Die Offene-Posten-Liste, kurz OPOS, ist eine Übersicht aller Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind. Auf der Debitorenseite zeigt sie, was Kunden noch schulden, auf der Kreditorenseite, was das Unternehmen selbst noch zahlen muss.
Was in der Liste steht
Je Posten enthält die Liste in der Regel Kunde oder Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, offenen Betrag und gegebenenfalls Mahnstufe. Wird eine Rechnung teilweise bezahlt, erscheint nur der Restbetrag. Ist sie vollständig ausgeglichen, verschwindet sie aus der Liste. Voraussetzung ist ein korrekter Zahlungsabgleich.
Debitoren und Kreditoren
Die Debitoren-OPOS betrifft Forderungen an Kunden, siehe Debitorenbuchhaltung. Die Kreditoren-OPOS betrifft Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und ist Grundlage für Zahlungsläufe. Beide Listen müssen mit den entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung übereinstimmen: Die Summe der offenen Posten entspricht dem Saldo des jeweiligen Sammelkontos. Weicht sie ab, gibt es fehlerhafte Zuordnungen.
Altersstruktur: Die Fälligkeitsanalyse
Besonders nützlich ist die Sortierung nach Alter der Posten. Üblich sind Gruppen wie nicht fällig, 1 bis 30 Tage überfällig, 31 bis 60 Tage und über 60 Tage. So lässt sich erkennen, wo das Ausfallrisiko steigt, und welche Kunden zuerst angesprochen werden. Posten, die lange offen sind, sind außerdem Kandidaten für eine Prüfung auf Forderungsausfall und für die Verjährungsfrist, siehe Ratgeber Verjährung von Forderungen.
Wofür Unternehmen die Liste nutzen
- Mahnwesen: überfällige Posten erkennen und mahnen, siehe Mahnwesen automatisieren.
- Liquiditätsplanung: erwartete Zahlungseingänge und -ausgänge abschätzen.
- Jahresabschluss: offene Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag nachweisen.
- Steuerungskennzahlen: Zahlungsdauer und Ausfallquote beobachten.
Typische Probleme
Häufige Fehler sind nicht zugeordnete Zahlungen, die als offener Posten stehen bleiben, doppelt erfasste Rechnungen und Posten ohne eindeutigen Debitor. Bei vielen kleinen Rechnungen, wie im Abo-Geschäft, wird die Liste schnell lang. Hier hilft ein System, das Zahlungseingänge automatisch zuordnet und den Zahlungsstatus je Rechnung führt.
OPOS im Abrechnungssystem
Bei Fakturia wird der Zahlungsstatus jeder Rechnung geführt. Über den Kontenabgleich werden Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zugeordnet, das Mahnwesen arbeitet auf Basis der offenen Rechnungen. Endkunden sehen im Self-Service-Portal ihre Rechnungen und ihr Debitorenkonto mit dem Transaktionsverlauf. Wie sich die Auswertungen für Ihre Buchhaltung nutzen lassen, klären Sie im Beratungsgespräch.
Beispiel für die Altersstruktur
Ein Unternehmen hat 120.000 € offene Forderungen. Davon sind 70.000 € noch nicht fällig, 30.000 € bis 30 Tage überfällig, 15.000 € zwischen 31 und 60 Tagen und 5.000 € über 60 Tage. Die letzten beiden Gruppen mit zusammen 20.000 € brauchen sofortige Aufmerksamkeit: Mahnstufe prüfen, Kunden direkt ansprechen und gegebenenfalls Wertberichtigungen oder den Forderungsausfall vorbereiten.