskunden benötigen die richtigen Steuerschlüssel.
Abstimmung mit dem Steuerberater
Klären Sie vorab Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen, Sachkontenlänge und Erlöskonten. Prüfen Sie nach dem ersten Export einen Testlauf, bevor Sie produktiv übergeben. Zusätzlich sollten offene Posten und Zahlungen stimmig sein, siehe Zahlungsabgleich.
DATEV und Fakturia
Fakturia unterstützt den DATEV-Export, einschließlich der monatlichen Buchungen der passiven Rechnungsabgrenzung. Über Rollen und Rechte lässt sich der Steuerberater direkt einbinden. Mehr dazu auf der Seite Buchhaltungsexport. Die Einrichtung für Ihre Kanzlei besprechen Sie im Beratungsgespräch.