Eine Proforma-Rechnung ist ein rechnungsähnliches Dokument, das vor der Lieferung oder Leistung ausgestellt wird, etwa als Grundlage für Vorkasse oder für Zollzwecke. Sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Wofür sie verwendet wird
Typische Einsatzfälle sind Vorauszahlungen, bei denen der Kunde vor der Lieferung zahlt, und Lieferungen ins Ausland, bei denen Zollbehörden einen Warenwert benötigen. Auch für interne Genehmigungen beim Kunden wird sie genutzt. Ähnlich ist das Anzahlungsrechnungs-Modell, das jedoch eine echte Rechnung ist.
Abgrenzung zur Rechnung
Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, und begründet keine Zahlungsfrist wie eine reguläre Rechnung. Sie sollte deutlich als „Proforma-Rechnung“ gekennzeichnet sein, damit sie nicht mit einer echten Rechnung verwechselt wird. Wird im Dokument Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen, kann es als Rechnung gelten. Lassen Sie solche Fälle von Ihrem Steuerberater prüfen.
Rechnungsnummer und Buchhaltung
Die Proforma-Rechnung gehört nicht in den fortlaufenden Nummernkreis echter Rechnungen, siehe Rechnungsnummer. Sie führt zu keiner Buchung von Umsatz oder Forderung. Erst mit der echten Rechnung entsteht die Forderung, siehe Umsatzrealisierung.
Proforma-Rechnung im Abo-Geschäft
Bei Abonnements nutzen manche Anbieter Proforma-Dokumente, um Kunden vor Vertragsstart oder bei Vorkasse über Beträge zu informieren. Verwenden Sie in diesem Fall eine klare Bezeichnung und eine eigene Nummer, und stellen Sie die echte Rechnung nach Leistung oder Zahlung aus.
Praxistipps
- Kennzeichnen Sie das Dokument deutlich und vermeiden Sie einen gesonderten Steuerausweis.
- Nutzen Sie einen eigenen Nummernkreis.
- Weisen Sie Kunden darauf hin, dass die Proforma-Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.