Ein Steuerschlüssel, bei DATEV Buchungsschlüssel (BU-Schlüssel) genannt, ist eine Kennzahl an der Buchungszeile, die festlegt, wie die Umsatzsteuer oder Vorsteuer für diese Buchung behandelt wird.
Wofür der Schlüssel dient
Der Steuerschlüssel sagt der Buchhaltungssoftware, ob und mit welchem Satz Umsatzsteuer oder Vorsteuer herauszurechnen ist, ob eine Buchung steuerfrei ist oder ob ein Sonderfall wie Reverse Charge vorliegt. Daraus entstehen die Werte für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, siehe Vorsteuerabzug.
Beispiele aus DATEV
In DATEV sind unter anderem diese Schlüssel gebräuchlich: 2 für 7 % Umsatzsteuer, 3 für 19 % Umsatzsteuer, 8 für 7 % Vorsteuer und 9 für 19 % Vorsteuer. Welche Schlüssel Sie nutzen können, hängt von Konto und Einstellung ab. Prüfen Sie die Liste Ihrer Kanzlei, bevor Sie Daten importieren.
Automatikkonten
Viele Erlös- und Aufwandskonten sind sogenannte Automatikkonten. Auf ihnen ist ein Steuersatz hinterlegt, sodass kein Schlüssel angegeben werden muss. Beispielsweise ist im SKR03 das Konto 8400 ein Erlöskonto mit 19 % Umsatzsteuer, siehe Kontenrahmen. Steuerschlüssel brauchen Sie dann bei Abweichungen, etwa bei steuerfreien Umsätzen oder Reverse Charge, siehe Reverse-Charge-Verfahren.
Steuerschlüssel beim Export und Import
Beim Export an Buchhaltungssysteme ist der Steuerschlüssel eine häufige Fehlerquelle. Ein Beleg mit 19 % und falschem Schlüssel führt zu falschen Steuerwerten. Beim Wechsel zwischen Systemen sind die Codes nicht standardisiert, so haben DATEV und BMD unterschiedliche Codes, siehe Anbindung an BMD. Details zum Format stehen im Eintrag DATEV-Export.
Praxistipps
- Legen Sie mit der Kanzlei fest, welche Steuerfälle bei Ihnen vorkommen: Inland, EU-Unternehmen, EU-Privatkunden, Drittland.
- Prüfen Sie nach dem ersten Export die Voranmeldungswerte gegen Ihre Rechnungen.
- Dokumentieren Sie die Zuordnung von Steuersätzen zu Schlüsseln.
Steuerfälle in Fakturia
Fakturia verwaltet die Steuersätze frei und weist Artikel über Warengruppen den passenden steuerlichen Behandlungen zu. Es unterstützt Reverse Charge und Zielland-Besteuerung und exportiert die Buchungen an DATEV. Welche Schlüssel für Ihre Fälle gelten, klären Sie im Beratungsgespräch.