Die Rechnungsnummer ist eine einmalig vergebene Kennung, die eine Rechnung eindeutig identifiziert. Sie gehört zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG.
Was das Gesetz verlangt
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird. Wichtig ist die Einmaligkeit: Dieselbe Nummer darf nie auf zwei Rechnungen stehen. Alle Pflichtangaben im Überblick finden Sie im eigenen Eintrag.
Aufbau und Beispiele
Das Gesetz schreibt kein Format vor. Gängig sind rein numerische Folgen (1001, 1002), Jahrespräfixe (2026-0001) oder Kürzel für Standorte und Produktlinien (B2B-2026-0001). Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, wenn sie jeweils fortlaufend sind und sich nicht überschneiden. Praktische Hinweise bietet der Ratgeber Rechnungsnummer vergeben.
Sind Lücken erlaubt?
Das Gesetz fordert eine fortlaufende Nummerierung, aber keine lückenlose. Dennoch gilt: Fehlt eine Nummer, sollten Sie das erklären können, etwa durch eine stornierte oder nie versandte Rechnung. Sonst entstehen bei Betriebsprüfungen Rückfragen. Mehr dazu in der FAQ FAQ-Bereich (Frage „Lückenlos und fortlaufend?“).
Korrekturen und Stornos
Eine korrigierte Rechnung oder ein Storno erhält eine eigene neue Nummer und verweist auf die ursprüngliche Rechnung. Die alte Nummer wird nicht erneut verwendet. Details zu Gutschrift und Storno stehen unter Rechnungskorrektur und Storno sowie Gutschrift.
Tipps für die Praxis
Legen Sie die Nummernlogik einmal fest und dokumentieren Sie sie. Vermeiden Sie Nummern, die Rückschlüsse auf Ihre Kundenzahl zulassen, wenn Ihnen das wichtig ist. Und vergeben Sie Nummern nie nachträglich neu: Eine einmal versandte Rechnung behält ihre Nummer.
Rechnungsnummern im Abo-Geschäft
Bei wiederkehrenden Rechnungen entstehen schnell tausende Belege. Eine automatische Vergabe vermeidet Dubletten und Lücken, die bei manueller Nummerierung leicht passieren. Auch die E-Rechnung verlangt eine Rechnungsnummer als Pflichtfeld, siehe XRechnung und ZUGFeRD. Fakturia erstellt Rechnungen automatisch im Rechnungslauf. Wie Ihre Nummernkreise aussehen sollen, klären Sie im Beratungsgespräch.