Wie buche ich eine Stornorechnung?

Grundprinzip: Spiegelbildliche Buchung

Die Stornorechnung erhält zwar eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer, buchhalterisch handelt es sich jedoch um eine reine Umkehrbuchung: Alle Konten der ursprünglichen Rechnung werden erneut angesprochen, jedoch mit vertauschter Soll- und Haben-Seite. Dieses Vorgehen unterscheidet sich grundlegend von einer Gutschrift, die eine eigenständige, neue Buchung darstellt statt eine reine Umkehrung.

Ein Rechenbeispiel

Die ursprüngliche Buchung (zur Erinnerung)

Die Stornobuchung: Exakte Umkehrung

Nach dieser Buchung stehen sowohl das Forderungskonto als auch das Erlöskonto für diesen konkreten Geschäftsvorfall wieder bei null – die ursprüngliche Rechnung ist damit buchhalterisch vollständig neutralisiert.

Stornobuchung versus reine interne Buchungskorrektur

Wurde lediglich eine interne Buchung fehlerhaft erfasst, ohne dass dem Kunden bereits eine Rechnung zugegangen ist, genügt oft eine einfache interne Korrekturbuchung ohne Ausstellung einer förmlichen Stornorechnung. Eine echte Stornorechnung mit eigener Rechnungsnummer wird erst dann erforderlich, wenn dem Kunden bereits ein Rechnungsdokument zugestellt wurde, das nun rückgängig gemacht werden muss – dieser Unterschied ist für die korrekte Einordnung des jeweiligen Vorgangs entscheidend und sollte vor der eigentlichen Buchung sorgfältig geprüft werden.

Dokumentation des Storno-Grundes

Auch wenn buchhalterisch nur die reine Umkehrbuchung notwendig ist, empfiehlt sich eine zusätzliche interne Dokumentation des jeweiligen Stornogrundes – etwa falscher Betrag, falscher Empfänger oder nicht erbrachte Leistung. Diese Dokumentation erleichtert nicht nur die eigene Nachvollziehbarkeit, sondern auch die Beantwortung möglicher Rückfragen im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung erheblich.

Vorgehen bei bereits erfolgter Zahlung

Wurde die ursprüngliche Rechnung vom Kunden bereits vollständig bezahlt, reicht die reine Stornobuchung gegen das Forderungskonto nicht aus – schließlich besteht dann keine offene Forderung mehr, die aufgelöst werden könnte. In diesem Fall entsteht durch die Stornobuchung stattdessen eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden, die entweder durch eine tatsächliche Rückerstattung oder durch Verrechnung mit einer künftigen Rechnung ausgeglichen werden muss:

Erstellung einer neuen, korrigierten Rechnung

War die ursprüngliche Leistung tatsächlich erbracht und lediglich fehlerhaft abgerechnet, folgt nach der Stornobuchung meist eine neue Ausgangsrechnung mit den korrigierten Angaben. Diese wird als vollständig eigenständiger, neuer Geschäftsvorfall nach dem regulären Schema für Ausgangsrechnungen gebucht, unabhängig von der vorangegangenen Stornobuchung und mit einer eigenen, fortlaufenden Rechnungsnummer.

Zeitliche Abgrenzung bei unterschiedlichen Voranmeldungszeiträumen

Fallen Original- und Stornorechnung in unterschiedliche Umsatzsteuervoranmeldungszeiträume, wirkt sich die Stornobuchung erst in dem Zeitraum aus, in dem sie tatsächlich vorgenommen wird – eine rückwirkende Korrektur der bereits eingereichten Voranmeldung des Vormonats ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Diese zeitliche Zuordnung sollte insbesondere bei Stornierungen kurz nach einem Monats- oder Quartalswechsel besonders sorgfältig geprüft werden.

Stornorechnungen bei wiederkehrender Rechnungsstellung

Im Subscription-Geschäft treten Stornofälle regelmäßig auf, etwa bei rückwirkenden Tarifkorrekturen oder irrtümlich doppelt ausgestellten Rechnungen. Ein automatisiertes Abrechnungssystem erstellt die notwendige Stornobuchung dabei direkt mit korrekter Verknüpfung zur ursprünglichen Rechnung, ohne dass der gesamte Vorgang manuell nachvollzogen werden müsste – ein erheblicher Zeitgewinn gegenüber der händischen Erstellung jeder einzelnen Stornorechnung bei größerem Kundenvolumen.

Wichtiger Hinweis zu den Kontennummern

Die hier genannten Kontennummern entsprechen der gängigen Standardbelegung von SKR03 und SKR04, können aber je nach verwendeter Buchhaltungssoftware und Kontenrahmen-Version geringfügig abweichen. Im Zweifelsfall sollte die konkrete Buchung mit dem eigenen Steuerberater oder der eigenen Finanzbuchhaltung abgestimmt werden, insbesondere bei bereits erfolgter Zahlung mit anschließender Rückerstattung.