Der Zahlungsabgleich, auch Kontenabgleich oder Reconciliation genannt, ist der Prozess, bei dem Zahlungseingänge und -ausgänge auf dem Bankkonto den offenen Rechnungen zugeordnet werden. Er zeigt, welche Rechnungen bezahlt sind und welche nicht.
Warum der Abgleich so wichtig ist
Ohne korrekten Abgleich weiß ein Unternehmen nicht, welche Rechnungen bezahlt sind. Das führt zu doppelten Mahnungen an Kunden, die schon gezahlt haben, oder zu übersehenen Zahlungsausfällen. Außerdem hängt die Buchhaltung daran: Nur wenn Zahlungen richtig zugeordnet sind, stimmen Debitorenkonten und Offene-Posten-Liste.
Wie der Abgleich funktioniert
Der Abgleich vergleicht Kontobewegungen mit offenen Rechnungen. Kriterien sind typischerweise der Verwendungszweck mit Rechnungs- oder Kundennummer, der Betrag und die IBAN des Zahlers. Stimmen alle Merkmale überein, wird die Zahlung eindeutig zugeordnet. Bei Abweichungen entscheidet ein Mensch oder eine Regel.
Typische Sonderfälle
- Teilzahlungen: Der Kunde zahlt weniger als den offenen Betrag. Der Rest bleibt als offene Forderung bestehen.
- Überzahlungen: Der Kunde zahlt zu viel. Es entsteht ein Guthaben, das erstattet oder verrechnet werden muss.
- Sammelzahlungen: Eine Überweisung deckt mehrere Rechnungen ab.
- Falscher oder fehlender Verwendungszweck: Die Zahlung ist nicht automatisch zuordenbar.
- Rücklastschriften: Eine bereits zugeordnete Zahlung wird zurückgegeben. Die Rechnung ist wieder offen, siehe Rücklastschrift.
- Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern: Der Sammelbetrag enthält Gebühren und Erstattungen. Wie das gebucht wird, zeigt der Beitrag Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern buchen.
Automatisierung über Open Banking
Moderne Systeme rufen die Kontobewegungen über eine regulierte Schnittstelle zum Bankkonto ab, nach den Vorgaben der Zahlungsdiensterichtlinie PSD2. Die Software ordnet Zahlungen nach den genannten Kriterien zu und legt nur unklare Fälle zur manuellen Prüfung vor. Wichtige Kennzahl ist die Quote der automatisch zugeordneten Zahlungen. Je höher sie ist, desto weniger Handarbeit bleibt.
Kontenabgleich in Fakturia
Fakturia nutzt dafür den Anbieter finAPI. Die Kontobewegungen werden in definierten Intervallen abgerufen, Zahlungseingänge werden anhand von Verwendungszweck, Betrag und IBAN des Auftraggebers automatisch der passenden offenen Rechnung zugeordnet. Teilzahlungen werden erkannt, der Differenzbetrag bleibt als offene Restforderung stehen, und unklare Zahlungseingänge lassen sich über eine Abstimmungsoberfläche manuell zuweisen. Rücklastschriften erkennt Fakturia anhand des SEPA-Rückgabecodes, setzt die Rechnung auf unbezahlt zurück und startet das automatische Mahnwesen. Mehr dazu auf der Seite Automatischer Kontenabgleich.
Verbindung zum Mahnwesen und zur Buchhaltung
Der Abgleich ist die Grundlage für ein verlässliches automatisiertes Mahnwesen, denn Mahnungen gehen nur an Kunden, deren Rechnung wirklich offen ist. Er liefert außerdem die Datenbasis für den Export der Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung.
Praxisbeispiel
Ein Anbieter zieht jeden Monat 400 Lastschriften ein. Ohne automatischen Abgleich müsste er jede Gutschrift und jede Rückgabe von Hand mit der Rechnung vergleichen. Mit einem automatisierten Abgleich werden die meisten Zahlungen zugeordnet, und nur wenige Zahlungen mit abweichendem Betrag oder fehlendem Verwendungszweck landen zur Prüfung in einer Liste. Der Aufwand sinkt von Stunden auf wenige Minuten, und Rücklastschriften fallen sofort auf.