Eine Abschlagsrechnung fordert für bereits erbrachte Teilleistungen einen Teilbetrag, eine Anzahlungsrechnung einen Vorschuss auf eine noch ausstehende Leistung. Am Ende steht die Schlussrechnung.
Der Unterschied
Die Begriffe werden oft gleich verwendet, im Kern unterscheiden sie sich aber. Eine Anzahlung wird vor der Leistung gezahlt, eine Abschlagszahlung für einen bereits erbrachten Teil der Leistung, etwa bei Bauprojekten. Der Ratgeber Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung zeigt die Abläufe Schritt für Schritt.
Umsatzsteuer und Pflichtangaben
Auch Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen müssen die Pflichtangaben enthalten, einschließlich der Umsatzsteuer. Bei der Sollversteuerung entsteht die Steuer auf eine Anzahlung bereits mit der Vereinnahmung, siehe Soll- und Ist-Versteuerung. Statt des Leistungsdatums steht der Hinweis auf die erwartete Leistung oder den Zahlungszeitpunkt, siehe Leistungsdatum.
Die Schlussrechnung
Die Schlussrechnung fasst die gesamte Leistung zusammen, zieht bereits geleistete Anzahlungen ab und weist die darauf entfallende Umsatzsteuer aus. Offen bleibt nur der Restbetrag. Ein Beispiel: Auftrag 10.000 Euro netto, Anzahlung 3.000 Euro netto. Die Schlussrechnung weist 10.000 Euro netto aus, zieht 3.000 Euro netto ab und fordert 7.000 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer auf den Rest. Wie das gebucht wird, zeigen die Beiträge Anzahlungsrechnung buchen und Teil- und Schlussrechnung.
Wann sich Vorauszahlungen lohnen
- Lange Projekte mit hohem Materialeinsatz.
- Individuelle Leistungen mit Stornorisiko.
- Neukunden, bei denen Sie das Zahlungsrisiko begrenzen möchten.
Typische Fehler
Häufig fehlt in der Schlussrechnung der Abzug der Anzahlungen samt Umsatzsteuer, wodurch die Steuer doppelt ausgewiesen wird. Auch eine fehlende Rechnungsnummer oder ein falscher Verweis auf die Anzahlung führt zu Rückfragen, siehe Rechnungsnummer.
Verwandt: Vorauszahlung im Abo
Zahlt ein Kunde ein Jahresabo im Voraus, ist das keine Anzahlung, sondern eine Rechnung im Voraus für einen Zeitraum. Sie wird über die passive Rechnungsabgrenzung auf die Monate verteilt. Fakturia bucht diese Abgrenzung monatlich an DATEV. Wie Sie Projekte und Abos in Fakturia abbilden, klären Sie im Beratungsgespräch.